5 mënyra për të kaluar më pak kohë në mbledhje çdo javë

Sipërmarrësit, e dinë se komunikimi efektiv është thelbësor për drejtimin e ekipeve, menaxhimin e klientëve dhe rritjen e bizneseve. Por, çfarë ndodh kur mjeti kryesor që përdoret për komunikim fillon ta bëjë punën më pak efektive dhe të këndshme?

Sipas Harvard Business Review , drejtuesit modernë shpenzojnë mbi 20 orë në javë në takime, dhe 65% thonë se takimet i pengojnë ata të bëjnë punën e tyre. Për një sipërmarrës, takimet joefektive dhe joproduktive janë në rastin më të mirë një shpërqëndrim, dhe në rastin më të keq, të dëmshme për rritjen e biznesit.  Ka disa zgjidhje për të rikthyer kohën tuaj. Këtu janë pesë strategji për të reduktuar kohën e kaluar në takime çdo javë.

1. Zbatoni rregullat e kalendarit

Rregullat e kalendarit janë një grup standardesh për menaxhimin e kalendarit tuaj. Ato ju ndihmojnë ju, ekipin dhe klientët të kuptoni se kur jeni në dispozicion për takime. Për më tepër, ato janë mjete për t’ju ndihmuar të shmangni të qenit “gjithmonë aktiv” për orarin e të gjithëve. Rregullat më të thjeshta të kalendarit tregojnë orët tuaja të punës, kur jeni në dispozicion për takime dhe kur do të punoni për gjëra të tjera.

2. Keni një shkallë progresive për vlerësimin e mjetit tuaj të komunikimit

Jo të gjitha përditësimet e komunikimit duhet të jenë takime. Ju keni mundësi për t’u lidhur me ekipet dhe klientët tuaj. Kufizoni kohën që kaloni në takime duke zbatuar një shkallë progresive për të përcaktuar mënyrën më të mirë për të komunikuar informacione të caktuara. Filloni me asgjë si bazë, pastaj ngjituni në nivelin e angazhimit prej andej.

3. Shkurtoni kohët e paracaktuara të takimeve

Jo çdo takim duhet të jetë një orë. Në fakt, sipas Ligjit të Parkinsonit, puna do të zgjerohet për t’iu përshtatur kohës së caktuar … nëse bëni një orë, ose 12.5% ​​të ditës mesatare të punës, si parazgjedhje për të diskutuar çështjet. Shkurtoni automatikisht të gjitha takimet tuaja. Nëse parazgjedhja juaj është një orë, në vend të kësaj vendoseni parazgjedhjen 30 deri në 45 minuta. Megjithatë, nëse parazgjedhja juaj është 30 minuta, merrni parasysh shkurtimin e takimeve të rregullta në 15-20 minuta.

4. Miratoni një model takimi më produktiv

Një prej kundërshtimeve të mëdha që kanë sipërmarrësit për takimet është efikasiteti i tyre të ulët. Një pjesë e këtij joefektiviteti është për shkak se takimet nuk janë planifikuar ose udhëhequr siç duhet. Kjo kapërcehet duke pasur gjithmonë një ndërmjetës të caktuar të takimit, duke e drejtuar çdo takim nga një axhendë dhe duke pasur rezultate të qarta të takimit dhe hapa të ardhshëm.

5. Përdorni teknologjinë për të përmirësuar komunikimin

Planifikimi dhe qëllimshmëria janë mjetet më të mira për të kufizuar kohën që kaloni në takime çdo javë. Fatmirësisht, me teknologjinë,  mund të shkallëzohet ai planifikim dhe qëllim që të funksionojë edhe kur nuk jeni duke menduar në mënyrë aktive për të ruajtur orarin ideal të punës. Disa mjete që mund të përdoren janë:

Slack (ose një sistem tjetër i komunikimit brenda zyrës): Slack ofron një rekord të kërkueshëm të gjithë kompanisë të historisë së projektit. Një gjë që duhet mbajtur mend me Slack, si me çdo sistem komunikimi, është se mund të jetë një shpërqendrim nëse e lejoni. Krijoni disa procedura standarde operimi për mënyrën se si e përdorni sistemin. Në vend që të jeni gjithmonë me Slack gjatë gjithë ditës dhe ta lejoni veten të ndërpriteni dhe të shpërqendroheni, vendosni një rregull që kontrolloni Slack vetëm tre deri në pesë herë në ditë. Në rast urgjence ose artikujsh të ndjeshëm ndaj kohës, thuajini ekipit tuaj që t’ju telefonojë.

Shënime zanore ose video: Herë pas here, hollësitë humbasin kur dërgohen mesazhe me tekst. Për të shmangur këtë, rekomandohet përdorimi i shënimeve zanore ose video për ekipin; veçanërisht nëse dërgoni udhëzime ose komente specifike. Përfitimi i një video ose telefonate është se mund të transmetoni lehtësisht informacion me zërin tuaj dhe/ose duke ndarë ekranin, por kjo nuk kufizohet vetëm në takime. Dërgimi i mesazheve asinkrone zanore ose video ju lejon të jepni udhëzime specifike pa planifikuar një takim. Software si Slack, Loom apo edhe mesazhet me tekst ju lejojnë ta bëni këtë.