Rregulli i thjeshtë nga CEO i LinkedIn, që do ju bëjë të eleminoni mbledhjet e padobishme


Ne harxhojmë shumë kohë nëpër mbledhje që shpesh herë janë të pakuptimta dhe përveç kohës ne nuk jemi më as produktivë. 

Lexoni: Jeff Bezos, CEO i Amazon, tregon teknikën për të patur mbledhje efektive

Pikërisht për këtë ka folur CEO i LinkedIn, Jeff Weiner në blogun e tij. Ai na sjell “Një rregull të thjeshtë për të eleminuar mbledhjet e padobishme”. Këshilla e tij mbetet ende në qarkullim që prej postimit të tij. Rregulli i artë i Weiner është i thjeshtë, por jo gjithmonë mund të ekzekutohet lehtësisht mirë.

Jo më prezantime

Weiner në postimin e tij shkruan se në kompaninë LinkedIn, ata në thelb i kanë eleminuar prezantimet. Materialet që do të paraqiten gjatë takimit u dërgohen pjesëmarrësve të paktën 24 orë përpara që ata të njihen me përmbajtjen.  Duke ditur se njerëzit mund të mos e kenë lexuar paraprakisht materialin Weiner gjithashtu u jep pak kohë në fillim të mbledhjes të pranishmëve për të lexuar materialet. Mund të duket sikur fillimi i një takimi në heshtje është i çuditshëm, por në të vërtetë funksionon mirë.

Së pari, materialet duhet të jenë të shkruara mirë. Duke qenë të detyruar që të shkruani mendimet/ rekomandimet / pikat tuaja kyçe, në fakt ju bën të mendoni për temën shumë herë më qartë. Është art dhe shkencë më vete të shkruarit e një faqeje efektive. Ashtu siç tha dhe Mark Twain, “Po të kisha më shumë kohë, do të kisha shkruar një letër më të shkurtër.”

Së dyti, koha e caktuar që vendosni për të lexuar materialin paraprakisht në mbledhje duhet të jetë një rregull i përhershëm, që të funksionojë kjo metodë. Kjo duhet të bëhet rutinë. Ndonëse mund ta keni dërguar materialin paraprakisht, kjo kohë para fillimit të mbledhjes do të shërbejë për rifreskim të atyre që keni lexuar.

Pasi përfundon koha e leximit, është e rëndësishme që të mos futeni në prezantim. Kjo është tendenca e zakonshme, por në vend të kësaj, është koha për pyetje, diskutime, debate dhe vendime. Edhe nëse është një dokument i shkruar dhe sqaruar shumë mirë, vendimi mund të jetë akoma i diskutueshëm, kështu që koha e mbetur mund të shpenzohet për pyetje dhe debat konstruktiv sesa në prezantime të përsëritura apo të parëndësishme.

Lexoni: Rregulli i “picës” që Jeff Bezos ndjek për mbledhje produktive

Disa sugjerime të tjera nga Weiner për mbledhje më të mira:

  1. Përcaktoni objektivin e mbledhjes

Kjo tingëllon shumë e thjeshtë, por në të shumtën e mbledhjeve ngrihen çështje që janë në axhendën e dikujt që skanë lidhje me takimin. Duhet t’i kërkoni gjithmonë ekipit tuaj të shkruajë objektivin e takimit në krye të axhendës.

  1. Zgjidhni një drejtues për mbledhjen

Kush do të drejtojë mbledhjen? Duhet të jetë vetëm një person dhe ai duhet ta ketë menduar paraprakisht strukturën e mbledhjes, temat që do trajtohen dhe çfarë pritet në fund. Gjithashtu ky drejtues duhet të parandalojë hallakatjen e mbledhjes që çon në pika të parëndësishme.

  1. Caktoni një person që mban shënime

Kjo ndihmon në krijimin e një rezymeje të përgjithshme që të rishikohet më vonë, si dhe për të shmangur “efektin Rashomon” – njerëz të ndryshëm që interpretojnë rezultate të ndryshme nga e njëjta mbledhje. Ai që mban shënime duhet të kapë pikat kyçe të mbledhjes, marrëveshjet, rezultatet, siç bën një stenograf gjyqësor. Siç thekson Weiner, duhet të jetë “dikush që është i përgatitur mirë në objektivat e takimit dhe që ka një kuptim të qartë të kontekstit që mund të kapë vetëm pikat më të spikatura”.

Lexoni: Ja si ia bën CEO i Microsoft, Satya Nadella për të drejtuar mbledhje produktive

Nuk kemi folur akoma për eleminimin e mbledhjeve që nuk duhet të zhvillohen. Nëse je një udhëheqës, ji i guximshëm dhe pyet pse do të zhvillohet një takim apo një mbledhje. Nëse nuk ka një çshtje që vërtet duhet të trajtohet dhe është humbje kohe, atëherë pse duhet të harxhoni kohën duke e zhvilluar atë. Shanset janë që ju dhe të gjithë që punojnë me ju dhe janë të përfshirë do të jeni më mirë nëse do të keni vetëm gjysmën e numrit të mbledhjeve që aktualisht bëni. Konsiderojeni këtë si një objektiv, jo si një pikënisje.

Dhe sa i përket mbledhjeve që ende duhet të ndodhë – bëjeni atë që të ketë vërtetë rëndësi.

burimi: INC

Must watch
Business Mag Nr. #24 - Tetor 2020

Numri 24 i revistës Businessmag.al sjell një panoramë të zhvillimeve, përshtatjeve dhe ecurisë në sektorë të ndryshëm të ekonomisë. Në të njëjtën kohë, shohim zhvillime relativisht të kënaqshme.  Organizime të reja si Dhoma Ekonomike e Gruas, duket si një shpresë për më shumë zë, lobim dhe mbështetje për gratë sipërmarrëse dhe sipërmarrjet e reja.

Gjatë kësaj periudhe angazhime si programi “Ringrihu më i fortë”, ishin një lloj kundërpërgjigje ndaj dëmeve ekonomike që po shkakton pandemia.

Influencerat vijojnë të rrisin hapësirat e tyre dhe janë bërë një instrument i rëndësishëm marketimi. Në brendësi të revistës do të gjeni renditjen e top 100 influencerave më të mëdhenj në vend.

Gjatë kësaj vere ndërkohë, vetë Businessmag pati një fushatë të suksesshme të promovimit të turizmit shqiptar. Qindra të rinj u angazhuan të dërgojnë foto dhe përshkrimet e vendeve të ndryshme të Shqipërisë.

Shiko më shumë
Na ndiqni në rrjetet sociale