Drejtuesit e kompanive duhet të rimendojnë se çfarë do të thotë produktiviteti në vendin e punës.

Të jesh produktiv në nivel individual është i shkëlqyeshëm, por bëhet kundërproduktiv nëse nuk mund të punosh mirë me të tjerët. Kjo është veçanërisht e vërtetë tani që shumica e punës që bëjmë sot është ndërfunksionale, që do të thotë se përfshin pjesë të tjera të organizatës dhe ndikon në punën e njerëzve të tjerë.

Gjatë dy dekadave të fundit, koha e kaluar në aktivitete bashkëpunuese në punë, është rritur me 50%. Si rezultat, zakonet e punonjësve shumë produktivë, shpesh dëmtojnë pa dashje produktivitetin e kolegëve të tyre, duke shkaktuar në përgjithësi rezultate jo shumë të mira. Ka disa ndryshime midis produktivitetit të ekipit dhe atij individual, të cilat paraqiten më poshtë:

Njehsimi i punës në grup

Produktiviteti individual është i nevojshëm, por jo i mjaftueshëm në produktivitetin e ekipit. Asnjë histori nuk e ilustron këtë më mirë se Lojërat Olimpike të vitit 2004, ku ekipi i basketbollit të meshkujve të SHBA-së ishte i favorizuar për të fituar.

Trajneri ishte Larry Brown, i vetmi trajner i basketbollit që ka fituar ndonjëherë një kampionat NCAA dhe një kampionat NBA. Ekipi përbëhej nga superyje të basketbollit si LeBron James, Carmelo Anthony, Tim Duncan e të tjerë, të gjithë lojtarë shumë produktivë.

Megjithatë, ata humbën ndeshjen e tyre të parë kundër Puerto Rico me nëntëmbëdhjetë pikë diferencë, si dhe humbën tre ndeshje në total, numri më i lartë i humbjeve ndonjëherë nga një ekip basketbolli për meshkuj në SHBA. Pra, si mund të mos fitojë medaljen e artë një ekip i përbërë nga disa prej superyjeve më të mëdhenj në historinë e basketbollit?
lexo: Hapet thirrja për shprehje interesi nga GIZ Albania

Kjo për shkak se ata nuk funksiononin mirë si ekip. Çdo atlet po luante në një mënyrë që rristte rezultatin e tij në vend të rezultatit kolektiv. I njëjti koncept vlen edhe për vendin e punës. Të kesh punonjës individualisht produktivë është e mrekullueshme, por nuk mjafton.

Produktiviteti i ekipit kërkon bashkëpunim, koordinim dhe ndonjëherë sakrifikimin e produktivitetit të dikujt për të mirën e ekipit. Por, shumë shpesh, njerëzit tepër produktivë, e kanë të vështirë të shohin përtej të mirës së tyre. Ata mund të kenë mënyrën e tyre shumë produktive të punës, por nëse nuk është në përputhje me mënyrën se si punon pjesa tjetër e ekipit, nuk do të bëjë shumë mirë.

Kërkimi për dokumentet

Kur po kërkoni diçka për të përfunduar punën tuaj, një dosje, dokument, listë, email, por thjesht nuk mund mbani mend se ku është, kjo shkakton probleme dhe vonesa zinxhir edhe në punonjës të tjerë.

Papritur, ajo detyrë që duhet të kishte mbaruar për disa sekonda, zgjat pesë, dhjetë, ndoshta edhe pesëmbëdhjetë minuta. Ndoshta duhet të kërkoni ndihmën e dukujt tjetër për ta kërkuar atë. Tani edhe koha e tyre po humbet kot.

Është një problem shumë aktual dhe i zakonshëm. Studimet kanë treguar se punonjësit shpenzojnë gati 30% të kohës së tyre në punë duke kërkuar informacion.

Koha e humbur për kërkim është rezultat i punonjësve që veprojnë në mënyrat e tyre, por duhet të punojnë së bashku si një ekip. Dhe njerëzit shumë produktivë, janë shpesh shkaktarët kryesorë të ngatërresave, pasi ata dërgojnë më shumë dokumente dhe email-e se shumica.

Kur përpiqemi të kryejmë shumë punë, natyrshëm priremi t’i kryejmë detyrat sa më shpejt të jetë e mundur.

