Si të menaxhoni në mënyrë efektive një kalendar ekzekutiv?

A ka gjë më të rëndësishme për një ekzekutiv sesa të qëndrojë në orar dhe të menaxhojë kohën në mënyrë efektive? Dyshoj. Kjo është arsyeja pse roli i një sekretari ose asistenti ekzekutiv është një nga anëtarët më të rëndësishëm brenda një organizate.

Në këtë artikull ju sjellim shtatë këshilla se si të menaxhoni në mënyrë efektive një kalendar ekzekutiv.

Njihuni me ekzekutivin (shefin) tuaj

Para se të filloni planifikimin dhe menaxhimin e kalendarit të ekzekutivit tuaj, së pari duhet ta njihni atë. Kthehuni dhe rishikoni kalendarin e tij në dy ose tre muajt e mëparshëm. Nënvizojeni atë për një ose dy javë për të kuptuar më mirë rutinën e tij të përditshme. Mos kini frikë ta pyesni se si ai do t’i prioritizojë detyrat.

Lexoni: Menaxhimi i hoteleve, një aplikacion i ri vjen nga HotelBee

Lejoni ata t’ju mentorojnë

Kjo do t’ju ndihmojë të kuptoi se kush janë ata. Do t’ju tregojë se kur dhe me kë takohen rregullisht. Ju do të mësoni se kush janë njerëzit e tyre më të rëndësishëm dhe profesionistë.

Do të mësoni se cilat sende personale, aplikacione dhe procese dëshirojnë. Ju do të mësoni se çfarë ata mund të duan të shtojnë apo heqin dhe kur preferojnë të bëjnë detyra specifike. Zotërimi i kësaj njohurie do t’ju ndihmojë të krijoni një rutinë ditore, e cila do ta bëjë më të lehtë menaxhimin e kalendarit të tyre.

Shikoni orët më të mira biologjike

Për shembull, nëse e dini që ata i marrin fëmijët e tyre nga shkolla çdo ditë në katër pasdite, atëherë nuk do të caktoni një takim për ekzekutivët tuaj rreth asaj kohe. Nëse koha e tyre biologjike është midis 9 dhe 11, atëherë do të bllokoni atë kohë specifike në kalendarin e tyre për një javë të patrazuar.

Takohuni shpesh

Edhe pasi të keni njohur ekzekutivin tuaj, duhet të caktoni një takim vetëm me ta për të rishikuar kalendarin e tyre. Në përgjithësi, kjo mund të jetë një ngjarje e shpejtë javore, por edhe nëse do të jetë e mjaftueshme vetëm një herë në muaj.

Arsyeja pse duhet të rishikoni së bashku kalendarin ekzekutiv është se orari i ekzekutivit tuaj është një punë në progres. Ndoshta ata duhet të përshtatin orarin e tyre për të rritur produktivitetin ose të kenë më shumë kohë për aktivitete jashtë pune.

Programoni kalendarin e tyre si profesionist

Tani është koha që ju të filloni të menaxhoni kalendarin e tyre si një profesionist, edhe nëse nuk keni përvojë pune. Kjo mund të ndryshojë nga ekzekutivi në ekzekutiv, prandaj ju duhet të takoheni shpesh me ta.

Këtu janë disa këshilla të provuara dhe të vërteta për menaxhimin e kalendarit:

• Krijoni një rutinë. Në këtë mënyrë, kur ata rishikojnë kalendarin e tyre çdo mëngjes, e dinë saktësisht se çfarë do të bëjnë dhe sa kohë do të kalojnë në secilën detyrë ose takim. Këto blloqe duhet të jenë në të njëtjtin orar çdo ditë.
• Gruponi të gjitha takimet dhe telefonatat së bashku. Nëse ekzekutivi juaj ka takime që janë jashtë zyrës, atëherë caktoni ato takime në të njëjtën ditë të javës. Në këtë mënyrë ata nuk do të largohen nga zyra çdo ditë. E njëjta gjë vlen edhe për thirrjet telefonike. Bllokoni dy ditë në javë që ekzekutivi juaj të bëjë telefonatat e rëndësishme. Pastaj ditët e tjera ata mund të përqëndrohen në përparësitë e tjera.
• Bllokoni kohën për postën elektronike. Email-et do të konsumojnë ditën e ekzekutivit tuaj nëse nuk menaxhohen siç duhet. Vendosni kohë specifike që ata të kontrollojnë postën elektronike, të tilla si gjëja e parë në mëngjes dhe para se të largohen. Në këtë mënyrë ata nuk do të kontrollojnë email-et e tyre çdo pesë minuta.
• Optimizoni kohën për takime të ndryshme. Takimet konsumojnë shumë kohë për drejtuesit. Në vend që të bllokoni një orë për çdo takim, optimizoni kohën më të mira për lloje të ndryshme të takimeve. Për shembull, për prezantimet dhe ofrimin e këshillave një telefonatë 10 minutëshe është më shumë se kohë e mjaftueshme. 45 minuta janë perfekte për një takim që zhvillohet jashtë zyrës. Dhe ato takime javore të stafit nuk kanë nevojë të zgjasin më shumë se 30 minuta.
• Mos vendosni takime njëra pas tjetrës menjëherë. Kjo çon në siklet dhe stres të panevojshëm. Jepini ekzekutivit tuaj kohë të mjaftueshme midis takimeve në mënyrë që ata të jenë në kohë.
• Planifikoni kohën për pushime, drekën, të ushtruarit dhe familjen e tyre. Ekzekutivi juaj mund të duket sikur është supernjerëzor, por edhe ai ka nevojë për pushim, për t’u qetësuar, për të ngrënë, për t’u ushtruar dhe për të kaluar kohë me familjen. Nëse këto nuk shtohen në kalendarin e tyre, mund të anashkalohen.

