Po shikoni emailet në inbox, duke ndarë mendjen cilët emaile duhet të arshivoni dhe cilët duhet të ruani, dhe ja ku vjen: një email nga një javë më parë (ose më herët). Mbase ju ka mbërritur gjatë një furie punësh dhe kjo është hera e parë që e shikoni; ose mbase ju kujtohet se do i riktheheshit më pas, dhe më pas ju doli tërësisht nga mendja. Pavarësisht skenarit, dikush ju ka dërguar email, dhe ju nuk i kthyet kurrë përgjigjie.
Le t’i përgjigjemi pyetjes së parë: A ka nevojë ende t’i përgjigjeni? Ndërsa është tunduese t’ia vini fajin filterit SPAM dhe të ‘shtireni’ sikur nuk ka ndodhur kurrë t’ju ketë mbërritur emaili, përgjigjia është ‘PO’, duke supozuar se emaili vjen nga dikush që e njihni. (Natyrisht, nuk po ju sugjeroj t’i përgjigjeni çdo newsletter-i ose çdo emaili të ftohtë që ju vjen në adresën tuaj.) Sipas listës së Emily Post të “Top Ten Email Manners” (10 Mënyrat më të mira të Emaileve), rregulli numër një i emaileve është: Përgjigjuni gjithmonë.”
Ja ku janë 4 pyetje që duhet t’ia bëni vetes para se të dërgoni një përgjigjie dikujt:
1. A ia vlen të përmendet arsyeja?
Një justifikim nuk e përmirëson gabimin tuaj. Në fakt, ai mund ta përkeqësojë dhe ta bëjë të duket sikur ju mendoni se nuk ka ndonjë rëndësi. Me fjalë të tjera, nëse thoni, “Më vjen keq: Kam qenë shumë i/e zënë me punë!” nuk do ta bëjë dërguesin tuaj të ndihet më mirë. Por do ta bëjë atë të ndihet sikur t’i përgjigjeni atij/asaj përbën fundin e listës suaj të prioriteteve ose sikur ju mendoni se është “OK” për t’u vonuar 10 ditë që t’i ktheni përgjigjie deri në momentin që gjërat bëhen me ngut më pas.
Gjithsesi të ndani diçka mund ta zbusë goditjen, sepse i kujton personit tjetër se jeni njeri dhe të gjithë i kanë kaluar gjëra të tilla. Për shembull, ndonjëherë duhet të kalojnë javë para se dikush të më shkruajë në Facebook ose LinkedIn dhe pas një fraze “Ndjesë për vonesën në përgjigjie, “ do të shtojë se “nuk futet në LinkedIn as shpesh sa duhet” ose “nuk i kontrollon kurrë mesazhet e Facebook.” Shembuj të tjerë përfshijnë edhe rastet kur ju shkoni papalnifikaur me pushime dhe harroni të dërgoni një mesazh se jeni larguar ose keni pasur një urgjencë familjare dhe e humbët fillin e emaileve të dërguar ndërsa dolët nga zyra.
Të përfshini detajet njerëzore mund ta bëjë gabimin më të pranueshëm.
2. A i përgjigjeni pyetjes origjinale?
Nëse ka kaluar më shumë se një javë nga koha kur dërguesi juaj ju ka sjellë një email, ju thjesht nuk mund t’i shkoni çëhtjes në thelb. Sepse nëse ju harroni apologjinë (të kërkoni ndjesë), ju riskoni që pala tjetër të mendojë se përgjigjia me 5 ose më shumë ditë me vonesë është mënyra se si bëni ju biznes.
Për të qenë e sinqertë, nuk ka shumë rëndësi se cilën linjë zgjidhni. Ju mund të përgjigjeni “Më vjen keq që po ju shkruaj vetëm tani” ose “Ndjesë për vonesën në përgjigjie,” ose çfarëdolloj gjëje të këtillë. Më pas, përsa i përket pyetjes së mësipërme, vendosni nëse ia vlen të shtoni ndonjë rresht më shumë për çështjen e kërkuar.
