Arsyet pse puna juaj duket më e vështirë sesa është në realitet

Peggy Duncan është një trajnere personale për produktivitetin, e cila ndihmon klientët të përmirësojnë efikasitetin e tyre në punë dhe përpos kësaj ajo ka vënë re që punonjës në mënyra të ndryshme nuk po e shfrytëzojnë kohën e tyre mirë.

“Në periudhë afatgjatë, një rrjedhë e punës joefikase mund ta bëjë punën tuaj më të vështirë sesa duhet të jetë”, tha ajo.

Lexoni: Puna në distancë po troket në derë. Ja si mund të monitorohet ekipi në distancë

Është e rëndësishme që të organizoheni dhe të kuptoni se si shpenzohet koha juaj.

Më poshtë BusinessMag ju sjell 5 arsyet më të mëdha që puna juaj po bëhet më e vështirë se sa është në të vërtetë.

Ju jeni të paqartë se ku shkon koha juaj

A ju ka ndodhur ndonjëherë që në fund të ditës së punës të pyesni veten se çfarë keni bërë me kohën tuaj? Nuk e përfunduat raportin që ishte për dje. Tavolina juaj është një rrëmujë. Ndoshta  punoni më gjatë, duke u përpjekur të kapni ritmin. Ndiheni të stresuar, të mjeruar, të shqetësuar. Duncan e ka parë këtë shumë herë.

“Ju nuk e keni idenë se sa shumë zgjasin gjërat, prandaj edhe i nënvlerësoni ato”, tha ajo. “Ju duhet të analizoni se si po shpenzoni kohën tuaj, në mënyrë që ta dini se ku po shkoni, sa kohë duhet dhe çfarë po bëhet me punët tuaja”.

Duhet të mbani shënim çdo gjë që ndodh gjatë ditës, se çfarë bëhet, madje edhe faktin që vijnë e ju ndërpresin personat e tjerë.

Gjithashtu, vini re nëse çdo aktivitet ishte i rëndësishëm. Nëse dikush ju ka ndërprerë, shkruani arsyet.

Kompjuteri juaj është një kaos i vërtetë

Sapo të kuptoni se ku shkon koha juaj, Duncan rekomandon që vëmendja juaj të kthehet në organizatë – çdo gjë, që nga tavolina juaj dhe skedarët e kompjuterit tuaj, në dollapin tuaj të rrobave në shtëpi.

Ajo rekomandon që të shpenzoni dy ose tre fundjava, fillimisht, për të organizuar jetën tuaj. E sigurtë që ju do ta merrni atë kohë mbrapsht, pasi organizimi do t’ju ndihmojë që më pas ta keni më të thjeshtë.

Ju keni vendosur gabim prioritetet tuaja

Ndoshta e dorëzuat me vonesë raportin e kërkuar, sepse kaluat kohë duke ndihmuar një kolegun tuaj të punës, apo duke kërkuar për ndonjë email të rëndësishëm që ju kanë dërguar, por nuk po e gjeni.

Lexoni: Edhe puna ka limit! Elon Musk është i lodhur nga rutina e tij

Pasi të keni një pasqyrë të qartë se ku shkon koha dhe të organizoni materialet tuaja fizikisht dhe praktikisht, sfida juaj e ardhshme është që ta përdorni atë kohë të sapoformuar në një mënyrë më të mirë. Ju jeni gati të vendosni prioritetet tuaja. Ju duhet t’i jepni përparësi asaj çfarë ju sjell para më shpejt, çfarë ju paguan, çfarë ju sjell rritje në detyrë apo klientëve që ju paguajnë pa asnjë problem. Këto janë prioritete.

Ju po rishpikni rrotën

Duncan punoi në kompaninë IBM pas përfundimit të kolegjit, gjë që i dha asaj një vlerësim për fuqinë e procesit dhe të procedurës. Ajo i sheh njerëzit të humbasin kohën në punë, duke mos sistematizuar detyrat rutinë të tyre.

“Nëse bëni diçka më shumë se tre herë, keni nevojë për një sistem”, tha Duncan. “Gjithashtu, ju keni nevojë për automatizim procesesh, për ta bërë punën tuaj më të thjeshtë”.

Duhet pasur parasysh se çdo person që punon për të njëjtën punë duhet të jetë në të njëjtën linjë për të zhvilluar procesin njësoj si ju. Ky proces nuk duhet të jetë shumë i ndërlikuar.

Ju humbni mundësi për të mësuar

Nëse humbët një mundësi, për gjëra të njohura si Excel, apo thjesht për të mësuar se si të shkruani me të dyja duart në tastierë, Duncan thotë se çdo gjë, sado e parëndësishme duket, është kritike për të marrë përgatitjen e duhur në çdo lloj teknologjie që përdorni në punë.

Lexoni: Lindita Rusi, pasioni dhe puna sigurojnë sukses

Ka shumë mënyra për të rritur aftësitë tuaja, nga videot në YouTube, librat mësimore dhe manualet në internet. Duhet kohë për të zotëruar diçka, por në planin afatgjatë, do t’ju kursejë kohë duke automatizuar detyrat që bëni manualisht.

burimi: BI