A e dinit që mund t’i qartësonit prioritetet tuaja vetëm me 3 ngjyra?! Ja se si të veproni

Bordet, menaxhmenti dhe punonjësit humbasin shumë kohë për shkak të mungesës së qartësisë në përcjelljen dhe ndarjen e atyre që po përpiqemi të arrimë. Detyra bazë e përcaktimit të synimeve dhe mbajtjes së tyre është aq kritike, megjithatë nuk realizohet mjaftueshëm ose konsistentisht. Ne do t’ju njohim me një mënyrë mjaft interesante për t’i qartësuar priorietet tuaj, me vetëm 3 ngjyra!

Provoni këtë ushtrim: pyesni dy ose tre anëtarë të bordit ose punonjës se cilat janë tre prioritetet kryesore për kompaninë. Pastaj pyesni ata aktivitetet bazë ose metrikat më të mira për t’i vlerësuar ato prioritete. Shihni sa të konsistentë janë përgjigjet ose jo.

Së pari, duhet të angazhoheni në përcaktimin e prioriteteve tuaja kryesore, detyrave dhe metrikave ose  përmbajtjes. Kur kjo është bërë, duhet të angazhoheni në përdorimin e mënyrës më të ndikueshme të mundshme, zakonisht me një element vizual të fortë për të komunikuar ato elemente/forma. Është thjesht: Përcaktoni prioritetet, pastaj vizualizoini.

1. Përcaktoni prioritetet: Qëndroni të qartë për tre deri në pesë synime kryesore. Më pak se tre  tregoni se nuk po punoni aq fort sa duhet. Më shumë se pesë tregoni se po shpërdorni veten dhe të tjerët. Pastaj, vendosni detyrat kritike të nevojshme për të arritur ato synime dhe identifikoni metrikat dhe parametrat e duhur për të ditur nëse po arrini atje.
2. Vizualizoni: Outputi i një procesi përcaktimi prioritetesh, menaxhimi detyrash dhe vlerësim i pikave spesh bëhet kaq i kompleks që pengon efektivitetin. Ironikisht, shpërndarja e mjeteve të reja të menaxhimit dhe vlerësimit mund t’i bëjë gjërat më keq. Këto mjete zakonisht janë ndërtuar në bazë të presupozimit se të gjithë përdoruesit janë të njëjtë efikas dhe të përkushtuar në hyrjen, ndarjen dhe rishikimin e të dhënave. Sa shpesh vërtet e lexoni dhe e kuptoni “raportet numerike” dhe “përditësimet e detyrave” që merrni?

Prandaj, ne do t’ju flasim për një sistem shumë bazik: e gjelbër, e verdhë, e kuqe, ose GYR.

Nga listat e thjeshta të detyrave dhe përditësimeve të aktivitetit të projektit deri te kartelat për performancën financiare, gjithçka është e koduar në gjelbër, verdhë dhe kuq. Për shumicën e kohës, këto janë në Excel. Për shkak të lehtësisë me të cilën mund të krijohen dhe kuptohen, ju mund t’i përdorni si mjetin ttuaj më të shpeshtë të komunikimit menaxherial.  Sa më e lehtë është diçka për t’u vizualizuar dhe përshtyer, aq më e mundur është të kuptohet dhe të përdoret, dhe pak gjëra mund të jenë më të lehta se gjelbër, verdhë dhe kuq.

Forma GYR rendit informacionin më të rëndësishëm me një gjendje të thjeshtë GYR – gjelbër që do të thotë mirë, verdhë që do të thotë kujdes, dhe kuq që do të thotë alarm. Ju mbase e dinit këtë, natyrisht. Mendjet tona janë të trajnuara mirë për të kuptuar çfarë do të thotë ato ngjyra. Kjo është një karta përgjithësuese që CEO-ja e përdor për të vlerësuar progresin kundër prioritetit të saj numër një.

Lexo edhe:A keni një start-up dhe kërkoni të rriteni me financim? Kjo mundësi është për ju!

Ndoshta vlera më e madhe e menaxhimit GYR është se ju lejon të bëni në të vërtetë menaxhim bazuar në përjashtime. Si qenie njerëzore, ne kemi dëshirë të përqendrohemi të paktën po aq shumë në ato gjëra që shkojnë mirë sa edhe në ato që shkojnë keq , çka shfaqet në përditësime shumë të përmbledhura për skuadrat tona dhe menaxherët. GYR ju detyron të përqendroheni menjëherë në gjërat që nuk janë në rrugë të duhur. Është një sistem dhe proces për të njohur gjëra të mira, por të shpenzoni shumicën e kohës së organizatës në gjërat që kërkojnë punë.

Jemi në një periudhë ku jemi të zhytur në informacion dhe të pakënaqur me kuptimin që marrim prej tij. GYR inkurajon një disiplinë të komunikimeve cilësore të larta, të përcaktuara nga thjeshtësia, relevanca, shpeshtësia si dhe transparenca.

hbr