5 gabimet që bëjnë menaxherët kur japin kritika. Si t’i shmangni?

Një nga sfidat më të mëdha për një menaxher është përballja me një punonjës rreth performancës së tij. Shumë drejtues, sidomos ata që janë të rinj në këtë rol, ndihen të pasigurt ose të shqetësuar se kritikat mund të dëmtojnë marrëdhënien me ekipin.

Por shmangia e këtyre bisedave nuk është zgjidhje. Në të vërtetë, mënyra se si një menaxher e menaxhon një feedback negativ mund të bëjë diferencën midis një ekipi që rritet dhe një ekipi që ngec. Ja pesë gabimet më të zakonshme që menaxherët bëjnë kur japin feedback kritik dhe si t’i shmangni ato:

1-Vonesa në dhënien e kritikës

• Problemet e performancës nuk përmirësohen vetë, ato duhen adresuar menjëherë.
• Sa më shumë të prisni, aq më e madhe bëhet çështja.
• Jepni feedback sa më pranë momentit kur ndodh problemi.
• Përgatisni punonjësin me një sinjal paraprak, p.sh.:

“Vura re që afati për projektin u tejkalua. Dua të diskutojmë këtë javë mbi arsyen pse ndodhi dhe si mund ta shmangim në të ardhmen.”

Në këtë mënyrë, punonjësi nuk do të ndjehet i papërgatitur.

2-Mungesa e përgatitjes për bisedën

• Shumë menaxherë hyjnë në këto biseda pa e analizuar mirë situatën.
• Përpara takimit, reflektoni mbi pyetjet kyçe:

-Cilat ishin pritshmëritë dhe a i komunikuat qartë?

-Si ndikon puna e këtij punonjësi në ekip dhe objektivat e kompanisë?

-Cilat janë shembujt konkretë të performancës së tij?

-Çfarë udhëzimesh mund t’i jepni për përmirësim?

-Shmangni deklarata të paqarta dhe jini specifikë.

-Mos thoni: “Nuk më pëlqeu performanca jote në projekt.” Por thoni: “Analiza e tendencave në projektin X nuk ishte e detajuar. Nëse do ta kishim shqyrtuar më thellë, do të kishim zbuluar boshllëkun në ofertën tonë dhe mund të kishim fituar tenderin.”

3-Nuk bëni pyetjet e duhura

• Feedback-u nuk duhet të jetë monolog, por një bisedë dypalëshe.
• Në vend që të filloni me pohime si:

“Ti nuk je i përqendruar në punë këto ditë,” niseni me “Si po ndihesh me punën?” ose “Si po të ecën roli yt?”

Dëgjoni me vëmendje për të kuptuar shkaqet e vërteta të performancës së dobët, të cilat mund të përfshijnë:

• Probleme personale
• Mungesë aftësish ose përvoje
• Paqartësi në pritshmëritë e punës
• Mungesë motivimi
• Kur kuptoni rrënjën e problemit, mund të jepni një zgjidhje më të saktë.

4-Personalizimi i problemit

• Feedback-u duhet të fokusohet te puna, jo te personi.
• Në vend që të thoni:

“Ti po dëmton projektin me performancën tënde,” përdorni një qasje neutrale si “Ekipi duhet të përparojë me këtë projekt dhe aftësitë e tua janë të rëndësishme për këtë. Por vura re që ke pasur sfida për të përmbushur afatet. A mund të më tregosh si po e përjeton këtë situatë?”

• Nëse punonjësi sheh se e shihni si aleat dhe jo si kundërshtar, ai do të jetë më i hapur për të përmirësuar performancën.

5-Mungesa e një plani të qartë për përmirësim

• Feedback-u kritik nuk përfundon me një diskutim, ai duhet të pasohet me një plan konkret veprimi.
• Krijoni një plan të strukturuar me punonjësin, duke përcaktuar:
• Fushat specifike që duhen përmirësuar
• Hapat që duhen ndjekur
• Afatet dhe datat e rishikimit
• Mos e lini procesin të hapur, caktoni takime rutinë për të parë progresin dhe për të bërë ndryshime në planin e përmirësimit nëse është e nevojshme.

Feedback-u si një mjet zhvillimi

• Mënyra se si e jepni feedback-un ka një ndikim të madh në mënyrën se si ai pritet.
• Edhe kritikat më të ashpra mund të jepen në një mënyrë njerëzore dhe konstruktive.
• Nuk ka rëndësi nëse punonjësi reagon pozitivisht apo jo, detyra juaj si menaxher nuk është të jeni të pëlqyer, por të ndihmoni ekipin të rritet.
• Një menaxher i mirë nuk është ai që shmang konfliktin, por ai që e menaxhon atë me inteligjencë dhe ndershmëri.

Duke përmirësuar aftësinë tuaj për të dhënë feedback efektiv, ju jo vetëm që do të ndërtoni një ekip më të fortë, por edhe një kulturë pune ku njerëzit ndihen të mbështetur dhe të motivuar për t’u zhvilluar.

Harvard Business Review