Kohët e fundit u takova me një klient të ri, një themelues/CEO i një startup-i me rritje të shpejtë. Në takimin tonë fillestar e pyeta për procesin e tij rreth delegimit, dhe le të themi se ai u nxeh pak. Ai më tha se u përpoq të delegonte, por sa herë që e bënte, ai kishte një surprizë të pakëndshme për detyrën, projektin ose procesin që po përpiqej të fuqizonte dikë tjetër për ta bërë.
Është frustruese. e kuptoj. Si një trajner ekzekutiv që punon me kompani që shkallëzohen me shpejtësi, shpesh marr vesh nga themeluesit dhe drejtuesit e tjerë që përpiqen shumë t’i delegojnë, por në njëfarë mënyre, në vend që t’u kursehet kohë, duket se kërkon kohë shtesë.
Ka shumë mitologji për delegimin, si dhe shumë nuanca. Edhe udhëheqësit me përvojë kanë probleme me gjetjen e ekuilibrit të duhur midis fuqizimit dhe mbikëqyrjes.
Korniza ime për delegimin përbëhet nga tre pyetje.
Sa përvojë ka punonjësi juaj?
Disa vite më parë, një nga CEO-të që unë trajnoj, Scott, po më tregonte historinë e tij të zhgënjimit për delegimin që shkoi keq. Ai i kishte kërkuar menaxherit të zyrës të përpilonte disa të dhëna për konkurrentët e kompanisë. Ajo u fut thellë në projekt, duke u kërkuar drejtuesve të tjerë që të shpenzonin orë të tëra për të mbledhur informacion dhe për ta ndihmuar atë ta interpretonte atë.
Kur raporti i zbukuruar iu kthye Scott-it dy javë më vonë, ai u trondit. Ai kishte dashur që ajo të kalonte disa orë për të mbledhur disa informacione bazë, jo të humbiste ditë kot të kohës ekzekutive.
Së bashku e zbuluam këtë skenar dhe Scott e kuptoi se ai e kishte trajtuar atë ashtu siç do të bënte një nga drejtuesit e tij, duke i dhënë asaj përshtypjen e nivelit të lartë, por duke mos e përcjellë atë që kishte në mendje dhe duke e pyetur nëse kishte pyetje. Ajo ishte e emocionuar për të marrë detyrën dhe nuk donte të tregonte naivitetin e saj duke bërë pyetje. Ajo gjithashtu nuk kishte përvojë për të ditur se çfarë të pyeste, kështu që bëri më të mirën.
Lexo edhe:Mos fajëso punonjësit!
Scott e kuptoi se punonjësit e niveleve të ndryshme të përvojës kishin nevojë për pak a shumë mbikëqyrje, kështu që ai filloi të pyeste veten se çfarë aftësish dhe eksperience kishin njerëzit dhe të rregullonte menaxhmentin e tij në nivelin e tyre kur ai delegonte.
Si duket e përfunduar?
Në këtë shembull, Scott kishte bërë një gabim tjetër. Ai dhe menaxheri i zyrës nuk kishin pasur një diskutim të shpejtë se si duhet të dukej projekti i përfunduar. Nëse do të kishte marrë kohë për ta menduar vetë, ai do të kishte kuptuar se ishte e rëndësishme të ndante vizionin e tij se si do të dukej raporti – disa tabela të thjeshta – së bashku me sa kohë mendonte se do të merrte – 2-3 orë.
Të vendosësh në mendjen tënde se “u bë” duket se ju ndihmon të pastroni konfuzionin përpara se të ndodhë.
Harrimi për të sqaruar se si duket “e përfunduar” shfaqet në mënyra të ndryshme. Kohët e fundit kam kryer reagime 360 për një nga themeluesit me të cilët punoj. Një nga njohuritë alarmante që mori ishte se ajo thjesht nuk ishte e qartë. Ajo do t’i delegonte diçka një punonjësi, ata do ta përfundonin punën dhe më pas asaj do t’i duhej të shpenzonte shumë kohë dhe energji duke ndjekur punonjësin, duke e ripunuar në mënyrë që të përputhet me imazhin që ajo kishte në kokën e saj.
Me një fjalë, kjo është çmenduri. Kur delegoni diçka, merrni kohë për të menduar se çfarë mendoni se duhet të jetë produkti i përfunduar, veçanërisht kur jeni duke i deleguar dikujt më pak me përvojë. Nëse po i delegoni një personi më të vjetër, bini dakord së bashku për rezultatet që po kërkoni nga ekzekutivi juaj të arrijë dhe më pas lërini ata të kuptojnë vetë se si t’i arrijnë ato. Qartësia në rezultatin përfundimtar mund të marrë kohë shtesë, por në fund ju kursen kohë dhe energji duke i përafruar pritshmëritë përpara.
Cili është afati?
Është e habitshme për mua se sa shpesh njerëzit delegojnë pa rënë dakord për një afat të qartë. Kur nuk keni një afat kohor, ju e dënoni veten se duhet të ndiqni veten kur jeni duke pyetur veten se kur do të kryhet projekti ose cili është statusi. Ndikimi është se ju nuk mund ta kontrolloni atë nga lista juaj, e cila është pjesë e pikës së delegimit.
Unë mendoj se ndonjëherë drejtuesit marrin një afat kohor pa pyetur punonjësin. Ose thjesht harrojnë të diskutojnë se cili është afati. Ose, ndonjëherë është e pakëndshme. Siç më tha dikur një themelues i ri, “Ndihem i shtyrë duke kërkuar një datë të caktuar”.
Nëse ju dhe punonjësi juaj bini dakord për afatet, kjo do të largojë menjëherë një pjesë të stresit nga strategjia juaj e delegimit, sepse të dy do të jeni shumë më të qartë në kornizën kohore.
Udhëheqja është të mësuarit dhe një nga mënyrat me ndikimin më të madh për të investuar në veten dhe biznesin tuaj është të bëheni një delegator kryesor. Këto tre pyetje do t’ju ndihmojnë të përmirësoni menjëherë aftësitë tuaja të delegimit.
Që nga viti 2015 nxisim shpirtin sipërmarrës, inovacionin dhe rritjen personale duke ndikuar në zhvillimin e një mjedisi motivues dhe pozitiv tek lexuesit tanë. Kjo punë që e bëjmë me shumë dashuri nuk ka të paguar. Ne jemi platforma e vetme e cila promovon modelin pozitiv të sipërmarrjes së lirë. Përmes kësaj platforme mbështesim edukimin gjatë gjithë jetës si mjet për zhvillimin personal dhe profesional të brezave. Kontributi juaj do të na ndihmojë në vazhdimin e këtij misioni në gjithë trevat shqipfolëse.
Mund të kontribuoni KETU. Falemnderit.
