Komunikimi frytdhënës në biznes


Komunikimi mund të ndodhë në çdo çast të ekzistencës njerëzore, me gjeste, me mimikë, me zë, me gjithë qenien tonë. Të qenit i brendshëm manifestohet në marrëdhënie me veten, familjarët, miqtë, kolegët, grupet e punëve apo kompanitë. Zhvillimi i këtyre marrëdhënieve ndikohet pikërisht nga mënyra se si ndërtojmë komunikimin. Dhe këto marrëdhënie kanë dy anë: dhënësit dhe marrësit, të cilët bëjnë të mundur që duke vepruar sipas kuptimit të duhur e bëjnë ose jo frytdhënës këtë proces. Po, le ta bëjmë më konkrete me shembuj:

Një mëngjes i një dite të zakonshme pune: një drejtues biznesi mbledh grupin e ngushtë të punës dhe pasi merr raportimin i duhet të japë udhëzime për të shkuar më tej. Raportimi ka karakter informues, pra zëri i njeriut që flet duhet të jetë i qetë, pa ngjyrime emocionale, shqiptimi i qartë, duke u përqendruar të folurit vetëm tek gjërat me rëndësi e jo duke përdorur informacione të panevojshme. Planifikimi i raportimit duhet të jetë parapërgatitur qartazi, me pikat kryesore, arritjet pozitive dhe mungesat sipas klasifikimit që i përket: fjalime mbi sende, mbi procese, mbi koncepte apo mbi ngjarje. Pavarësisht se cila metodë mund të përdoret duhet të mbash 2-3 pika kryesore duke balancuar kohën që duhet për secilën.

Lexoni: Gjithçka lidhet me komunikimin (Pjesa 1)

Më pas dhënia e udhëzimeve të mëtutjeshme ka karakter motivues dhe me theks se duhet realizuar më e mira. Gjithçka nis nga njohuritë mbi ata që po të dëgjojnë, audienca në këtë rast. Parapërgatitja ka të bëjë me dhënien përgjigje të pyetjeve:

Kujt do t’i drejtohem? Çfarë pritshmërish kanë ata që do të më dëgjojnë? Pse do më dëgjojnë? Si do mund t’i marrin udhëzimet e mia? Dhe çfarë dua unë nga ky takim?

Kjo çon në mënyrën se si angazhohesh në këtë pikëtakim. Zëri është i qartë, i vendosur, i përgjegjshëm, mbart emocione pozitive dhe motivimi dhe mbi të gjitha thekson rëndësinë që ka realizimi mirë i çdo udhëzimi. Duhet pasur parasysh që ata që të dëgjojnë duhet të krijojnë besueshmëri dhe argumentet mbështetës duhet të jenë në kufijtë e logjikes. Dita nis me vlerësimin e arritjeve të mira e gjithashtu me përforcimin e nevojave për gjërat që duhen përmirësuar (kjo ndodh duke theksuar faktet që sjellin humbjet nga mosrealizimi). Nëse, në këtë udhëzim motivues do të përdornim të quajturën “sekuenca motivuese e Monroes” (Alan H. Monroe, një profesor universiteti i cili ka përdorur një teknikë me baza në psikologji për organizimin e fjalimeve që i frymëzojnë njerëzit për të ndërmarrë veprime),  atëherë do na duhej të ndiqnim pesë hapa:

  • Vëmendja – angazhimi i vëmendjes së grupit;
  • Nevojat – prezantimi i shembujve që prezantojnë nevojat;
  • Përmbushja – duhet nga gjithkush në grupin e punës të burojë përgjegjësia dhe mbështetja për të punuar në një ambient që përmbush;
  • Përfytyrimi i së ardhmes – përshkrim i arritjeve nëse ata veprojnë sipas udhëzimeve;
  • Veprimi – Këtu bëhet konkrete si do të përmbushen nevojat dhe çfarë detyrash ka gjithsecili në këtë veprim.

Deri tani jemi vetëm në takimin e mëngjesit. Po çfarë ndodh me të gjitha angazhimet që kërkon secila ditë pune e që shpesh ë bëjnë njeriun të ndjejë një metamorfozë të trupit që sikur zvogëlohet nga ngarkesa? Po imagjinojmë se pas këtij takimi u duhet të përgatiteni për prezantimin e një ideje të re përpara një bordi mbështetës. Ritmi sa vjen dhe rritet. Trupi për këtë ka nevojë për më shumë oksigjen, për qarkullim të mirë të gjakut dhe në këtë ndihmon mjaft frymëmarrje-nxjerrja. Studiues dhe trajnues të njohur botërorë mbështesin mendimin se muskujt që organizojnë frymëmarrjen janë pjesë e energjive më të thella të forcës jetësore të njeriut.

