10 gabime në menaxhimin e kohës dhe 3 këshilla për menaxhim efektiv

Ndiheni sikur jeni duke punuar gjithë kohën, por nuk po merrni rezultatet që dëshironi? Nuk jeni vetëm, shumë persona të talentuar e kanë këtë sfidë. Rreziku është se në përpjekje mund të përqafohen teknika të menaxhimit të kohës që vetëm shtojnë luftën ndaj keqmenaxhimit.

Shmangni këto 10 kurthe të përbashkëta të menaxhimit të kohës që shumica e personave bëjnë. Mësoni mënyra sesi mund të mposhtni keqmenaxhimin e kohës dhe rregulloni këtë problem.

1.Mohoni se keni një problem me menaxhimin e kohës

Ndaloni së thëni se nuk keni kohë të mjaftueshme për të përfunduar angazhimet tuaja. Në vend të kësaj, pranoni që duhet të aftësoheni më mirë në menaxhimin e kohës tuaj dhe të filloni të eksperimentoni me teknika që do t’ju ndihmojnë të arrini qëllimet tuaja.

2.Neglizhoni që të planifikoni ditën tuaj

Është e rëndësishme të planifikoni ditën tuaj për efikasitet maksimal. Ndoshta nuk e dini se çfarë do të bëni çdo minutë, por duhet të përpiqeni të vendosni qëllime të përditshme duke përfshirë detyrat që dëshironi të plotësoni, pastaj t’i rendisni ato sipas rëndësisë. Kaloni pak minuta në mbrëmje duke vendosur se çfarë do të vishni ditën tjetër dhe përgatisni ushqimin që do të merrni me vete. Ndërsa bëni gati kalendarin për ditën tjetër, do t’ju kursejë mjaft kohë në mëngjes dhe do t’ju lehtësojë mentalisht në lidhje me marrjen e vendimeve.

3.Lejoni “urgjenten” të arrijë “të rëndësishmen”

Dallimi i “urgjente” nga “e rëndësishme” është një sfidë për shumicën e sipërmarrësve.

Ju mund të përdorni Matricën Eisenhower për t’ju ndihmuar në prioritizimin e detyrave tuaja, në mënyrë që të mos lejoni urgjenten të marrë kontrollin e orarit tuaj. Merrni të gjitha detyrat tuaja dhe vendosni ato në katër kuadrate:

Për të bërë së pari. Këto janë përgjegjësitë më të rëndësishme që duhet të bëhen sot ose nesër.

Orari. Për detyra të rëndësishme që nuk janë urgjente, mund t’i planifikoni ato në kalendarin tuaj.

Delegoni. Nëse ka detyra thelbësore që nuk janë të rëndësishme, ju mund t’ia dorëzoni ato dikujt tjetër.

Mos i bëni. Cilat detyra nuk janë të rëndësishme apo urgjente? Fshini këto nga listat tuaja ose shtojini ato në një “do të doja t’i bëja në qoftë se do të mundem ndonjëherë”.

4.Delegimi i gabuar

Sipërmarrësit krenohen me veten e tyre që merren me çdo gjë, por nuk është nevoja që të jeni të përfshirë në çdo pjesë të biznesit tuaj. Jini të vetëdijshëm për atë që po ndodh, por kontrolloni egon tuaj dhe delegoni detyrat e duhura për njerëzit e duhur.

Nëse nuk keni një staf, merrni shërbim outsource. Për shembull, mund të punësoni një asistent personal për të menaxhuar kalendarin, email-in, llogarinë tuaj sociale ose blogun. Asistentët personalë gjithashtu mund të kujdesen për punën personale, rekrutimin dhe rezervimin e fluturimit tuaj dhe hotelit për një udhëtim të ardhshëm biznesi.

5.Duhet të zgjoheni herët

Merrni një moment dhe lexoni artikuj të tjerë të menaxhimit të kohës. Ju do të gjeni që një nga pjesët më të zakonshme të këshillave të përbashkëta është të zgjoheni herët. Le të themi që zgjoheni një orë më parë. Ju mund ta përdorni atë kohë për të shqyrtuar kalendarin tuaj, ushtroheni, hani një mëngjes të shëndetshëm, lexoni ose pastroni inbox-in tuaj pa u hutuar.

Por ja ku qëndron problemi. Vendosja e alarmit tuaj në orën 4 të mëngjesit nuk ka të bëjë me menaxhimin e kohës. Bëhet fjalë për të punuar për pikun e produktivitetit tuaj dhe për të vendosur mënjanë kohën për t’u përqëndruar në prioritetet tuaja. Mendoni në këtë mënyrë. Nëse jeni një person që ju pëlqen të punoni gjatë natës, do të humbni produktivitetin nëse zgjoheni kaq shpejt.

