Kërkoni mbledhje të shkurtra dhe efiçiente? Ja çfarë bën Mark Zuckerberg!


Takimet që të hanë kohën janë një shqetësim kryesor në botën e biznesit e mesa duket, as kompanitë më të mira teknologjike nuk janë imune nga kjo gjë. Facebook, ashtu si çdo organizatë tjetër “heq shumë” për të reduktuar takimet “e kapardisura” dhe për të harxhuar sa më pak kohë në dhomat e konferencave.

Në përgjigjie të një pyetje (në rrjetin social Quora të profesionistëve) që kërkonte të dinte se “Si e planifikon ditën e saj Sheryl Sandberg?”, ekzekutivja e Facebook dhe autorja e “Lean In” mori pak kohë për të na treguar se si e menaxhon ajo kohën e saj. Këshillat e saj ofrojnë gjëra të vogla interesante, si për shembull faktin se ajo del nga puna në një orë të arsyeshme për të qenë gjithmonë në kohë për të ngrënë darkën me fëmijët e saj (dhe vërtet, nëse Sandberg ia del ta bëjë këtë, atëherë pse nuk mund ta bëni edhe ju?), por edhe fakte të tjera në përqasjen e saj në mbledhjet e shefave.

Ashtu si shumë liderë, raporton Sandberg, Zuckerberg vuri re, se është sfidë reduktimi i kohëzgjatjes së mbledhjeve dhe të kursente kohën e skuadrës së tij dhe ndërprerjet. “Mark ka bërë vërtet një punë të mirë në rritjen e efiçiencës së takimeve në Facebook këtë vit,” shkruan ajo. Por si e arriti ai këtë?

“Marifetet” e Zuckerberg për takime më efiçiente
Sandberg thotë se janë dy strategji logjike, por të fuqishme. E para, “ai ua kërkon individëve materialet në avancë kështu që kemi kohë në avancë për t’i diskutuar,” vëren ajo. Pikësëdyti, “ne përpiqemi të jemi të qartë rreth qëllimit tonë kur shkojmë në një mbledhje, a jemi në sallë për të marrë një vendim apo për të patur një diskutim?”, – thotë Sandberg.

Nuk ka ndonjë gjë për t’u pëlqyer kaq shumë te këto hapa të ndërmarrë nga Zuckerberg, por qasja e tij miratohet nga ekspertë të ndryshëm. Jason Shah, CEO i Do.com, një mjet për takime më të mira, e përfshin këtë në idetë e tij më të mira në listën e tij për takime më efiçiente.

Çdo mbledhje duhet të ketë një qëllim të deklaruar, si për shembull “në fund të mbledhjes së sotme, ky vendim duhet të merret patjetër,” ose “duhet të diskutojmë X,” sqaron ai. Një qëllim i përgjithshëm si “mbledhje për shitjet” nuk është efektiv.

Në të njëjtën mënyrë, ai këshillon se nëse po thërrisni një mbledhje, “ju duhet të listoni disa pyetje kryesore në mënyrë njerëzit të mendojnë për to” para se të vijnë në mbledhje. CEO i Amazon, Jeff Bezos madje u kërkon vartësve të tyre të shkruajnë dokumenta (memo) që shkojnë deri në disa faqe ku të japin një pasqyrë të mendimeve të tyre para çdo takimi.

Por vetëm sepse këto strategji janë lehtësisht të praktikueshme dhe të pranuara nga shumë prej emrave të mëdhenj të CEO-ve, nuk do të thotë se çokush mund t’i adaptojë. Ekzistojnë shumë liderë që ende i lejojnë skuadrat e tyre të “enden” gjatë mbledhjeve pa patur një ide se çfarë do të diskutohet ose se çfarë kërkohet saktësisht të arrihet nga mbledhja.

Po ju, ku bëni pjesë?

/Artikulli u publikua më parë nga Inc.

*Për artikuj të ngjashëm mund të lexoni edhe: 20 gjërat që nuk i dinit për Jeff Bezos.

Must watch
Business Mag Nr. #23 - Qershor 2020

Të gjitha planet tuaja për këtë vit, si individë apo sipërmarrës mund të jenë përmbysur. Mbërritja e Coronavirusit në Shqipëri paralizoi gjithçka, ashtu si kudo. Në mënyrë të papritur na vuri në kushte tërësisht të tjera pune, na shtoi pasigurinë e shqetësimin për të ardhmen.

Sipërmarrjet, kryesisht në fushën e IT u përshtatën më shpejt, duke angazhuar punonjësit nga shtëpia. Ato zhvilluan dhe më tej mundësitë për të punuar në distancë, ndërkohë që shumë kompani të tjera u mbyllën plotësisht.

Kjo është një periudhë sprove, për individin, drejtuesit dhe liderin. Kjo është lufta që po zhvillohet në spitale dhe fronti i parë i saj janë mjekë, infermierë e sanitarë. Historia e ekonomisë k a treguar se gjithmonë pas një situatë të vështirë ka një ringritje. Dhe ne besojmë se kështu do të jetë.

Deri atëhërë ajo çka na mbetet të bëjmë është respektimi i rregullave të kërkuara, marrja e përgjegjësive ndaj të tretëve për aq sa mundemi, e të interesohemi për të pamundurit, të ndajmë diçka për ta.

Solidariteti nuk ka munguar e nuk do të na mungojë as kësaj radhe. Ajo çfarë doli në pah krahas solidaritetit ishte varfëria: e shtetit, e kompanive dhe e vetë individëve.

Një ditë pas dërgimit të 30 bluzave të bardha në Itali, The Guardian na vlerësoi në artikullin e saj si zemërgjerë edhe pse Ky numër ishte planifikuar të botohej në Prill 2020, por procesi u shty për shkak të masave të ndërmarra si pasojë e shpërthimit të Covid-19. Edhe pse në kohë vështirësish, jemi …

Shiko më shumë
Na ndiqni në rrjetet sociale