Ne kemi mësuar shumë për produktivitetin personal dhe atë që i bën disa njerëz më produktivë se të tjerët. Vitin e kaluar Harward Business University publikoi një sondazh për të ndihmuar profesionistët të vlerësojnë produktivitetin e tyre personal – të përcaktuar si zakone të lidhura ngushtë me arritjen e më shumë çdo ditë. Sondazhi u fokusua në shtatë zakone: zhvillimi i rutinave të përditshme, planifikimi i orarit tuaj, përballja me mesazhet, realizimi i shumë punëve, organizimi i takimeve efektive, përmirësimi i aftësive të komunikimit dhe delegimi i detyrave te të tjerët.
Në anketim u përgjigjën nga 19,957 të anketuar në gjashtë kontinente. Gati gjysma ishin banorë të Amerikës së Veriut; 21% të tjerë ishin të Evropës dhe 19% ishin banorë të Azisë. 10% e mbetur përbëhej nga banorë (në rend zbritës) nga Australia, Amerika e Jugut dhe Afrika.
Sondazhi kishte kufizimet e veta – për shembull, të anketuarit ishin një kampion i zgjedhur vetë i lexuesve të HBR.org dhe vlerësimet ishin vetëvlerësime të zakoneve dhe jo matje objektive të produktivitetit të njerëzve. Megjithatë, besohet se rezultatet e sondazhit ofrojnë njohuri të dobishme për zakonet e rëndësishme të produktivitetit dhe sfidat me të cilat përballen profesionistët.
Tre modele të përgjithshme u dalluan:
Së pari, të punosh me orë më të gjata nuk do të thotë domosdoshmërisht produktivitet më i lartë personal. Të punosh më zgjuar është çelësi për të përmbushur më shumë nga prioritetet tuaja kryesore çdo ditë.
Së dyti, mosha dhe vjetërsia ishin shumë të lidhura me produktivitetin personal – profesionistët më në moshë dhe me më shumë vite punë shënuan rezultate më të larta se kolegët më të rinj.
Së treti, rezultatet e përgjithshme të produktivitetit të profesionistëve meshkuj dhe femra ishin pothuajse të njëjta, por kishte dallime gjinore në zakone të veçanta që nxisin produktivitetin personal.
Më konkretisht, HBR zbuloi se profesionistët me rezultatet më të larta të produktivitetit prireshin të bënin mirë të gjitha zakonet. Ata e planifikuan punën e tyre bazuar në prioritetet e tyre kryesore dhe më pas vepruan me një objektiv të caktuar. Ata zhvilluan teknika efektive për menaxhimin e një vëllimi të madh informacioni dhe detyrash dhe kuptuan nevojat e kolegëve të tyre – për takime të shkurtra, komunikime të përgjegjshme dhe udhëzime të qarta.
Le të shkojmë më thellë në rezultatet e sondazhit. Në gjeografi, rezultati mesatar i produktivitetit për të anketuarit nga Amerika e Veriut ishte në mes të paketës, edhe pse amerikanët priren të punojnë më shumë orë. Rezultati i Amerikës së Veriut ishte dukshëm më i ulët se rezultatet mesatare të produktivitetit për të anketuarit nga Evropa, Azia dhe Australia. Nga ana tjetër, rezultati i Amerikës së Veriut ishte dukshëm më i lartë se rezultati mesatar i produktivitetit për banorët e Amerikës së Jugut dhe Afrikës (megjithëse kujtoni këto ishin zonat ku kishte më pak të dhëna).
Duke analizuar të dhënat, u zbulua se rezultatet më të larta të produktivitetit për Evropën, Azinë dhe Australinë u nxitën nga zakone të forta në fusha të tilla si oraret ditore, mos kontrollimi i vazhdueshëm i mesazheve, fokusimi herët në produktin përfundimtar dhe të menduarit me kujdes përpara se të lexonin ose shkruanin. Ndërsa sondazhi zbuloi dallime të rëndësishme në rezultatet e produktivitetit sipas kontinentit, ai tregoi dallime minimale midis rezultateve mesatare të të anketuarve meshkuj dhe femra. Në përgjithësi, të anketuarit ishin 55% meshkuj dhe 45% femra.
Megjithatë, kishte disa dallime të dukshme në mënyrën se si gratë dhe burrat arritën të ishin kaq produktivë. Gratë prireshin të merrnin rezultate veçanërisht të larta kur bëhej fjalë për organizimin e takimeve efektive – gratë kishin më shumë gjasa se burrat të dërgonin një axhendë paraprakisht, t’i mbanin takimet në më pak se 90 minuta dhe t’i përfundonin takimet me një marrëveshje për hapat e ardhshëm. Gratë gjithashtu kishin më shumë gjasa të thonin se përgatitën kalendarët e tyre një natë më parë dhe iu përgjigjën menjëherë emaileve të rëndësishme.
Burrat ia dolën mirë kur ishte fjala për të përballuar volumin e lartë të mesazheve – duke mos i parë shumë shpesh emailet e tyre dhe duke anashkaluar mesazhet me vlerë të ulët. Burrat gjithashtu kishin më shumë gjasa se gratë të raportonin se mbanin lojëra elektronike falas në oraret e tyre ditore, arritën shpejt te produkti përfundimtar dhe hartonin skica përpara se të shkruanin memorandume.
