Rregullat e mirësjelljes së takimeve janë çelësi për një biznes të mirë, pasi koha e përballjes lejon komunikim të qartë dhe vendimmarrje efektive. Por shumë shpesh, takimet zgjasin më shumë sesa duhet dhe nuk arrijnë t’i mbajnë të angazhuar të pranishmit. Pavarësisht nëse jeni duke u takuar me partnerë, shitës ose punonjës, shfaqni shkëlqimin tuaj me këto këshilla takimesh.
Përcaktoni objektivin. Një qëllim i qartë do të vendosë tonin për takimin dhe do të përcaktojë drejtimin e tij. Qëllimi juaj duhet të jetë specifik dhe i matshëm. Nëse prisni që të pranishmit të bëjnë brainstorm, kërkojini secilit pjesëmarrës të vijë me një listë idesh.
Pyesni veten nëse një takim është me të vërtetë i nevojshëm. Takimet mund të kushtojnë. Për të llogaritur koston e saktë, shumëzoni pagën për orë të çdo personi të pranishëm me kohëzgjatjen e mbledhjes. Nëse objektivi juaj mund të arrihet përmes e-mail, video-call, Skype, apo edhe një diskutimi të shpejtë personalisht, anashkalojeni takimin fare.
Lexoni: 7 mënyra të thjeshta për t’i bërë takimet me ekipin të suksesshme
Ftoni vendimmarrësit. Takimet më efektive përfshijnë palët e interesuara për të siguruar që vendimet mund të merren menjëherë. Nëse një vendimmarrës kyç nuk është i disponueshëm, kërkoni nga një vartës të marrë pjesë. Idealisht, ky person do të jetë në gjendje të flasë në emër të mbikëqyrësit të tij dhe – të paktën – të marrë shënime dhe të raportojë.
Ngrihuni. Takimet rutinë të krijuara për të prekur bazën me punonjësit dhe për të diskutuar raportet e statusit zakonisht mund të realizohen në 15 minuta ose më pak. Ju do të keni më shumë gjasa ta mbani takimin të shkurtër dhe të saktë nëse të gjithë qëndrojnë në këmbë.
Planifikoni në mënyrë strategjike. Nëse dëshironi që çdo pjesëmarrës i takimit të jetë plotësisht i angazhuar, shmangni mëngjesin e të hënës, kur të gjithë marrin e-mail. Gjithashtu shmangni pasditeve të së premtes, kur punonjësit janë të zënë me mbylljen e javës dhe duke pritur fundjavën. Programoni takimet në një ditë dhe orar kur pjesëmarrësit kanë më shumë gjasa të angazhohen.
Vendosni një kufi kohor dhe përmbahuni në të. Takimet që zvarriten me orë të tëra i bëjnë pjesëmarrësit të humbasin durimin dhe fokusin. Hapësirat e vëmendjes janë të shkurtra dhe koha është e vlefshme. Takimet më produktive fillojnë në kohë dhe përfundojnë në kohë.
Jepini prioritet axhendës. Mos i lini për të fundit temat më të rëndësishme. Për të siguruar që objektivat me prioritet më të lartë janë përmbushur, së pari diskutoni çështjet më të rëndësishme. Në këtë mënyrë, nëse dikush duhet të largohet herët nga takimi, ju do t’i keni arritur qëllimet tuaja kryesore.
Qëndroni në rendin e ditës. Axhenda është një skicë — një kornizë — për të mbajtur të gjithë në temë dhe për të ruajtur rrjedhën e takimit. Rendi i ditës duhet të mbahet në një faqe dhe nuk duhet të përfshijë asgjë tjetër përveç temave kryesore të bisedës. Nëse pjesëmarrësit këmbëngulin të flasin jashtë radhës, ndërhyni dhe sugjeroni që të flasin pas takimit ose të planifikojnë një diskutim të veçantë. Pastaj kthehuni menjëherë në temën në fjalë.
Lexo: 11 ide për rritjen e marketingut të biznesit tuaj
Jepni koncepte përmes tregimeve. Kur i prezantoni një grupi koncepte kyçe ose ide të reja, veçanërisht modele që janë të vështira për t’u kuptuar, shpjegoni pse ata duhet të dëgjojnë me vëmendje. Kornizojeni çështjen me një histori të shpejtë dhe përdorni shembuj.
Përfundoni qartë. Në fund të takimit, përsërisni shpejt çdo vendim, afat dhe sqaroni çdo veprim vijues që kërkohet. Të gjithë pjesëmarrësit e takimit duhet të kuptojnë saktësisht se çfarë pritet prej tyre. Programoni menjëherë çdo takim pasues.
Që nga viti 2015 nxisim shpirtin sipërmarrës, inovacionin dhe rritjen personale duke ndikuar në zhvillimin e një mjedisi motivues dhe pozitiv tek lexuesit tanë. Mbështetja juaj na ndihmon ta vazhdojmë këtë mision.
Na Suporto
