Si të mbani shënime të përsosura gjatë takimeve

Në botën e sotme dinamike, mbajtja e shënimeve të sakta dhe të detajuara gjatë takimeve është thelbësore për menaxhimin efektiv të informacionit dhe për ndjekjen e detyrave. Por, si mund të siguroheni që shënimet tuaja janë të sakta dhe të dobishme? Gjeni më poshtë disa komponentë që ju vijnë në ndihmë për këtë.

1. Elementët bazë: data, personat e pranishëm në takim dhe pikat e rendit të ditës

Elementët bazë janë gjërat që duhet t’i keni në shënimet tuaja para se të fillojë takimi. Çdo takim ka një rend dite ose disa pika të rendit të ditës. Pavarësisht nga metoda e shënimeve që përdorni, rendi i ditës duhet të jetë i pranishëm në krye të shënimeve në një ose dy fjali. Kjo do t’ju ndihmojë të qëndroni në orientimin dhe fokusin e duhur. Gjithashtu, duhet të përfshini emrat e personave që janë të pranishëm në takim. Listimi i emrave gjithashtu lehtëson përgjegjësinë tuaj dhe ju siguron që gjithmonë të dini personin e duhur për t’ju drejtuar për ndonjë pyetje shtesë. Nëse është një takim ekipi, mund të shtoni një listë të të gjithë personave që nuk ishin të pranishëm, për të kujtuar që t’i ndani shënimet e takimit me personat që nuk morën pjesë.

2. Pikat kryesore të diskutimit

Shënimet e një takimi nuk duhet të përfshijnë vetëm atë që duhet bërë më pas, pa dhënë kontekst. Duhet të përfshini pikat kryesore të diskutimit që u bë në takim—dhe, nëse është e mundur dhe e nevojshme, t’ia bëni të ditur ato menjëherë personit të duhur. Një metodë e mundshme që do t’ju vinte në ndihmë për të shënuar pikat e diskutimit do të ishte kombinimi i metodës së shënimeve Cornell dhe metodës së skicimit. Seksioni i majtë përmban folësin që diskutoi pikën, ndërsa në qendër, mund të shkruani diskutimin në formë pikash duke përdorur metodën e skicimit.Kini parasysh që ti nxirrni pikat e diskutimit të shkurtra për t’i bërë ato të dobishme dhe të lehta për t’iu referuar më vonë. Mos shkruani gjithçka që është thënë fjalë për fjalë—ka shumë mjete për transkriptim që mund t’ju ndihmojnë për ta bërë atë nëse keni nevojë. Qëllimi i pikave të diskutimit është të kujtoni shpejt çfarë është diskutuar dhe si takimi arriti në një përfundim ose zgjidhje të një problemi. Një rregull i mirë që mund të mbani parasysh është ky: çdo pikë duhet të përmbajë një fjali dhe çdo fjali duhet të ketë një ide të vetme.

3. Pikat e veprimit

Çdo takim që zhvilloni ose merrni pjesë ka një qëllim (ose duhet të ketë): të zgjidhni një problem, të arrini në një vendim, ose të diskutoni disa opsione. Pikat tuaja të veprimit duhet të reflektojnë përfundimin e takimit tuaj. Në varësi të takimit, mund të keni edhe pyetje. Le të themi se një klient bën një pyetje, por ju duhet të konsultoheni me ekipin e produktit para se t’i përgjigjeni. Në këtë rast, do të keni edhe pyetje për të bërë.Një metodë që mund të ndiqni është ndarja e seksionin të përmbledhjes në dy kolona: në të majtë të mbani shënim pikat tuaja të veprimit dhe në të djathtë pikat e veprimit të klientit ose palës tjetër me të cilën po bëni takim. Gjithashtu ju mund ti ndani pikat e veprimit me simbole të ndryshme: një pikë veprimi një katror, një pyetje që duhet të verifikoni brenda ekipit tuaj  një pikëpyetje dhe një vendim që u arrit gjatë takimit një yll. Ju mund të përdorni metodën e përmendur më sipër ose ta thjeshtëzoni më tej: çdo gjë që rrethohet është një pikë veprimi për veten tuaj dhe çdo gjë në një katror është një pikë veprimi për palën tjetër. Nëse ka disa persona në takim, përdorni metodën e tabelës për të shënuar kush është përgjegjës për çfarë. Gjithashtu, mund të shtoni afatet në një kolonë nëse keni shumë pika veprimi me afate të ndryshme.