Këto veprime optimizojnë shpejtësinë e transferimit të informacionit dhe, pavarësisht se mund t’ju bëjnë të ndiheni produktiv në atë moment, ka të ngjarë të shkaktojnë probleme dhe vonesa për ekipin tuaj.

• Duhet t’i dërgoni diçka një kolegu? Një mesazh i shpejtë me tekst dhe u krye.
• Delegimi i një detyre? Njoftojini ata në një takim dhe vazhdoni me pjesën tjetër të punës suaj.
• Përfunduat një dokument të rëndësishëm? Dërgojuani me email ekipit mbylleni çështjen.

Zgjidhja është që të bëhet një optimizim për transferimin e informacionit që përfshin të gjithë ekipin.
Lexo: OpenAI do të ofrojë deri në 20,000 dollarë shpërblim për raportimin e defekteve

Përmirësoni transferimin e informacionit

Përmirësimi i marrjes së informacionit nënkupton disa minuta shtesë për të dërguar dhe për të ruajtur informacionin aty ku i takon. Kjo mund të marrë më shumë kohë në një afat të shkurtër, por mund të bëhet vetëm disa sekonda në afatgjatë, duke kursyer kohë për të gjithë ekipin.

Mënyra më e mirë për të filluar? Njehsoni punën si ekip dhe vendosni kur duhet të përdorni mjete të caktuara, në mënyrë që të gjithë të kenë të qartë ku ndodhet informacioni.

Një shembull është ndarja e komunikimit në mjete specifike. Për shembull, ekipet mund të përdorin email vetëm për komunikim të jashtëm, si angazhimi me klientët dhe palët e treta, dhe të mbajnë të gjithë komunikimin e brendshëm me kolegët në programe si Slack apo Microsoft Teams.

Kur ju duhet të gjeni një mesazh, ju e dini se cilin mjet duhet të shikoni në varësi të llojit të informacionit. Ai i minimizon situatat ku po kërkoni diçka në email, vetëm për të kuptuar një orë më vonë se ishte në një mesazh me tekst.

Nick Sonnenberg, themeluesi i firmës së efikasitetit operacional Leverage dhe autor librit “Come Up for Air”, shpjegon se si shumica e kompanive duhet t’i ruajnë të dhënat në pesë kategori të ndryshme:

• Komunikimi i jashtëm me email.
• Komunikimi i brendshëm me programe si Slack ose Microsoft Teams.
• Informacioni i lidhur me detyrën ose projektin, puna që duhet bërë tani ose në të ardhmen, me një mjet të menaxhimit të punës si Asana, Clickup, Monday.com ose Jira.
• Proceset e përsëritura, punë e përsëritshme që ndodh shpesh, të ruhen në një mjet të menaxhimit të procesit si Process Street ose Trainual.
• Informacioni i përgjithshëm i kompanisë të ruhet në një mjet bazë njohurish si Coda, Notion ose Guru.

Zgjedhja e softuerit është e parëndësishme. Njerëzit shpesh fiksohen për të gjetur mjetin më të mirë për një situatë të caktuar, dhe realiteti është se shumica e mjeteve në ditët e sotme kanë karakteristika të ngjashme dhe ofrojnë përfitime të ngjashme.

Ajo që është shumë më e rëndësishme, është zgjedhja e një mjeti për secilën kategori dhe më pas njehsimi se kur dhe si përdoret në lidhje me të tjerët.

Pavarësisht se si zgjidhni ta bëni atë, qëllimi duhet të jetë i njëjti: jini dakord si ekip se kur dhe si përdoren softueret, në mënyrë që të gjithë të mund të gjejnë shpejt informacionin që u nevojitet për të kryer punën. Më pas zbatoni mentalitetin e optimizimit për transferimin dhe ruajtjen e informacionit, sigurohuni që po dërgoni dhe ruani informacionin në vendin e duhur, në mënyrë që të mund ta bëni jetën e të gjithëve më të lehtë dhe më produktive në të ardhmen.

Nëse të njëjtat rregulla dhe norma zbatohen nga dhe për të gjithë, atëherë produktiviteti i një individi nuk duhet të jetë kurrë barrë për ekipin.  Quartz