Përveç gjeografisë dhe gjinisë, u analizuan përgjigjet e pyetësorit sipas moshës dhe vjetërsisë. Kishte pesë grupmosha – me shumicën e të anketuarve në grupin nën 30 vjeç dhe më pak në grupin mbi 60 vjeç. U zbulua se rezultatet e produktivitetit të të anketuarve rriteshin sistematikisht sa më shumë që rritej mosha. Ky trend duket se pasqyron përfitimet e të mësuarit nga përvoja shumëvjeçare se si të punosh më zgjuar. Faktor për rezultatet më të larta të produktivitetit për të anketuarit në grupmoshat më të mëdha ishin zakonet më të forta në katër fusha: zhvillimi i rutinave për aktivitete me vlerë të ulët, menaxhimi i rrjedhës së mesazheve, organizimi i takimeve efektive dhe delegimi i detyrave te të tjerët.
Historia ishte disi e ngjashme kur bëhej fjalë për vjetërsinë. Në të dhënat u kapën pesë nivele të vjetërsisë, ku 5 ishte më i riu dhe 1 më i moshuari. Numri i të anketuarve ishte më i lartë në nivelin më të ri dhe më i ulëti në nivelin më të lartë. Ashtu si me moshën, rezultatet e produktivitetit u rritën sistematikisht me nivele të njëpasnjëshme më të larta të vjetërsisë. Kjo mund të sugjerojë që profesionistët e biznesit të arrijnë nivele më të larta të vjetërsisë pjesërisht duke kultivuar zakone të mira produktiviteti (ose anasjelltas, njerëzit bëhen më të vjetër dhe më pas duhet të bëhen më produktivë). Megjithatë, nxitësit e rezultateve më të larta për të anketuarit e nivelit të lartë ishin të ndryshëm nga ata për të anketuarit më të vjetër. Më shumë të anketuar të moshuar arritën produktivitet të lartë nga planifikimi më i mirë i orareve të tyre, duke punuar më shumë dhe aftësi më të forta komunikimi.
Lexo: Si të rrisni fitimet e kompanisë tuaj, ndërsa ekonomia ecën në trend rënës
Pra, çfarë duhet të heqin profesionistët nga rezultatet e sondazhit? Nëse dëshironi të bëheni më produktivë, duhet të zhvilloni një sërë zakonesh specifike.
Së pari, planifikoni punën tuaj bazuar në prioritetet tuaja kryesore dhe më pas veproni me një objektiv të caktuar.
Rishikoni orarin tuaj ditor një natë më parë për të theksuar prioritetet tuaja. Pranë çdo takimi në kalendarin tuaj, shënoni objektivat tuaja për të.
Dërgoni një axhendë të detajuar për të gjithë pjesëmarrësit përpara çdo takimi.
Kur filloni projekte të mëdha, skiconi përfundimet paraprake sa më shpejt të jetë e mundur.
Para se të lexoni ndonjë material të gjatë, identifikoni qëllimin tuaj specifik për të.
Para se të shkruani ndonjë gjë të gjatë, bëni një skicë me një renditje logjike për t’ju ndihmuar të qëndroni në rrugën e duhur.
Së dyti, zhvilloni teknika efektive për menaxhimin e mbingarkesës së informacionit dhe detyrave.
Bëjini proceset e përditshme, si veshja apo ngrënia e mëngjesit, në rutina, në mënyrë që të mos shpenzoni kohë duke menduar për to.
Lini kohë në programin tuaj ditor për t’u marrë me emergjencat dhe ngjarjet e paplanifikuara.
Kontrolloni ekranet në pajisjet tuaja një herë në orë, në vend të çdo disa minutash.
Kapërceni shumicën e mesazheve tuaja duke parë subjektin dhe dërguesin.
Ndani projektet e mëdha në copa dhe shpërblejeni veten për përfundimin e secilës pjesë.
Delegojuni të tjerëve, nëse është e mundur, detyra që nuk i çojnë përpara prioritetet tuaja kryesore.
Së treti, kuptoni nevojat e kolegëve tuaj për takime të shkurtra, komunikime të përgjegjshme dhe udhëzime të qarta.
Kufizoni kohën për çdo takim në 90 minuta më së shumti, por mundësisht më pak. Përfundoni çdo takim duke përcaktuar hapat e ardhshëm dhe përgjegjësinë për ato hapa.
Përgjigjuni menjëherë mesazheve nga njerëzit që janë të rëndësishëm për ju.
Për të tërhequr vëmendjen e një auditori, flisni nga disa shënime, në vend që të lexoni një tekst të përgatitur.
Vendosni objektiva të qarta dhe metrikë suksesi për çdo përpjekje ekipore.
Për të përmirësuar performancën e ekipit tuaj, vendosni procedura për të parandaluar gabimet në të ardhmen, në vend që të luani lojën e fajësimit.
Që nga viti 2015 nxisim shpirtin sipërmarrës, inovacionin dhe rritjen personale duke ndikuar në zhvillimin e një mjedisi motivues dhe pozitiv tek lexuesit tanë. Kjo punë që e bëjmë me shumë dashuri nuk ka të paguar. Ne jemi platforma e vetme e cila promovon modelin pozitiv të sipërmarrjes së lirë. Përmes kësaj platforme mbështesim edukimin gjatë gjithë jetës si mjet për zhvillimin personal dhe profesional të brezave. Kontributi juaj do të na ndihmojë në vazhdimin e këtij misioni në gjithë trevat shqipfolëse.
Mund të kontribuoni KETU. Falemnderit.
