15 pyetje rreth punës në distancë. Ja cilat janë përgjigjet

Pandemia e koronavirusit pritet të ndryshojë rrënjësisht mënyrën se si veprojnë shumë organizata, për parashikimin e të ardhmes. Ndërsa qeveritë dhe bizneset në të gjithë botën flasin për simptoma të vetë-karantinës dhe distancimit nga shoqëria, puna në distancë është realiteti ynë i ri.

Lexo: COVID-19, Drejt shërimit pacienti zero në Shqipëri

Si e bëjnë udhëheqësit e korporatave, menaxherët dhe punëtorët këtë ndryshim të papritur? Tsedal Neeley, një profesore në Harvard Business School, ka kaluar dy dekada duke ndihmuar kompanitë të mësojnë se si të menaxhojnë ekipet e shpërndara. Në këtë Q&A të kontaktuar nga HBR, dëgjuesit ishin në gjendje të bënin pyetje, ajo ofron udhëzime se si të punojnë në mënyrë produktive në shtëpi, të menaxhojnë takimet virtuale dhe të udhëheqin ekipe gjatë kësaj kohe krize.

1. A janë të përgatitur organizatat për këtë tranzicion të papritur?

Shtrirja dhe përmasat e asaj që ne po shohim, me organizata 5,000 -10,000 punonjës, që u kërkojnë njerëzve të punojnë nga shtëpia kaq shpejt, është e paparë. Jo, organizatat nuk janë ngritur për këtë.

2. Cila është gjëja e parë, që drejtuesit dhe menaxherët individualë mund të bëjnë për t’i ndihmuar punonjësit e tyre të përgatiten?

Merrni informacionet e duhura. A kanë punonjësit teknologjinë ose kushtet e përshtatshme? Kush ka laptop? A do të jenë në gjendje ata që kanë laptopë të komunikojnë me organizatat e tyre lehtësisht? A i kanë ata programet e duhura për të vazhduar punën dhe për të organizuar konferenca? Po në lidhje me punonjësit që nuk kanë laptop ose pajisje celulare? Si do të siguroheni që ata të kenë aksesë në burimet e nevojshme për të punuar? Menaxherët duhet të sigurojnë shumë shpejt që çdo punonjës të ketë aksesë të plotë, kështu askush nuk ndihet mbrapa.

Lexo: Gerti Boshnjaku: tani kërkohen lehtësi financiare, nesër investime në teknologji

3. Çfarë duhet të bëjnë njerëzit që nuk janë mësuar me punë në distancë për t’u përgatitur psikologjikisht për këtë?

Zhvilloni rituale dhe kini një mënyrë të disiplinuar të administrimit të ditës. Programoni një kohë fillimi dhe fundi. Mbani një ritëm. Bëni dush, qëndroni të veshur, edhe nëse nuk është ajo që ju vishni zakonisht për të punuar, pastaj filloni me aktivitetet e ditës. Nëse jeni mësuar të lëvizni fizikisht, sigurohuni që ta bëni atë gjatë ditës tuaj. Nëse jeni ekstrovert dhe jeni mësuar me shumë kontakte dhe bashkëpunim me të tjerët, sigurohuni që kjo të ndodhë akoma. Pyete veten: Si do ta mbroj veten nga ndjesia e të qënurit i vetmuar ose i izoluar dhe të qëndroj i shëndetshëm, produktiv dhe i gjallë? Krijojeni këtë për veten tuaj.

Mos harroni gjithashtu, që në të vërtetë mund të kënaqeni duke punuar nga shtëpia. Ju mund të dëgjoni muzikën që ju pëlqen. Mund të mendoni në mënyrë fleksibël për kohën tuaj. Mund të jetë argëtuese. Sa për menaxherët, ata duhet të kenë një sjellje njerëzore. Sigurohuni që ata jo vetëm po punojnë, por edhe që ata kanë atë ritëm dhe kontakte si në zyrë. Pyesni: “Çfarë mund të bëj për t’u siguruar që ky tranzicion i papritur dhe i shpejtë po funksionon për ju”?