Lexoni: 9 gabime në produktivitet që po i bëni çdo ditë

Sinkronizoni dhe ndani kalendarin e tyre ekzekutiv

Mos harroni të sinkronizoni pajisjet elektronike të ekzekutivit tuaj. Në këtë mënyrë ata do të jenë në gjendje të hyjnë në kalendarin e tyre kurdo dhe kudo që të jenë.

Për më tepër, sigurohuni që të ndani kalendarin e ekzekutivit tuaj me individë të tjerë kryesorë, të tillë si bashkëshorti/ja, partneri i biznesit ose klienti i profilit të lartë.

Duke ndarë kalendarin e tyre përmes një email, familja e tyre do ta dijë kur ata largohen ose mbërrijnë nga një udhëtim dhe kolegët e tyre nuk do t’i shqetësojnë në kohë të caktuara. Klientët mund të shohin kur shefi juaj është në dispozicion për një takim.

Bëhuni mbajtësi i tyre i kohës dhe reporteri i motit / trafikut

Edhe pse ju keni planifikuar në mënyrë efikase ditën e tyre, ka shumë mundësi që ekzekutivi juaj të mos i kushtojë vëmendje orës gjatë një takimi. Ky është momenti kur u jepni atyre një kujtesë delikate se takimi duhet të përfundojë brenda pesë minutash.

Për më tepër, duhet të mbani të përditësuar edhe raportet e trafikut dhe motit nëse ata kanë një takim jashtë kompanisë. Në këtë mënyrë ata nuk do të bllokohen në trafik ose do të harrojnë të marrin një çadër.

Gjithmonë përdorni mjetet e duhura. Mbani aplikacionet më të reja dhe më të mira për t’ju ardhur në ndihmë.

Ju pa u munduar shumë do të bëheni një super asistent duke përdorur mjetet e mëposhtme:

• Kalendari. Këto aplikacione eleminojnë komunikimet e shumëfishta kur caktojnë një takim ose event. Thjesht ndani disponueshmërinë e ekzekutivit tuaj dhe pala tjetër zgjedh datën dhe orën që është më mirë për ta. Ngjarja shtohet automatikisht në kalendarin e të gjithëve.
• Accompany. Pasi të jetë planifikuar një takim, mund ta përdorni këtë mjet për të siguruar profile për të pranishmit.
• TripIt. Një mjet i dobishëm që do të organizojë fluturimet, hotelet, restorantet dhe makinat me qira në një vend. Ekziston gjithashtu një veçori e itinerarit të automatizuar që ju mund ta ndani këtë informacion me ekzekutivin tuaj.
• Expensify. I lejon shefit tuaj të skanojë faturat e udhëtimit në mënyrë që të krijoni lehtësisht raporte më pas.
• Trello. Mjetet e menaxhimit të projekteve si Trello përdorin një bord të task-ve të ndryshme. Ju mund të shtoni listat e kontrollit, datat e mbarimit dhe bashkëpunëtorët në mënyrë që i gjithë ekipi të qëndrojë në të njëjtën linjë vizualisht.
• Skype, GoToMeeting dhe Slack. Pavarësisht nëse keni një telefonatë me një klient ose komunikoni me të gjithë ekipin, këto mjete komunikimi janë një domosdoshmëri.
• SaneBox. Përcaktimi i përparësive për inbox e email-it duke analizuar rëndësinë e saj bazuar në ndërveprimet e mëparshme duhet të jetë gjithmonë në krye të listës.
• HootSuite. Menaxhoni llogaritë e mediave sociale të ekzekutivit tuaj përmes HootSuite, pastaj përdorni një mjet si ky për të planifikuar dhe menaxhuar llogaritë e tyre.
• Dropbox. Nëse shpesh ndani skedarë me ekzekutivin, kolegët dhe klientët tuaj, atëherë keni nevojë për Dropbox.
• Evernote. Një aplikacion i njohur ku mund të ruani dhe ndani shënime, todos, regjistrime audio, fotografi dhe përmbajtje në internet.

Ndiqni rregullin themelor të planifikimit

Në fund, ndiqni rregullin themelor të caktimit: i gjithë planifikimi kalon përmes jush.

Çdo takim, mbledhje, telefonatë ose gjëra të tjera të kalendarit do të caktohen vetëm nga ju. Nëse një takim duhet të anulohet ose të planifikohet përsëri, ju bëni ndryshimet. Shefi juaj mund të dëshirojë të shtojë një detyrë, sigurohuni që ajo të kalojë përmes jush.

Sa më pak duar të prekin kalendarin ekzekutiv, aq më mirë. Shumë njerëz që shtojnë dhe heqin një orar mund të çojnë në një calendar të rrëmujshëm, konfuz. Kjo mund të çojë në konflikte si takime të dyfishta ose fshirje e diçkaje të rëndësishme.

Me pak fjalë, ju jeni ‘pronari’ i kalendarit të ekzekutivit tuaj.

/calendar