Planifikoni ditët tuaja për të punuar në detyrat më të rëndësishme kur keni më shumë energji dhe fokus. Nëse kulmi juaj është në perëndim të diellit, atëherë duhet të merrni kohën për t’u përqëndruar në detyrat tuaja më të rëndësishme. Është një strategji shumë më e mirë se të luftoni kundër orës së brendshme të trupit tuaj.

Lexo: Si të provoni potencialin tuaj të menaxhimit

6.Jeni jo fleksibël

Pa marrë parasysh se sa të mirë planifikuar jeni, ju përsëri do të haseni me ndërprerje. Kjo është arsyeja pse është e rëndësishme që kalendari juaj të ketë njëfarë fleksibiliteti

7. Jeni “të përkryer”.

Ne të gjithë përpiqemi të ofrojmë një punë cilësore, por vazhdimisht synimi i përsosjen na çon drejt joreales. Shpesh presioni që vendosim për veten të “jemi të përsosur” na bën të vendosim presion mbi njerëzit e tjerë për çështjet e tyre.

Merrni Steve Jobs si një shembull. Ndërsa përsosmëria e tij e nxiti atë të krijonte disa nga produktet më ikonike në historinë e kohëve të fundit – zgjati gjithashtu kohën që duhej për të zhvilluar produkte dhe krijoi probleme me punonjësit. Si një sipërmarrës, tashmë e dini se nuk mund të përballoni zgjatjen e zhvillimit të produkteve apo shërbimeve tuaja.

8.Zgjasni më shumë seç duhet kohën e realizimit

Ne tentojmë të llogarisim keq kohëzgjatjen që një detyrë e caktuar do për t’u përfunduar. Vlerësojmë që diçka do të marrë vetëm një orë, ndërkohë që ajo na merr afro dy orë. Ndonjëherë është e kundërta, por në asnjë mënyrë nuk korrespondon me orarin tonë të plotë. Çfarëdo që duhej bërë sot duhet të shtyhet deri nesër.

Nuk është gjithmonë e lehtë të përcaktohet se sa kohë do t’ju duhet për të përfunduar një detyrë – por zakonisht zgjat më shumë se sa mendoni. Idea më e mirë është që të mbani një regjistër kohor për të paktën një javë për të parë se si e kaloni kohën tuaj. Ju mund ta bëni këtë duke përdorur një program ose thjesht ta shkruani në një bllok.

9.Pastrimi i përditshëm i hapësirës tuaj të punës

A do të thotë kjo që ju duhet të lini mbeturinat e ushqimit mbi tryezën tuaj? Sigurisht që jo. A duhet të merrni një skedar apo mjet dhe të mos e ktheni kurrë në vendin e duhur? Natyrisht që jo. E para është jo e shëndetshme dhe nëse nuk i ktheni sendet në vendin e tyre, do të shpenzoni më pas kohë duke kërkuar për to.

Është e pranueshme që të keni një rrëmujë të vogël rreth hapësirës tuaj të punës. Një studim zbuloi se një tavolinë e çrregullt mund të shkaktojë kreativitet. Pra, nëse nuk keni kohë, atëherë nuk ka nevojë të stresoni veten për një rrëmujë të vogël. Mund të lini një ditë në javë për të pastruar dhe organizuar hapësirën e punës.

10.Punoni pa ndërprerje

Shumë sipërmarrës krenohen me veten se punojnë 24/7. Elon Musk, për shembull, dihet se punon 80 orë në javë. E vërteta është se të gjithë kanë nevojë për pushime për t’u rifokusuar dhe rikarikuar. Të punoni pa frenim është brutale për ju dhe për të gjithë të tjerët.

Bëni pushime të vazhdueshme sikur edhe vetëm një shëtitje 10 minuta, por përpiquni të shkëputeni plotësisht gjatë orëve jo zyrtare të biznesit. Ecni gjatë kohës që keni një telefonatë, lëvizni nëpër zyrë apo çdo gjë që ndihmon të jeni pak aktivë.

Ja 3 këshilla për menaxhimin e kohës, nëse jeni sipërmarrës

Çdo pronar biznesi lufton me menaxhimin e kohës. Ka shumë gjëra për të bërë, shumë pak orë në ditë dhe shumë ndërprerje. Email-et, thirrjet telefonike, ndryshimet në minutën e fundit të gjitha të ‘ngecura’ në një ditë ku ju ndiheni sikur jeni duke vrapuar rreth një cikli dhe sikur nuk keni kohë të mjaftueshme për t’i realizuar. Tingëllon si diçka e njohur? Ja 3 këshilla për një menaxhim më efektiv.

1. Listat janë çelësi i menaxhimit të kohës

Kjo tingëllon shumë bazike, listat janë të mëdha! Pavarësisht se çfarë punon për ju dhe biznesin tuaj, ju mund të keni nevojë të bëni listat javore dhe ditore të gjërave që duhet të kryeni. Këtu janë disa gjëra që duhet të merrni në konsideratë kur të bëni listat tuaja:

• Cilat janë prioritetet tuaja të përditshme?
• Cilat janë qëllimet tuaja javore?
• Çfarë duhet të bëni gjatë kësaj jave apo dite për të rritet biznesin tuaj?

