Si të nxirrni shënime të vlefshme nga çdo mbledhje



Rezultatet nga takimet e ekipeve tuaja i përkasin biznesit tuaj. Punonjësit paguhen për të punuar me problemet, marrin vendime, dalin me ide të reja dhe angazhohen për veprim. Ekipet takohen për të marrë ato rezultate. Megjithatë shumë pak biznese kërkojnë që punonjësit të kapin dhe publikojnë këto rezultate, kur të tjerët mund t’i përdorin ato.

Në nëntorin e kaluar, studiuesit ndërtuan mbi 400 studime shkencore në mbledhje për të gjetur 10 rregullat për takimet në biznes. Mosrespektimi i rregullit të dhjetë, “Plani për kreativitet dhe shkruajtja e këtyre rezultateve”, është deri tani, gabimi më i madh që skuadrat e punës bëjnë bashkë me drejtuesit e kompanive.

Lexo: Këshilla për punësimin nga Bill Gates, Steve Jobs dhe Warren Buffett

Kur ia lini çdo individi të mbaj shënime, do të shpenzoni në mënyrë të pashmangshme kohën e duhur, për të luftuar këto probleme të parandalueshme:

  • Kur prisni që dikush të mbarojë detyrën e dhënë, por ju zbuloni më vonë që ata nuk e kishin kuptuar sesi ta bënin.
  • Duke përsëritur diskutimet, ekipi juaj duket se harron që jeni duke diskutuar për të njëjtat vendime, që i keni marrë tashmë.
  • Menaxhimi i emailit tuaj për të bërë një përmbledhje para se të shkoni në një takim me klientët.
  • Menaxhimi i supozimeve të këqija dhe politikës që ndjek ekipi juaj udhëheqës.
  • Përpjekja për të kuptuar se çfarë po ndodh me një projekt ose klient ose furnizues kur personi pasi takohet me ta largohet.

A njohët ndonjë prej këtyre problemeve? Ju mund të parandaloni shumë nga kjo “dramë” duke shkruajtur dhe botuar të gjithë shënimet e takimeve. Ja se si mund ta bëni:

  1. Caktoni dikë të mbaj shënime për çdo takim:

Ju mund të keni lexuar se është më mirë t’i mbani shënimet në letër, kjo është e vërtetë për studentët e kolegjit që ndjekin leksione. Hulumtimet tregojnë që shënimet në letër i ndihmojnë individët të kujtojnë më mirë tema komplekse, por kjo metodë nuk vlen për grupet e punës në kompani.

Kur caktoni një person që të mbajë shënime, ata veprojnë si përfaqësues për të gjithë grupin. Detyra e tyre është të kapin pikat kryesore. Ndërsa ata mund ta bënin këtë në letër, shënimet e shkruajtura u kursejnë kohë atyre, kur i botojnë këto shënime më pas. Shënimet e shkruajtura janë gjithashtu më të lehta për t’u paraqitur në ekran.

Lexo: Liderët e mirë nuk i bëjnë këto 17 gabime kur japin feedback

  1. Kapni vetëm detajet kryesore:

Shënimet e dobishme bëjnë që vlera e atij takimi, të vihet re shpejt dhe lehtë. Ju dëshironi shënime që mund të skanoni, listat e detyrave që mund të bëni kontrollin dhe pasqyrat që hapen tek këdo që lexon shënimet më vonë.

Çfarë është një shënim i dobishëm? Kjo varet nga takimi. Minimumi, ju duhet të kapni vendime dhe çështje që ju vendosin në veprim. Këto janë premtime që ekipi juaj po i bën njëri-tjetrit, ose që po ua bëjnë klientëve në emër të kompanisë suaj. Këto duhet të jenë më shkrim.

Ju gjithashtu mund të shkruani:

  • Njoftime: data të rëndësishme, anëtarët e rinj të ekipit, etj.
  • Çështje dhe shqetësime të reja.
  • Idetë ose pikëpamjet e reja.
  • Lidhje dhe referenca të dobishme.
  • Çdo gjë tjetër që ju ndihmon të arrini qëllimet tuaja!