4. Si duhet të ndodhin chek-in? Në grup? Një për një? Përmes thirrjeve telefonike? Apo në video-biseda?

Së pari, duhet të keni një bisedë në grup për risitë në punë. Thuaj, “Hej, njerëz, është një botë tjetër. Ne nuk e dimë se sa do të zgjasë kjo. Por, dua të sigurohem që të gjithë ju keni atë që ju nevojitet”. Kërkohet që i gjithë ekipi të nisë këtë mënyrë të re të punës. Duhet të kuptoni: Sa shpesh duhet të komuntikojmë? Duhet të jetë video, telefon, ose Slack / Jive / Yammer. Nëse nuk jeni duke përdorur një nga sistemet e mesazheve të çastit, mund të vazhdoni të punoni vetë? Cila është mënyra më e mirë për ne që të punojmë së bashku? Ju duhet të ndihmoni njerëzit të kuptojnë se si ta bëjnë këtë dhe t’u krijoni atyre besimin se kjo funksionon.

Sapo kjo të zgjidhet, zhvilloni takim në distancë me grupin tuaj të paktën një herë në javë. Vazhdoni kështu për disa kohë. Nëse jeni mësuar të keni takime, vazhdoni ta bëni. Në fakt, kontakti ndoshta duhet të rritet për të gjithë ekipin dhe anëtarët. Punonjësit e rinj, ata që punojnë në projekte kritike mund të kenë nevojë për më shumë mbledhje online. Mos harroni gjithashtu, që mund të bëni gjëra argëtuese në mënyrë praktike: të keni orë të gëzuara, një pushim për kafe, drekë së bashku. Të gjitha këto gjëra mund të vazhdojnë lidhjen që keni pasur në zyrë. Dhe ka shumë hulumtime që tregojnë se ekipet virtuale mund të jenë plotësisht të barabarta me ato në zyrë për sa i përket besimit dhe bashkëpunimit. Thjesht kërkon disiplinë.

5. Si ndikon puna nga shtëpia në shëndetin psikologjik? Çfarë mund të bëjnë punëdhënësit për të siguruar që njerëzit janë duke qëndruar të përqendruar, të angazhuar dhe të lumtur?

Njerëzit mësohen të kenë këto biseda të paplanifikuara me ujë ose kapuçino me kolegë, dhe ato në të vërtetë janë pjesë të mëdha, të rëndësishme të ditës së punës që kanë një ndikim të drejtpërdrejtë në performancën. Si i krijojmë ato praktikisht? Për disa grupe dhe individë do të ketë mesazhe të vazhdueshme. Për të tjerët, do të jenë biseda telefonike live ose konferenca video. Disa njerëz mund të dëshirojnë të përdorin WhatsApp, WeChat ose Viber. Një shef mund të sugjerojë disa kontakte për shëndetin psikologjik. Njerëzit nuk do të jenë në gjendje ta kuptojnë këtë direkt, duhet t’i stërvisni ata. Ekziston edhe një gjë: Ushtrimi. Është e domosdoshme, kritike për mirëqenien mendore.

Lexo: Zyrtarizohet dokumenti i shtyrjes së kësteve të kredive

6. Cilat janë tri gjërat e para që drejtuesit mund të bëjnë për të krijuar një kulturë të mirë në distancë?

Ka më shumë se 10,000 libra në gjuhën angleze në Amazon se si të drejtohen në distancë punonjësit. Pse? Sepse kjo është shumë e vështirë për ta bërë dhe menaxherët duhet të punojnë në mënyrë aktive me këtë. Së pari, sigurohuni që anëtarët e ekipit vazhdimisht të dinë se çfarë po ndodh. Ju duhet të komunikoni atë që po ndodh në organizatë, sepse kur janë në shtëpi ndihen sikur janë dëbuar nga mjedisi i organizatës. Ata pyesin veten se çfarë po ndodh në kompani, me klientët, me objektivin e përbashkët. Komunikimi rreth kësaj është jashtëzakonisht i rëndësishëm. Kështu që dërgoni më shumë email, duke ndarë më shumë.

Gjatë kësaj periudhe, njerëzit gjithashtu do të fillojnë të nervozohen për qëllimet e të ardhurave dhe gjëra të tjera, kështu që ju do të duhet të siguroheni që ata të ndjehen sikur do të jenë në rregull. Një tjetër gjë është të siguroheni që asnjë anëtar të mos ndihet sikur ka më pak qasje tek ju, krahasuar me të tjerët. Në shtëpi, imagjinatat e njerëzve fillojnë të zhvillohen për keq. Ndaj, duhet të jesh i arritshëm dhe i disponueshëm për të gjithë, në mënyrë të barabartë. Më në fund, kur drejtoni takimet tuaja në grup, synoni përfshirjen dhe ekuilibrimin e orës në mënyrë që të gjithë të jenë duke ju parë dhe dëgjuar.