Gjithsesi hapi tjetër thelbësor është që të ecni përpara dhe të merreni me çështjen në fjalë. Të kërkoni fakje më shumë se ç’duhet e bën emailin e munguar një çështje më të rëndësishme se çfarë është në fakt, dhe heq vëmendjen nga arsyeja e vërtetë se përse po i shkruani personit në fjalë, e cila është t’i përgjigjeni emailit të tij/saj.
Duket sikur: “Ndjesë për vonesën e përgjigjies sime. Vetëm tani po u rikthehem emaileve nga pushimet! Përsa i përket eventit të ardhshëm…” Duke i shkuar problemit në thelb, ju dhe dërguesi juaj mund të ecni përpara. Pas të gjithave, një ndjesë e shkurtër dhe një përgjigjie e mirëmenduar për çështjen që shqetëson dërguesin do të jetë më e dobishme se një apologji e gjatë dhe asnjë përgjigjie konkrete (sërish).
3. A është ky email në veçanti ende i rëndësishëm?
Sigurisht, ka momente kur emailet hanë një kohë të gjatë në mënyrë absurde. E keni parasysh: E shikoni një mëngjes ndërsa po përgatisni mëngjesin, e harroni gjatë kohës që niseni për në zyrë dhe kujtoheni për të vetëm 2 muaj më pas kur po kërkoni për diçka tjetër.
Nëse kërkesa ngelet e qëndrueshme (jetëgjatë, për shembull, dikush ju ka kërkuar t’ju takojë për një kafe), ju mund t’i shkruani për vonesën dhe mund ta ftoni nëse jeni të interesuar. Gjithsesi, nëse dikush ju ka kërkuar shënimet tuaja mbi diçka e cila ka një muaj që ka kaluar, qartësisht ai/ajo nuk ka më nevojë për feedbackun tuaj.
Në këtë rast keni dy opsione. E para është t’i përgjigjeni, t’i kërkoni falje për harresën dhe t’i ofroni ndihmë në vazhdimësi. Opsioni i dytë, nëse le të themi, keni kuptuar se i jeni evituar një emaili aksidentalisht nga dikush që keni, ose do të donit të kishit, një marrëdhënie të fortë pune është ta shpalosnit këtë në një email tjetër, ose edhe me një telefonatë. Dhe në fakt mund të shërbejë si një “justifikim” shumë i mirë për të kontaktuar me dikë.
4. Çfarë keni në plan të bëni ndërsa ecni përpara?
Ok, kjo është vetëm për ju. Sepse, ndërsa pjesa më e madhe e njerëzve do ta anashkalojnë një përgjigjie të padërguar, ju nuk doni të bëheni dikush i cili është i(e) tmerrshëm (tmerrshme) me emailet. Ose më keq akoma, të dukeni si dikush që shkruan vetëm, “Ndjesë për vonesën në përgjigjie,” dhe më pas vazhdon të jetë jokonsistent.
Kështuqë, mbani në mendje se veprimet flasin më shumë se fjalët dhe vendosin një regjim të ri. Mund të thotë të jeni tepër të përpiktë të shkoni nëpër emailet tuaja pas njëfarë kohe jashtë zyre, ose të mbani një listë emailesh që e hapni pas orëve të punës që të siguroheni se do t’u përgjigjeni në momentin e parë kur të ktheheni në zyrë. Të harrosh një email na ndodh të gjithëve, vetëm mos e lini të bëhet një zakon.
/Shkruar nga Sara McCord, Publikuar nga Mashable.
Që nga viti 2015 nxisim shpirtin sipërmarrës, inovacionin dhe rritjen personale duke ndikuar në zhvillimin e një mjedisi motivues dhe pozitiv tek lexuesit tanë. Kjo punë që e bëjmë me shumë dashuri nuk ka të paguar. Ne jemi platforma e vetme e cila promovon modelin pozitiv të sipërmarrjes së lirë. Përmes kësaj platforme mbështesim edukimin gjatë gjithë jetës si mjet për zhvillimin personal dhe profesional të brezave. Kontributi juaj do të na ndihmojë në vazhdimin e këtij misioni në gjithë trevat shqipfolëse.
Mund të kontribuoni KETU. Falemnderit.