Megjithatë, mos harroni, që ju nuk dëshironi një transkript me fjalë. Për transkriptet janë regjistrimet. Këto shënime kanë të bëjnë me rezultate, kështu që ndaluni tek pikat kryesore.

  1. Shqyrtojini shënimet si grup përpara se të mbarojë takimi:

Pesë deri në dhjetë minutat e fundit të takimit, rishikoni të gjitha shënimet duke pyetur:

  • A na humbi ndonjë gjë e rëndësishme?
  • A është gjithçka e saktë?
  • A është i qartë secili shënim, që njerëzit e tjerë do ta kuptojnë? A do ta dimë se çfarë do të thotë kur ta shohim përsëri pas dy javësh?

Ekipi juaj mund të ketë një përgjigje për pyetjet e para, por pyetja e fundit do t’i bëjë ata të mendojnë dhe shënimet që shkruajnë gjërat si “Shikoni atë raport” do të rregullohen. “Shikoni atë raport” nuk do të kuptoni asgjë pas dy javësh, ndërsa “Kontrolloni shumat në raportin e shitjeve të Tremujorit të katërt” do të jenë më të dukshme më vonë, kur të gjeni përgjegjësinë për ato shkrime.

Lexo: Ja si mund të ndikojë transparenca e pagave në kompaninë tuaj

  1. Publikoni shënimet në vende ku njerëzit mund t’i gjejnë ato:

Këtu nuk llogaritet kutia e postës suaj elektronike. Ju dëshironi që shënimet e takimeve të jenë diku, ku gjithë ekipi juaj t’i mundësojë ato, përfshirë njerëz që nuk morën pjesë në takim.

Me shënimet në dorë, ju lehtë mund t’i vendosni në punë anëtarët e rinj të ekipit. Rishikimi i takimeve të klientëve lehtëson ndërtimin e studimeve të rasteve. Më e rëndësishmja, ekipet tuaja nuk do të rindërtojnë më bisedat dhe nuk do t’i harrojnë më premtimet e dhëna, duke rritur biznesin tuaj në çdo fushë.

Përpara se të keni mbajtur shënimet në takimet dhe përpara se t’i publikoni ato atje ku mund të vihen në punë, ju do të filloni të merrni vlera të vërteta nga takimet tuaja.

Burimi: INC

Must watch
Business Mag Nr. #23 - Qershor 2020

Të gjitha planet tuaja për këtë vit, si individë apo sipërmarrës mund të jenë përmbysur. Mbërritja e Coronavirusit në Shqipëri paralizoi gjithçka, ashtu si kudo. Në mënyrë të papritur na vuri në kushte tërësisht të tjera pune, na shtoi pasigurinë e shqetësimin për të ardhmen.

Sipërmarrjet, kryesisht në fushën e IT u përshtatën më shpejt, duke angazhuar punonjësit nga shtëpia. Ato zhvilluan dhe më tej mundësitë për të punuar në distancë, ndërkohë që shumë kompani të tjera u mbyllën plotësisht.

Kjo është një periudhë sprove, për individin, drejtuesit dhe liderin. Kjo është lufta që po zhvillohet në spitale dhe fronti i parë i saj janë mjekë, infermierë e sanitarë. Historia e ekonomisë k a treguar se gjithmonë pas një situatë të vështirë ka një ringritje. Dhe ne besojmë se kështu do të jetë.

Deri atëhërë ajo çka na mbetet të bëjmë është respektimi i rregullave të kërkuara, marrja e përgjegjësive ndaj të tretëve për aq sa mundemi, e të interesohemi për të pamundurit, të ndajmë diçka për ta.

Solidariteti nuk ka munguar e nuk do të na mungojë as kësaj radhe. Ajo çfarë doli në pah krahas solidaritetit ishte varfëria: e shtetit, e kompanive dhe e vetë individëve.

Një ditë pas dërgimit të 30 bluzave të bardha në Itali, The Guardian na vlerësoi në artikullin e saj si zemërgjerë edhe pse Ky numër ishte planifikuar të botohej në Prill 2020, por procesi u shty për shkak të masave të ndërmarra si pasojë e shpërthimit të Covid-19. Edhe pse në kohë vështirësish, jemi …

Shiko më shumë
Na ndiqni në rrjetet sociale