Angazhimet e njëpasnjëshme dhe dinamika e ditës i ka bën profesionistë të fushave të ndryshme që të privohen nga frymëmarrja e lirshme dhe të përdorin vetëm pjesë të kufizuara të trupit për realizuar procesin. Fryma që duhet të mbushë këtë aparat të frymëmarrje-nxjerrjes vjen vetëm nga pjesa e sipërme duke ngushtuar kështu aparatin e të folurit të shprehet lirshëm dhe lënë mënjanë zonën e diafragmës prej të cilës buron fuqia. Nëse akti i të folurit përqendrohet në grykë, atëherë prezantimi nuk do të ketë dritën e duhur, nxitjen dhe ngjyrat e duhura. Prezantimi ka nevojë që të jetë përveçse nxitës i kureshtjes, edhe bindës për ta pranuar realizimin e idesë. Po supozojmë, se janë përdorur teknikat e duhura për të krijuar një prezantim të mirë, mirëpo a janë aftësitë e duhura për ta përcjellë atë në mënyrën e duhur?  Një 5-minutësh i ndërmjetëm për të rikthyer në normalitet aparatin e frymëmarrje-nxjerrjes do ta lehtësonte mjaftueshëm veprimtarinë. Ky 5-minutësh duhet të përmbajë kombinime të frymëmarrje-nxjerrjes nga ato më të lehtat tek më të thellat. Kjo i jep mundësi trupit që të krijojë përshtatshmëri dhe rehati dhe njëkohësisht mendjes që të fokusohet tek gjërat që janë më me rëndësi.

Dy-tri lojëra me zhdërvjellore/fjalëshpejta njëkohësisht shërbejnë për të shkathtësuar aparatin e të folurit (gjuhën, nofullën dhe buzët) dhe sjellin buzëqeshje. Ndërthurja e të dyjave buron një zë të qëndrueshëm, me ngjyrim të vendosur dhe që sjell dëshirë për ta dëgjuar. Nga njëri takim tek tjetri duhet të jetë bashkëshoqëruese edhe një shishe me ujë.

Lexoni: Gjithçka lidhet me komunikimin (Pjesa 2)

Po e kalojmë edhe këtë pikë të ditës dhe shkojmë më tej në trajektoren e saj: takime të tjera të shkurtra, telefonata me njerëz korrektë dhe jokorrektë, kafe me miqtë, angazhime familjare; duket se e gjithë dita vërtitet mes bisedave të thjeshta dhe prezantimeve të rëndësisë dhe madhësisë së ndryshme, e secila prej tyre kërkon zë të fuqishëm, frymëmarrje të qëndrueshme dhe shqiptim të qartë.

Nëse dëshiron që këto marrëdhënie të jenë ndihmuese dhe të kuptueshme me qëllim që ta bëjnë jetën më të mbarë, atëherë vetë ti duhet të jesh dhe qëndrosh në gjithë fuqinë që zotëron për ta bërë këtë të mundur. Nëse synon të rritësh dhe zgjerosh grupet e këtyre marrëdhënieve me qëllim që të jenë të suksesshme, atëherë duhet si fillim të vetëpajisesh me aftësitë e duhura për ta bërë të mundur dhe të praktikohesh çdo ditë për të krijuar qëndrueshmëri dhe rehati. Është shumë e thjeshtë: krijo rritje tek vetja jote dhe do kesh me vete njerëz që synojnë rritjen njësoj si ti!

/Shkruar nga Sonila Kapidani

Must watch
Business Mag Nr. #23 - Qershor 2020

Të gjitha planet tuaja për këtë vit, si individë apo sipërmarrës mund të jenë përmbysur. Mbërritja e Coronavirusit në Shqipëri paralizoi gjithçka, ashtu si kudo. Në mënyrë të papritur na vuri në kushte tërësisht të tjera pune, na shtoi pasigurinë e shqetësimin për të ardhmen.

Sipërmarrjet, kryesisht në fushën e IT u përshtatën më shpejt, duke angazhuar punonjësit nga shtëpia. Ato zhvilluan dhe më tej mundësitë për të punuar në distancë, ndërkohë që shumë kompani të tjera u mbyllën plotësisht.

Kjo është një periudhë sprove, për individin, drejtuesit dhe liderin. Kjo është lufta që po zhvillohet në spitale dhe fronti i parë i saj janë mjekë, infermierë e sanitarë. Historia e ekonomisë k a treguar se gjithmonë pas një situatë të vështirë ka një ringritje. Dhe ne besojmë se kështu do të jetë.

Deri atëhërë ajo çka na mbetet të bëjmë është respektimi i rregullave të kërkuara, marrja e përgjegjësive ndaj të tretëve për aq sa mundemi, e të interesohemi për të pamundurit, të ndajmë diçka për ta.

Solidariteti nuk ka munguar e nuk do të na mungojë as kësaj radhe. Ajo çfarë doli në pah krahas solidaritetit ishte varfëria: e shtetit, e kompanive dhe e vetë individëve.

Një ditë pas dërgimit të 30 bluzave të bardha në Itali, The Guardian na vlerësoi në artikullin e saj si zemërgjerë edhe pse Ky numër ishte planifikuar të botohej në Prill 2020, por procesi u shty për shkak të masave të ndërmarra si pasojë e shpërthimit të Covid-19. Edhe pse në kohë vështirësish, jemi …

Shiko më shumë
Na ndiqni në rrjetet sociale