7. Si do të ndikojnë këto ndryshime në produktivitet?

Produktiviteti nuk ka pse të ulet aspak. Mund të mirëmbahet, madje edhe të përmirësohet, sepse lëvizjet dhe shpërqëndrimet e zyrës janë zhdukur. Sigurisht, ju mund të jeni në shtëpi me partnerin ose fëmijët tuaj dhe kjo çështje duhet të sistemohet. Një problem tjetër mund të jetë aftësia juaj për të zgjidhur problemet shpejt kur nuk mund të takoheni personalisht, në kohë reale. Kjo mund të krijojë vonesa. Por përveç kësaj, nuk ka diçka konkrete që produktiviteti të bjerë. Ka prova të forta që tregojnë se nuk duhet të ndryshojë.

8. Nëse politikat e distancës sociale vazhdojnë për një kohë, si e masni produktivitetin e punonjësve tuaj dhe përfundimisht i rishikoni ato në punë?

Kjo vlen për çdo menaxher: duhet të keni besim tek punonjësit tuaj. Kjo është një epokë dhe një kohë në të cilën duhet të dëgjojmë këshillat e Ernest Hemingway: “Mënyra më e mirë për të zbuluar nëse mund t’i besoni dikujt është t’i besoni atij.” Ju nuk mund të shihni se çfarë po bëjnë njerëzit. Por, pajisini ato në mënyrat e duhura, u jepni atyre detyrat, kontrollojini siç keni bërë gjithmonë dhe shpresoni se ato do të prodhojnë në mënyrat që dëshironi. Ju nuk mund të monitoroni procesin, kështu që rishikimi juaj do të duhet të bazohet në rezultate. Por, nuk ka asnjë arsye për të besuar se, në këtë mjedis të ri, njerëzit nuk do të bëjnë punët që u janë caktuar. Puna në distancë është afër nesh prej kohësh dhe sot kemi të gjitha teknologjitë që na duhen jo vetëm që të punojmë, por edhe të bashkëpunojmë. Ne kemi mjete të mediave sociale në mbarë ndërmarrje që na lejojnë të ruajmë dhe marrim të dhëna, të kemi biseda në grup, të ndajmë praktikat më të mira, të mësojmë.

Lexo: COVID-19, Shkon në 59 numri i të infektuarve në vend. Shënohet viktima e dytë

9. Le të flasim për takime virtuale. Cilat janë disa nga praktikat më të mira, përtej këshillave të përgjithshme për të sqaruar qëllimin tuaj, të qarkulloni një axhendë, t’i përgatisni njerëzit për t’u thirrur dhe kështu me radhë?

Së pari, ju duhet të keni disa rregulla themelore të qarta. Thuaj, “Punonjës, kur kemi këto takime, ne duhet t’i bëjmë në një mënyrë të këndshme, fikim telefonat, nuk kontrollojmë postën elektronike ose multitask.” Unë rekomandoj shumë video konferencat nëse keni mundësinë t’i bëni ato. Kur njerëzit janë në gjendje të shohin njëri-tjetrin, ka një diferencë të madhe. Më tej, ju u besoni njerëzve që të ndjekin rregullat themelore.

Numri dy, mos bëni më biseda në ajër, sepse njerëzit mund të mësojnë vetë si të punojnë nga shtëpia, kaloni gjashtë deri në shtatë minutat e para të një takimi duke kontrolluar njerëzit. Mos kaloni direkt  tek axhenda juaj. Në vend të kësaj, pyesni të gjithë, “Si jeni?” Filloni me këdo që është personi me statusin më të ri ose më të ulët ose ai që flet zakonisht më pak. Ju duhet të ndani gjithashtu, një mënyrë që të modeloni sjelljen. Pas kësaj, prezantoni gjërat kryesore për të cilat dëshironi të flisni dhe përsëri strukturoni atë që dëshironi të keni si rezultat, duke bërë pyetje, apo edhe thjesht duke përdorur teknologjinë tuaj të preferuar, si Zoom ose Skype for Business.

Gjëja e fundit, ju duhet të zhvilloni takimet virtuale duke komunikuar shumë. Sigurohuni që njerëzit ju kanë dëgjuar dhe se janë në rregull me rezultatin. Informojini se keni një video konferencë rreth një teme. Ta ndjekin atë me një email ose një mesazh Slack. Ju duhet të keni pika të shumta kontakti përmes rrjeteve të ndryshime të komunikimit për të vazhduar bisedën. 

