Si të shmangni email-et toksike që rëndojnë punonjësit tuaj

NGA ELIZABETH DANZIGER

A keni marrë ndonjëherë një email nga dikush që e dinit se po ju quante idiot? Nuk kishit nevojë që ata të shkruanin  i-d-i-o-t që të dini se çfarë po thoshin. E dinit që po flisnin me ju. Të gjithë kemi pasur përvojën e marrjes së emaileve toksike që na bënë të ndiheshim keq, ndërsa toni i çuditshëm i dërguesit godet vetëvlerësimin tonë. Hulumtimet e fundit në Universitetin e Illinois zbuluan se emailet e vrazhda në vendin e punës kanë një efekt të vazhdueshëm në mirëqenien e punonjësve.

Ne nuk mund të kontrollojmë kur të tjerët mund të shkruajnë këto lloj emailesh, por mund të kontrollojmë nëse i shkruajmë ato.

Rregulli: Nëse lexoni një email që keni shkruar me zë të lartë dhe zbuloni se mund të shtoni natyrshëm fjalët “Idiot!” në mesazh, mos e dërgoni atë email.

Herë pas here, një drejtues biznesi mund të ndihet i tunduar për të shkrepur një email të tillë, sepse vërtet mendon se lexuesi është idiot dhe do ta thotë kështu.

Më shpesh, këto emaile të tmerrshme u shpëtojnë kufijve të filtrave emocionalë të dërguesit dhe nisen për të shkatërruar marrëdhëniet në vendin e punës. Me fjalë të tjera, nuk mendoi me vetëdije se po të quante idiot. Por ti e di që dërguesi e bëri.

Çfarë mund të bëni për t’u siguruar që të mos dërgoni një email toksik?

Mos dërgoni email kur jeni të zemëruar ose të mërzitur.

Edhe nëse nuk jeni të mërzitur me personin që po i shkruani, emocionet tuaja mund të rrjedhin në komunikimin tuaj. Nëse jeni të mërzitur me personin që planifikoni t’i shkruani, është edhe më mire të menaxhoni emocionet tuaja përpara se gishtat të godasin tastierën. Ngrihuni nga tavolina juaj dhe bëni një shëtitje. Merrni frymë thellë. Bëni gjithçka që do të thyejë ciklin e ndjenjave negative dhe do t’ju mundësojë të përqendroni energjinë tuaj përsëri. Pastaj shkruajeni emailin.

Lexo: Nuk shkruante dhe as lexonte deri në moshën 18- vjeçare. Sot profesor në Kembrixh!

Zgjidhini çështjet drejtpërdrejt.

Në vend që të hidhni një mesazh pasiv-agresiv, identifikoni shqetësimin tuaj dhe shpreheni atë me një gjuhë të qartë dhe pa emocione. Për shembull, nëse një person nuk u paraqit në një drekë, ju dini se si të përgjigjeni. Mund të shkruani, “Ti nuk u paraqite në orarin tonë të drekës sot. Unë prita një orë”. Anasjelltas, mund të shkruani, “U shqetësova që nuk erdhe në  drekënsot. A është gjithçka në rregull? Më njoftoni kur të dëshironi të riplanifikoni”. Ose, nëse dikush nuk ju përfshiu në një takim të rëndësishëm, mund të shkruani: “Më lëndoi që nuk më perfshitë në takim”, në vend të “Nuk mund ta besoj që e zhvillove atë takim pa mua!”

Shmangni termat e dyshimtë.

Fjalët si: në të vërtetë, në fakt dhe mirë, mund të interpretohen lehtësisht si pasive-agresive. Mbani ton neutral në zgjedhjen e fjalëve.

Rilexoni çdo email përpara se ta dërgoni, duke mbajtur parasysh lexuesin.

Njerëzit shpesh dërgojnë emaile toksike në shpjetësinë e momentit, pa marrë parasysh tonin, ose rezultatet e mundshme. Pastaj, jetojnë me ndjenjën e fajit. Mos nxitoni të shkruani; personi nuk do të vdesë nëse pret disa orë për mesazhin tuaj.

Kërkoni dikë tjetër ta lexojë përpara se ta dërgoni.

Nëse keni ndonjë dyshim për tonin e emailit tuaj, drejtojeni atë nga një këshilltar ose mik i besuar. Jepu atyre mundësinë të thonë: “Ti në fakt po mendon ta dërgosh atë email? Idjot!”

Marrëdhëniet e biznesit mbështeten në respektin e ndërsjellë. Kur e lejojmë veten të thyejmë rregullin dhe t’u dërgojmë kolegëve email armiqësor, ose pasiv-agresiv, ne prishim strukturën e kulturës së organizatës sonë dhe dëmtojmë vetë lidhjet në të cilat, ne në fund të fundit, mbështetemi për të kryer punët tona. E mbani mend fjalën e urtë që thotë se kapni më shumë miza me mjaltë sesa me uthull? Është ende e vërtetë.

INC