Ne harxhojmë shumë kohë nëpër mbledhje që shpesh herë janë të pakuptimta dhe përveç kohës ne nuk jemi më as produktivë.
Lexoni: Jeff Bezos, CEO i Amazon, tregon teknikën për të patur mbledhje efektive
Pikërisht për këtë ka folur CEO i LinkedIn, Jeff Weiner në blogun e tij. Ai na sjell “Një rregull të thjeshtë për të eleminuar mbledhjet e padobishme”. Këshilla e tij mbetet ende në qarkullim që prej postimit të tij. Rregulli i artë i Weiner është i thjeshtë, por jo gjithmonë mund të ekzekutohet lehtësisht mirë.
Jo më prezantime
Weiner në postimin e tij shkruan se në kompaninë LinkedIn, ata në thelb i kanë eleminuar prezantimet. Materialet që do të paraqiten gjatë takimit u dërgohen pjesëmarrësve të paktën 24 orë përpara që ata të njihen me përmbajtjen. Duke ditur se njerëzit mund të mos e kenë lexuar paraprakisht materialin Weiner gjithashtu u jep pak kohë në fillim të mbledhjes të pranishmëve për të lexuar materialet. Mund të duket sikur fillimi i një takimi në heshtje është i çuditshëm, por në të vërtetë funksionon mirë.
Së pari, materialet duhet të jenë të shkruara mirë. Duke qenë të detyruar që të shkruani mendimet/ rekomandimet / pikat tuaja kyçe, në fakt ju bën të mendoni për temën shumë herë më qartë. Është art dhe shkencë më vete të shkruarit e një faqeje efektive. Ashtu siç tha dhe Mark Twain, “Po të kisha më shumë kohë, do të kisha shkruar një letër më të shkurtër.”
Së dyti, koha e caktuar që vendosni për të lexuar materialin paraprakisht në mbledhje duhet të jetë një rregull i përhershëm, që të funksionojë kjo metodë. Kjo duhet të bëhet rutinë. Ndonëse mund ta keni dërguar materialin paraprakisht, kjo kohë para fillimit të mbledhjes do të shërbejë për rifreskim të atyre që keni lexuar.
Pasi përfundon koha e leximit, është e rëndësishme që të mos futeni në prezantim. Kjo është tendenca e zakonshme, por në vend të kësaj, është koha për pyetje, diskutime, debate dhe vendime. Edhe nëse është një dokument i shkruar dhe sqaruar shumë mirë, vendimi mund të jetë akoma i diskutueshëm, kështu që koha e mbetur mund të shpenzohet për pyetje dhe debat konstruktiv sesa në prezantime të përsëritura apo të parëndësishme.
Lexoni: Rregulli i “picës” që Jeff Bezos ndjek për mbledhje produktive
Disa sugjerime të tjera nga Weiner për mbledhje më të mira:
- Përcaktoni objektivin e mbledhjes
Kjo tingëllon shumë e thjeshtë, por në të shumtën e mbledhjeve ngrihen çështje që janë në axhendën e dikujt që skanë lidhje me takimin. Duhet t’i kërkoni gjithmonë ekipit tuaj të shkruajë objektivin e takimit në krye të axhendës.
- Zgjidhni një drejtues për mbledhjen
Kush do të drejtojë mbledhjen? Duhet të jetë vetëm një person dhe ai duhet ta ketë menduar paraprakisht strukturën e mbledhjes, temat që do trajtohen dhe çfarë pritet në fund. Gjithashtu ky drejtues duhet të parandalojë hallakatjen e mbledhjes që çon në pika të parëndësishme.
- Caktoni një person që mban shënime
Kjo ndihmon në krijimin e një rezymeje të përgjithshme që të rishikohet më vonë, si dhe për të shmangur “efektin Rashomon” – njerëz të ndryshëm që interpretojnë rezultate të ndryshme nga e njëjta mbledhje. Ai që mban shënime duhet të kapë pikat kyçe të mbledhjes, marrëveshjet, rezultatet, siç bën një stenograf gjyqësor. Siç thekson Weiner, duhet të jetë “dikush që është i përgatitur mirë në objektivat e takimit dhe që ka një kuptim të qartë të kontekstit që mund të kapë vetëm pikat më të spikatura”.
Lexoni: Ja si ia bën CEO i Microsoft, Satya Nadella për të drejtuar mbledhje produktive
Nuk kemi folur akoma për eleminimin e mbledhjeve që nuk duhet të zhvillohen. Nëse je një udhëheqës, ji i guximshëm dhe pyet pse do të zhvillohet një takim apo një mbledhje. Nëse nuk ka një çshtje që vërtet duhet të trajtohet dhe është humbje kohe, atëherë pse duhet të harxhoni kohën duke e zhvilluar atë. Shanset janë që ju dhe të gjithë që punojnë me ju dhe janë të përfshirë do të jeni më mirë nëse do të keni vetëm gjysmën e numrit të mbledhjeve që aktualisht bëni. Konsiderojeni këtë si një objektiv, jo si një pikënisje.
Dhe sa i përket mbledhjeve që ende duhet të ndodhë – bëjeni atë që të ketë vërtetë rëndësi.
burimi: INC
Që nga viti 2015 nxisim shpirtin sipërmarrës, inovacionin dhe rritjen personale duke ndikuar në zhvillimin e një mjedisi motivues dhe pozitiv tek lexuesit tanë. Kjo punë që e bëjmë me shumë dashuri nuk ka të paguar. Ne jemi platforma e vetme e cila promovon modelin pozitiv të sipërmarrjes së lirë. Përmes kësaj platforme mbështesim edukimin gjatë gjithë jetës si mjet për zhvillimin personal dhe profesional të brezave. Kontributi juaj do të na ndihmojë në vazhdimin e këtij misioni në gjithë trevat shqipfolëse.
Mund të kontribuoni KETU. Falemnderit.