10. Dhe si i lehtësoni bisedat shumë komplekse ose emocionale kur njerëzit nuk janë ballë për ballë?

Ju mund të ngrini vetëm një ose dy nga këto tema sepse nuk keni kohë ose mundësi për të punuar gjërat pas takimit. Pra, jeni të zhytur në mendime për ato që bëni, kur i bëni dhe si i bëni. Ndonjëherë në ambiente virtuale, njerëzit nuk ndihen të sigurt psikologjikisht, kështu që nuk mund të flasin kur nevojitet. Ndonjëherë, madje mund të duhet të gjeneroni ose modeloni pak mosmarrëveshje, gjithmonë mbi punën, detyrat ose proceset, natyrisht asgjë personale.

11. Në këtë kohë si i diskutoni me fëmijët dhe si kujdeseni për ta?

Shefat duhet të jenë të përgatitur për atë bisedë dhe t’i ndihmojnë njerëzit të mendojnë për këto çështje. Heqja e kufijve midis punës dhe shtëpisë papritmas ka ndodhur. Kështu që menaxherët duhet të zhvillojnë aftësi dhe politika për të mbështetur ekipet e tyre. Kjo mund të përfshijë të qenurit më fleksibël për orët në të cilat punojnë punonjësit. Ju nuk duhet të hani drekë në ora 12:00. Mund të ecni me qenin tuaj në 02:00. Gjërat rrjedhin vetë dhe menaxherët thjesht duhet të besojnë se punonjësit do të bëjnë çmos për të kryer punën e tyre.

12. Ne kemi folur për komunikimin e brendshëm, por çfarë këshillash keni për njerëzit që janë në raport me klientët?

Ne kemi parë thirrje virtuale të shitjeve dhe angazhime të klientëve. Bëni të njëjtat gjëra. Këtu është edhe më e rëndësishme të përdorni media vizive. Sigurohuni të keni gjithçka që do të bënit ballë për ballë dhe vazhdoni ta bëni. Ndoshta nuk mund të pini një verë dhe të konsumoni një darkë. Por, ju mund të bëni më shumë. Behuni krijues.

13. Çfarë bëni në një organizatë ku keni një përzierje të dy punëtorëve me jakë blu dhe të bardhë? Apo për ata kolegë që nuk janë të pajisur siç duhet?

Organizatat duhet të gjejnë një mënyrë për të mbështetur ata punëtorë, një lloj veprimi kolektiv për t’i ndihmuar ata sepse ndryshe jeni duke izoluar plotësisht njerëzit që janë të rëndësishëm për operacionin tuaj.

Lexo: Edi Rama: Kompensohen pagat e munguara të muajit Mars në çdo biznes

14. Nëse e ndjeni se përkundër përpjekjeve tuaja më të mira, një punonjës është duke luftuar, nuk përqendrohet, ndihet i vetmuar, çfarë mund të bëni?

Kur shihni këto shenja, në email ose me pak angazhime në bisedat në grupe, bisedoni me ta. Rrisni kontaktin dhe inkurajoni të tjerët gjithashtu. Kuptoni se ku janë dhe merrni ato që u duhen. Organizatat gjithashtu duhet të sigurohen që të kenë shërbime të ndihmës për punonjësit në këtë kohë. Kur papritmas nuk e keni më rutinën tuaj dhe lidhjet e rregullta me njerëzit e tjerë, disa “do të luftojnë” më shumë dhe do t’ju duhet ndihmë shtesë. Gjithashtu çdo CEO i çdo organizate duhet të jetë shumë më i dukshëm tani, përmes konferencave me video, ose regjistrimit audio për t’u dhënë njerëzve besim dhe për t’i qetësuar ata dhe për të qenë një udhëheqës që jep shpresë.

15. A e shihni këtë krizë si një mënyrë që ka ndryshuar operimin e ekipeve dhe organizatave?

Kriza do të zgjerojë repertorët e tyre. Organizatat, ekipet dhe njerëzit do të eksperimentojnë më shumë me punën virtuale. Shumë prej tyre gjithmonë kanë dashur ta provojnë atë si mënyrë për të zgjeruar aftësinë e tyre ose forcën e punës. Nuk është se njerëzit do të përvetësojnë përgjithmonë këtë format të re të punës, por kjo përvojë do të zgjerojë kapacitetin e të gjithëve. Nëse ka një aspekt të vogël pozitiv për këtë rrëmujë në të cilën po e gjejmë veten, është se  po zhvillojmë aftësi të caktuara që mund të ndihmojnë në të ardhmen.

Burimi: Harvard Business Review