P3.express, një sistem i thjeshtë dhe praktik për menaxhimin e projekteve

Pavarësisht ekzistencës së manualeve ndërkombëtare të menaxhimit të projekteve si PRINCE2®️ dhe PMBOK®️Guide, shumica e projekteve drejtohen në mënyrë intuitive, pa ndihmën e një sistemi të strukturuar të menaxhimit të projektit. Për të mbushur këtë boshllëk është paraqitur në BE, projekti i P3.express, i cili është një sistem minimalist dhe praktik i menaxhimit të projektit.

Është i lehtë për t’u mësuar, i lehtë për t’u përdorur. Ky projekt është dy vjeçar dhe është i financuar nga Erasmus+ Programm i Bashkimit Europian. Ai ka si qëllim të ndërgjegjësojë profesionistët e fushës të trajnohen dhe përgatiten sipas kësaj metode, të bazuar në procesin praktik për menaxhimin efektiv të projektit, për të qenë të menaxherë të suksesshëm projekti.

• Sa vite keni me menaxhimin e projekteve?

Unë kam që prej vitit 2015 që merrem me këtë fushë, duke u përfshirë në një sërë projektesh në të 4 shtyllat kryesore të një shoqërie ekonomike: në akademi, në industrinë private, me shoqërinë civile dhe për administratën publike.

Në fakt jam shkruese e projekteve, por edhe zbatuese dhe kjo më ka bërë që ta njoh nga afër gjithë situatën e projekteve.

• Ka disa pika të forta në projekt ashtu si edhe problematika. A mund t’i rendisim?

Po patjetër! Pika e parë e fort në angazhimin me projekte, është ndryshimi dhe përmirësimi, pra impakti që sjell për një target të synuar apo dhe për një komunitet të caktuar, me anë të zbatimit të tij. Si menaxher projekti, suksesi në këto rezultate është kënaqësia e më e madhe. Nga ana tjetër, duke qënë se zhvillimi i projekteve është shumë dinamik, por dhe fushat e veprimtarisë mund të jenë të shumta dhe të ndryshme, ndikojnë në mënyrë të drejtpërdrejtë në pasurimin kulturor dhe rritjen e aftësimit profesional të të gjithë stafit që angazhohet në projekt. 

Nëse mendojmë pastaj për pikat e dobta, do rendisja komunikimin me grupet e interesit. Mund të krijojnë indikatorë që ndikojnë dukshëm projektin dhe që shpesh herë mund të mos përputhen me planifikimin e bërë për zhvillimin e projektit. 

• Si duhet të jetë një komunikim i mirë me grupet e interesit?

Me grupet e interesit sugjeroj që të krijohet besim dhe të ketë komunikim të drejtpërdrejtë dhe shumë trasparent. Kjo për faktin se vetë grupet e interesit kanë informacione më tepër dhe mund të ndikojnë pozitivisht tek zhvillimi i një projekti.

Grupet e interesit duhet të ndihen pjesë e rëndësishme e projektit. Ato duhen të ndihen që dëgjohen dhe konsultohen nga menaxheri i projektit.

Një shkrues projekti është një arkitekt dhe ai që e zbaton është inxhinieri. Akoma edhe më mirë nëse projektin në implementim e ndjek ai që e ka hartuar, sepse e di shumë mirë se çfarë produkti final do të japë.

Ne duhet të ndjekim vetëm një standard, qoftë në shkrim apo dhe implementimin e tij.

Duhet të ndjekim me kujdes aktivitetet e projektit, të ruajmë dokumentet siç duhet dhe të kemi transparencë.

Qëllimi kryesor i P3.Express, është të trajnojë profesionistët  e manxhimit të projektit që të jenë më konforte me vlerat dhe aftësitë që ata kanë.

BE ka konstatuar që shumë projekte dështojnë dhe kjo si rezultat i keqmenaxhimit. Ndaj, u ndje e nevojshme një projekt për të superuar këtë problematikë.

• Pse dështojnë projektet?

Projektet mund te dështojnë për shumë arsye, por të gjitha kanë një emërues të përbashkët: forma e menaxhimit. 

Është vënë re që nuk ndiqen siç duhen ciklet e përditshme, të përjavshme apo ato mujore të monitorimit të aktiviteve te projektit dhe kjo e bën vulnerabël arritjen e rezultateve te planifikuara.

Kur ke një projekt për të vënë në zbatim, nuk e ke vetëm me një donator tek i cili duhet të pasqyrosh rezulatat e arrituara, por dhe shumë bashkëpunëtorë me të cilët duhet te koordinosh mirë detyrat, por dhe ti udhezosh per aktivitete e tyre. Nga ana tjeter ka dhe entitete të jashtme që bashkëpunojnë në projekt dhe përqasja me to ndikon ne rezultatet e projektit.

Janë të gjithë aktorët që duhet të mirë menaxhohen me shumë skrupulozitet duke mos nenvlerësuar asnjë detaj. BE vet e ka evidentuar që menaxherët nuk kanë eksperiencën e duhur. Ndaj, u kërkua një projekt pikërisht për të trajnuar menaxherët e projekteve sipas standartit profesional.

• P3 Express, në çfarë fazë është dhe si funksion?

Ky projekt ka një vit që implementohet. Janë bërë bashkë një sërë ekspertësh ndërkombëtare që kanë hartuar këtë modul të ri, inovator dhe shumë praktik, per trajnimin e menaxherëve të projektit, pasi edhe nga një sërë studimesh është vënë re që individët të cilët studionin project management dhe certifikohen, vetëm 1% e atyre e praktikonin profesionin.

Kjo do të thotë që gjithë investimi i aktorëve drejt kësaj industrise nuk jepte produktin e dëshiruar.

Ndaj, u mendua që gjithçka të ndryshonte madje edhe numri i faqeve të modulit të trajnimit. Sot ai ka vetëm 46 faqe që prekin pikat më kryesore të menaxhimit të projektit dhe pjesa më kryesore e trajnimit realizohet në bazë të një role play gaming dhe duke qënë shumë praktikë është shumë produktiv në formimin e profesionistëve.

Unë bashkëpunojë si konsulente dhe trajnere për Shqipërinë për P3.Express.

• Cili vend në Europë ka më pak  probleme me projektet?

Vendi i parë është Polonia. Fondet më të mëdha arrin t’i përthithë ky shtet. 

Në Ballkan Serbia arrin të fitojë më tepër projekte dhe i ka më të suksesshme.

Ndërsa në Shqipëri me anë të P3.Express jemi duke punuar që të krijojmë figura profesionistësh që projektet të menaxhohen dhe të ndryshojmë kurrikulat e trajnimit për menaxherët e projekteve. Megjithatë, dëshiroj të theksoj që për menaxherë të suksesshëm projektesh, kanë  nevojë të gjitha bizneset e të gjitha industrive, po ashtu dhe universitet, shoqëria civile dhe administrata publike.