Si të ulni ankthin në punë me parimin “OHIO”

Nëse e kapni veten duke nisur një email dhe më pas hapni një faqe tjetër në internet pa e përfunduar, jeni në shoqëri të mirë. E ashtuquajtura punë e fragmentuar është një sjellje e zakonshme sot  kalojmë nga një detyrë në tjetrën pa përfunduar asnjërën plotësisht. Kur kthehemi sërish te detyra fillestare, duhet të rimendojmë gjithçka nga e para: “Kujt po i shkruaja?” “Çfarë doja të thosha?” Pikërisht për këtë vlen të njiheni me parimin OHIO  që nuk ka lidhje me shtetin amerikan, por është një formulë e thjeshtë për produktivitet dhe qetësi mendore:
OHIO = Only Handle It Once, që në shqip përkthehet “Merru vetëm një herë me të.” Ky parim është i thjeshtë për t’u zbatuar dhe efekti i tij ndihet menjëherë.

Çfarë është saktësisht parimi OHIO?

Koncepti u prezantua nga Robert Pozen, një drejtues i lartë në financë, në librin e tij Extreme Productivity. Ai e përshkruan kështu: “Nëse është e mundur, merre një detyrë të vogël dhe përfundoje menjëherë. Po le të grumbullohen detyrat, do të humbasësh kohë dhe do të rrisësh nivelin e stresit.” Në thelb, OHIO na kujton të mos e marrim një detyrë disa herë – si për shembull të kontrollojmë emailin në darkë me idenë që do t’u kthehemi nesër. Ky është një zakon që na lodh pa na dhënë asnjë përfitim konkret.

Si ndikon OHIO në produktivitet?

Ndoshta keni dëgjuar për rregullin e “dy minutave” – nëse një detyrë zgjat më pak se dy minuta, bëje menjëherë.
Parimi OHIO shkon edhe më larg: pse të lejojmë një detyrë të qëndrojë pezull dhe të na harxhojë kohë mendore çdo herë që e kujtojmë? Kur merremi menjëherë me diçka, marrim kontrollin mbi punën tonë dhe ulim ndjeshëm ndjenjën e mbingarkesës.

Si ndikon në shëndetin mendor?

Të kesh shumë detyra të papërfunduara në mendje është si të mbash shumë faqe të hapura në njëherësh në një shfletues interneti. Kjo krijon konfuzion, stres dhe ndjesinë që s’je kurrë “në rregull”. Mendo pak: sa herë ke lexuar një mesazh dhe ke menduar “do t’i kthehem më vonë”? Derisa të përgjigjesh, mund të ta marrë mendja 5-10 herë të tjera. Do të thotë që, edhe pa e përfunduar, e ke përtypur mendërisht disa herë. Ky është efekti Zeigarnik,  truri ynë e mban mend më shumë një detyrë të papërfunduar sesa një të përfunduar.

Një hap drejt ekuilibrit mes punës dhe jetës

Parimi OHIO ndihmon edhe në vendosjen e një kufiri të shëndetshëm mes kohës së punës dhe kohës personale. Ndërhyrjet e vogla të punës pas orarit  siç është hapja e emailit ndërkohë që po shijon një film – nuk duken të rrezikshme, por ato ndikojnë në cilësinë e kohës së lirë. OHIO ju ndihmon të shkëputeni realisht dhe të mos lejoni që puna t’ju ndjekë ngado.

Këshillë praktike: Hiqni aplikacionet e punës nga telefoni personal. Ose rregulloni njoftimet që gjatë orëve të pushimit të mos merrni asgjë që lidhet me punën.

Lexo edhe:Si të delegoni në mënyrë efektive, 9 strategji për menaxherët

Si ta zbatoni OHIO në mënyrë të mençur

Filloni me një detyrë të vogël, ku mund ta aplikoni këtë metodë. Për shembull:

• Dërgoni përmbledhjen e një takimi menjëherë pasi të përfundojë
• Hidhni shpenzimet mujore çdo fund muaji, pa i lënë për më vonë
• Emërtoni dhe sistemoni dokumentet që sapo i keni krijuar

Ekspertja Chantel Cohen sugjeron që këtë ta bëni që në mëngjes, kur energjia është në nivelin më të lartë: “Kur e trajton një detyrë menjëherë, menaxhon më mirë jo vetëm kohën, por edhe energjinë. OHIO nuk është vetëm një mjet për organizim, por edhe për qetësi mendore.”

Kur nuk duhet ta përdorni OHIO

OHIO nuk vlen për gjithçka. Nëse filloni t’i përgjigjeni menjëherë çdo njoftimi në telefon apo çdo email të parëndësishëm, do të futeni në një cikël të pafund ndërprerjesh. Një studim zbuloi se njerëzit marrin mesatarisht një njoftim çdo 10 minuta. Nëse u përgjigjeni të gjithave menjëherë, do të kaloni gjithë ditën duke reaguar dhe asnjëherë duke krijuar. Zgjidhja? Përdorni metodën e “grumbullimit” të njoftimeve dhe vendosni një orar për t’i parë.

success