4. Vëzhgimet (nëse janë të rëndësishme)

Shënimi i vëzhgimeve nuk është i rëndësishëm për takimet e brendshme, por është i dobishëm kur flisni me klientë ose blerës potencialë. Ju mund ta përdorni seksionin e vëzhgimeve për të shënuar ndonjë sinjal joverbal që kapni nga klienti. Pse është kjo e rëndësishme? Shënimet e takimeve zakonisht nuk përfshijnë emocionet e përgjithshme të diskutimit—diçka që nuk duhet  anashkaluar gjithmonë, në varësi dhe të rolit tuaj. Shtimi i vëzhgimeve në shënimet tuaja mund t’ju ndihmoj të kujtoni nëse klienti juaj ishte i zemëruar, i frustruar, i lumtur, neutral, apo i emocionuar për produktin—çka do ju  mundësoj të vlerësoni gjendjen e përgjithshme të tyre apo të marrëdhënies tuaj me ta.

5. Detajet për takimin e ardhshëm

Nëse po merrni shënime për një takim të përsëritur ose nëse diskutimi juaj nuk u përfundua, një seksion “detajet për takimin e ardhshëm” është shumë i dobishëm. Ju mund ta përdorni atë për të ruajtur axhendën e javës së ardhshme ose takimit të ardhshëm ose pyetjet e mbetura që u duhet dhënë përgjigje në takimin tjetër. Shënimi i temës ose pikave të diskutimit për takimin e ardhshëm e lehtëson ngarkesën për veten tuaj në të ardhmen dhe gjithashtu siguron që të mos harroni asgjë të rëndësishme. Si me teknikën e marrjes së shënimeve, gjithashtu edhe zgjedhja mes shënimeve digjitale dhe letër varet nga lloji i takimit që keni. Për shembull, nëse është një intervistë personale me një kandidat, përdorimi i një kompjuteri dhe të shkruarit mund të duket shpërqendruese. Në disa takime me palë të interesuara, kjo mund të konsiderohet madje si e papërshtatshme. Po ashtu, në takimet 1:1 ose bisedat me klientë, edhe nëse janë virtuale, tingulli i shkruarjes në tastierë mund të jetë i bezdisshëm. Në këto raste, shënimet me dorë janë më të përshtatshme.

Lexo edhe: Albania Unlocked – Sekreti pas suksesit të bizneseve shqiptare në turizëm

Nëse po ndiqni një bisedë në mënyrë të heshtur për menaxherin tuaj, mund të përqendroheni në marrjen e shënimeve digjitale. Po ashtu, shënimet digjitale janë të përshtatshme për takime të brendshme—të gjithë e kuptojnë që çfarë diskutohet duhet të shënohet. E mira është se mund të përshtatni të gjitha teknikat e marrjes së shënimeve në formatin digjital ose letër. Prandaj, zgjidhni çdo format të përshtatshëm dhe bashkëngjitni me metodën tuaj të preferuar.

Nëse do të mbani shënime me dorë, ja disa këshilla shtesë:

• Shtoni një numër faqeje në çdo faqe dhe krijoni një indeks për të bërë shënimet tuaja më të lehta për t’u gjetur dhe për tu orientuar më lehtë në shfletimin e tyre më vonë.
• Krijoni seksione në fletoret tuaja ose përdorni shënjues për të kategorizuar shënimet e takimeve. Për shembull, seksioni i parë është për klientin A, seksioni i dytë për klientin B, seksioni i tretë për takime të brendshme, etj. Seksionet e bëjnë shumë të lehtë gjetjen e shënimeve që kërkoni në bllokun tuaj  në momentin e duhur.
• Shkruani shkurtimisht. Nuk mund të shkruani aq shpejt saç shkruani me tastierë. Për të mos humbur asnjë detaj kur merrni shënime me dorë, përdorni akronime dhe shmangni shkrimin e fjalive të plota.
• Dhe nëse po merrni shënime me dorë, gjithmonë transferoni shënimet tuaja në format digjital—mund ta bëni këtë menjëherë pas takimit ose të vendosni një kujtesë në kalendar për të transferuar të gjitha shënimet e javës.

Zapier