A duhet ta delegoni atë vendim? Ja 4 pyetje që duhen bërë

Shumë drejtues të lartë përballen me të njëjtin problem: kalendar i mbingarkuar, email-e pa fund dhe një listë pafund vendimesh që presin përgjigje. Nga prioritetet dhe buxhetet, tek personeli dhe strategjia, çdo gjë kalon në duart e tyre. Por s’është e mundur , dhe as e shëndetshme,  që një lider t’i marrë të gjitha vendimet vetë. Shpesh këshillohet që drejtuesit të delegojnë më shumë. Por si mund të dihet cilat vendime ia vlen të delegohen, sidomos në një mjedis të shpejtë, kompleks dhe me rrezik të lartë?

Katër pyetje për të identifikuar vendimet që duhen deleguar

1. Kush është më afër situatës dhe çfarë sheh që unë nuk e shoh?
Shpesh njerëzit që janë më pranë punës kanë informacion më të saktë e të menjëhershëm. Mund të jetë një menaxher shitjesh që sapo ka folur me klientin apo një inxhinier që ka ndërtuar veçorinë. Edhe për vendime që lidhen me rrjedhat e punës, ata që i kryejnë kanë perspektivën më të mirë.

Pse ndihmon: Kjo pyetje zhvendos vëmendjen nga hierarkia tek njohuria, duke lejuar vendime më të shpejta dhe më të bazuara në realitet.

2. A është një vendim që e kemi marrë edhe më parë dhe mund të rutinizohet?
Ka vendime që përsëriten, si miratimi i kërkesave për ulje çmimi, prioritetet e riparimeve teknike apo vlerësimi i ofertave të furnitorëve. Nëse ekziston përvoja dhe kritere të qarta, atëherë mund të krijohet një procedurë e qartë dhe vendimi t’i kalohet dikujt tjetër.

Pse ndihmon: Shmang shpenzimin e kohës në vendime të përsëritura që mund të sistematizohen dhe kthehen në mundësi për delegim.

3. Kujt perspektivë do t’i besohej më shumë se timen?
Ndonjëherë dikush tjetër ka një këndvështrim më të mprehtë – qoftë nga eksperienca teknike, kontakti me klientin apo përvoja personale. Edhe nëse nuk kanë pozitë të lartë, pikëpamja e tyre mund të sjellë zgjidhjen më të saktë.

Pse ndihmon: Kjo pyetje nxjerr në pah njohuri të papërdorura dhe krijon hapësirë për të kontribuar aty ku secili ka vlerë unike.

4. Ku është ngecur puna dhe kush mund ta çojë përpara me një vendim?
Shumë shpesh projektet vonohen jo për shkak të vendimeve të gabuara, por për shkak të mungesës së vendimeve. Askush nuk ndjehet i autorizuar të marrë drejtimin, dhe puna ngec.

Pse ndihmon: Në vend që lideri të ndërhyjë gjithmonë vetë, kjo pyetje i jep dikujt tjetër autoritet për të zhbllokuar procesin.

Lexo edhe: Imitimet e markave luksoze do të ndalohen në doganë, çfarë parashikon ligji i ri

Kur drejtuesit delegojnë me strukturë dhe qartësi, përfitimet janë të shumta:

• Çlirohet hapësirë mendore për strategji, marrëdhënie dhe inovacion.

• Ekipi zhvillon gjykim duke marrë vendime të vërteta, jo vetëm duke kryer detyra.

• Organizata lëviz më shpejt, sepse vendimet nuk grumbullohen mbi një tavolinë të vetme.

Edhe kur ekzistojnë vendime që mund të delegohen, shpesh drejtuesit hezitojnë. Për të kaluar nga teoria në praktikë, vlejnë edhe këto tre pyetje:

1. Pse vetëm unë mund ta marr këtë vendim?
   Nëse përgjigjja është “sepse gjithmonë e bëj unë”, “sepse jam më i shpejtë” ose “sepse mund të gabojnë”, atëherë problemi nuk është te vendimi, por te mungesa e besimit apo zakoni.

2. A do të përfitonte një anëtar i ekipit duke mbajtur përgjegjësinë e rezultatit, jo thjesht të detyrës?
   Delegimi nuk është humbje kontrolli, por mundësi zhvillimi profesional për të tjerët.

3. A mund të përcaktoj çfarë duhet të jetë e vërtetë që vendimi të ketë sukses, pa e marrë vetë?
   Nëse udhëzimet dhe kriteret e suksesit janë të qarta, vendimi mund të merret lehtësisht nga një tjetër.

Delegimi nuk është dorëzim i autoritetit, por zgjerim i tij. Kur drejtuesit lëshojnë disa vendime, ata nuk humbasin kontroll – përkundrazi, e shndërrojnë vendimmarrjen në një aftësi të përbashkët. Kjo u jep mundësi ekipeve të rriten dhe organizatave të ecin më shpejt. Pra, pyetja nuk është më: “Çfarë mund të bëj vetë?” por “Cilat vendime mund t’i delegoj, me qartësi, qëllim dhe në shërbim të rritjes?”

hbr