Këtu janë disa shembuj:

• Mbyll një marrëveshje me klientin
• Posto në median sociale
• Cakto takime me klientë të mundshëm
• Shkruaj postime në Blog
• Ha darkë me familjen

Ju duhet të shqyrtoni këto lista në fillim ose në fund të çdo dite (ose në fund të javës) dhe shikoni se çfarë keni dhe nuk keni përfunduar.

Ju sjellim një listë të atyre gjërave që duhet të bëni çdo mëngjes dhe pastaj keni prioritet listën, sepse në bazë të saj shihni se çfarë duhet të bëni më parë. Çdo gjë që nuk realizohet atë ditë, zhvendoset në ditën e ardhshme dhe fillon përsëri me të gjitha prioritetet. Pëlqehet gjithashtu edhe ‘check boxes’! Kjo na jep një ndjenjë të madhe të realizimit të gjërave kur kontrolloni gjërat që janë tashmë jashtë listës.

2.Orari, Orari, Orari: Gurë themeli i menaxhimit të kohës

Siç e thotë dhe shprehja, koha është para. Koha juaj është një investim në biznesin tuaj. Ju nuk do ta hapni dritaren dhe të filloni të hidhni kartmonedhat jashtë, apo jo? Atëherë nuk duhet të hidhni as kohën tuaj. Koha është aseti më i vlefshëm i biznesit tuaj!

Caktimi i orarit është ajo ku mund të analizoni qëllimet tuaja javore dhe ditore në bazë të veprimtarive dhe të caktoni një afat për to gjatë ditës tuaj. Për shembull:

• Telefonatat
• Takimet
• Email-et
• Brainstorming
• 5 deri në 10 minuta para dhe pas çdo thirrje apo takim
• Kohë për veten tuaj

Këtu është një shembull:

7:00 AM: Ushtrime / Meditim / Mëngjesi

8:00 AM: Bëni Listën tuaj ditore & Cakto kohën për Detyrat

8:30 AM: Email-et

9:30 AM: Konferencat / Takimet

11:30 AM: Rikthimet e Mesazheve telefonike/Email-ve

12:30 PM: Dreka

1:30 PM: Puna Krijuese, Shkrimi në blog, Krijo Prezantimin për klientin

3:30 PM: Telefonatat / Email-et / Kohë shtesë në qoftë se ka ndonjë ndërprerje

5:30 PM: Puna Administrative, Zhvillimi i Biznesit

6:30 PM: Darka me miqtë apo familjen

Natyrisht, çdokush është i ndryshëm. Disa njerëz janë ‘bufat’ e natës, disa njerëz janë ‘zogjtë’ e mëngjesit, kështu që kjo listë është vetëm si shembull. Duhet të vini re, çdo gjë është e ndarë në blloqe kohore. Ju keni një kohë të veçantë për email-et, thirrjet telefonike, punën krijuese, zhvillimin e biznesit, etj. Më e rëndësishmja, keni kohë për veten tuaj.

3.Menaxhimi efektiv i kohës nënkupton se duhet të dini që jo gjithmonë do bëhet çdo gjë që keni planifikuar

Siç ka thënë Oprah: “Ju mund t’i keni të gjitha. Vetëm jo në të njëjtën kohë. “Ju mund t’i realizoni gjërat. Ju mund ta merrni atë klientin e madh. Mund të rrisni fitimin tuaja neto. Çfarë ju duhet të kuptoni është që gjërat ndodhin. Se takimi u zhvillua vonë, trafiku ishte i tmerrshëm, etj. Për sipërmarrësit, ka gjithmonë diçka. Përfundojmë një detyrë dhe një tjetër shfaqet. Duke qenë të vetë-punësuar nuk duhet të ligështoheni.

Jeta e paparashikueshme e një sipërmarrësi është pjesë e arsyes pse çdo pronar biznesi lufton me menaxhimin e kohës. Kjo është natyra e ‘bishës’, por duke i bërë listat, duke ndjekur një orar dhe duke kuptuar se do të ketë raste kur jo çdo gjë do të bëhet, ju do të keni rregull në jetën tuaj të përditshme.

Çelësi është të bësh listën e mëngjesit dhe oraret për detyra specifike. Pastaj, nëse gjërat nuk shkojnë si gjithmonë, ju mund t’i vendosni për ditën ose javën e ardhshme.

E shikoni nuk është edhe aq e vështirë, apo jo? Ju mund t’a bëni. Tani filloni bëjeni atë orar. Shpresojmë, këto këshilla të menaxhimit të kohës për sipërmarrësit, që aktualisht punojnë do t’ju ndihmojnë me të vërtetë!

INC