Si të menaxhoni ngarkesën kur ka largime nga puna

Duke u përballur me pasigurinë ekonomike dhe ngadalësimin e rritjes së të ardhurave, kompanitë vazhdojnë të njoftojnë goditje të punës që prekin mijëra punëmarrës. Këto janë shtrirë përtej industrisë së teknologjisë në shumë sektorë të tjerë dhe janë tragjike për ata që largohen nga puna. Por, ato janë gjithashtu të tmerrshme për punonjësit që mbeten prapa, sepse kanë të gjithë ngarkesën e punës së ish-kolegëve të tyre.

Punonjësit që vazhdojnë punën, hasin vështirësi me anën psikologjike nga zvogëlimi i punonjësve, duke përfshirë fajin, ankthin dhe depresionin. Në një gjendje të ulur të besimit dhe moralit, ata gjithashtu mbeten në ankth duke pritur me frikë një tjetër raund të reduktimit të punonjësve. Dhe shpesh herë, pritet që punonjësit që vazhdojnë punën të merren me punën që kolegët e tyre  lanë pas.

Në këtë formë, kompanitë shpesh kërkojnë edhe më shumë nga punonjësit e tyre në një kohë kur ata kanë më pak për të dhënë. Kjo dinamikë është një recetë për fatkeqësinë kur vjen puna e tepërt, për ruajtjen e talenteve kyçe dhe për suksesin afatgjatë të ekipit tuaj. Për shëndetin dhe performancën e ekipit tuaj, është thelbësore të vlerësoni kapacitetin e ekipit tuaj pas një reduktimi të punëonjësve dhe të merrni hapa të rëndësishëm për të rregulluar sasinë e punës së ekipit tuaj.

Lexo edhe: 3 gjëra të thjeshta që mund të bëni për të transformuar kulturën brenda kompanisë

Ja një formë se si të veproni:

1.Identifikoni projektet dhe iniciativat për të vazhduar përpara                                                         Në një gjendje të tepruar ngarkese, është një reagim natyral stresi të jepni maksimumin e përpjekjeve për të zvogëluar sasinë e punës. Megjithatë, është kritike të tërhiqeni prapa dhe të identifikoni ku duhet të investojë ekipi juaj kohën dhe energjinë e çmuar.

Filloni duke krijuar një listë të detajuar me ekipin tuaj për të gjitha iniciativat dhe projektet e zhvilluara dhe diskutoni për çfarë zgjidh secila prej tyre, çfarë krijon ose përmirëson. Pastaj, renditni këto iniciativa në bazë të ndikimit të pritur dhe përfitimeve potenciale të secilit projekt për organizatën. Përfundimisht, identifikoni cilat iniciativa mund të shtyhen, por që mund të aksesohen lehtë në të ardhmen, në krahasim me ato ku një ndërprerje e përkohshme mund të ketë pasoja dhe të jetë e vështirë për tu anulluar.

2.Bini dakord me shefin tuaj për të menaxhuar “hapësirën e orareve” të ekipit tuaj 

 Herën tjetër që shefi juaj kërkon diçka nga ekipi juaj, pyesni nëse kërkesa e re kërkon vëmendje të menjëhershme. Nëse po, kërkoni nga menaxheri juaj të ju ndihmojë të caktoni prioritetin e kërkesës në mes të detyrave të tjera të ekipit tuaj. Për shembull, mund të thoni; “Ekipi po punon edhe në këto tre iniciativa të tjera. A ka ndonjë që mund të hiqet dorë ose shtyhet për t’u bërë vend për këtë?” Duke i dhënë shefit tuaj një zgjedhje i jep atij ndjenjën e kontrollit dhe është më efektive se të kundërshtonit drejtpërdrejtë.

Gjithashtu, bëjeni zakon të ndani kërkesat e parashikuara për burime me shefin tuaj. Shumica e drejtuesve nuk janë të vetëdijshëm për përpjekjet dhe shpenzimet që ekipet bëjnë për të plotësuar kërkesat e tyre. Kur komunikoni përparësisht kërkesat për burime me shefin tuaj, ata bëhen më të zgjuar në pyetjet e tyre, duke reduktuar shumë ngarkesën e ekipit tuaj.

3.Zbuloni të gjitha talentet e  ekipit tuaj.

Shpesh herë ekipet nuk janë të vetëdijshme për aftësitë, njohurive dhe aftësive në mes tyre. Ky talent mbetet i pandjeshëm, duke dëmtuar produktivitetin dhe performancën e ekipit pikërisht kur ju duhet më  shumë.

Për të adresuar këtë çështje dhe për të zbuluar potencialin e ekipit tuaj, caktoni një takim për të zbuluar të gjitha talentet në ekipin tuaj. Jepni anëtarëve të ekipit 10 minuta për të reflektuar dhe shkruajtur talentet dhe aftësitë e tyre. Pastaj, kërkoni që secili anëtar i ekipit të ndajë listën e tij me ekipin. Ndërsa ata e bëjnë këtë, inkurajoni ekipin të shtojë talentet apo aftësitë shtesë që ata vërejnë te kolegu i tyre që ata nuk përmendën. Kjo ushtron potencialin e ekipit tuaj dhe mund të çojë në zbulimin e aftësive të reja dhe lidhjeve bashkëpunuese që mund të rrisin efikasitetin dhe krijimtarinë e ekipit tuaj.

4.Thjeshtoni, thjeshtoni, thjeshtoni

Për shkak të  mbingarkesës së punës, ekipet shpesh harrojnë mundësitë për thjeshtim.

Diskutoni me ekipin tuaj se si të thjeshtoni komunikimin dhe ngarkesën e tepruar të informacionit. Për shembull, mund të jetë e dobishme të bini dakord për të kufizuar shkrimet, si propozimet në një përmbledhje një faqe që thekson qartë rëndësinë e tyre në kontekstin aktual. Gjithashtu, në mbledhje ose biseda, ku shpesh herë mendimet mbushen dhe kompleksiteti i panevojshëm lind, inkurajoni pjesëmarrësit të zbërthejnë idetë e tyre qartësisht. Inkurajoni anëtarët e ekipit të shkurtojnë ose thjeshtojnë idetë e tyre duke pyetur, “Mund të përmirësoni thelbin e sugjerimit tuaj në dy fjali?” Dhe ndërsa diskutoni çdo rrjedhë pune ose produkt me ekipin tuaj, përpiquni gjithmonë të thjeshtoni duke pyetur, “Si mund ta shkurtojmë ose thjeshtojmë këtë?”

Reduktimi i  punës së tepërt dhe të pakuptimtë, sigurohuni që ekipi juaj të fokusohet në punën më kritike, dhe të rritet morali dhe angazhimi i tyre. Këto përpjekje do t’ju ndihmojnë të eliminoni punën e dobët dhe të kufizuar, dhe të ndihmojnë ekipin tuaj të fokusohet në punën më të rëndësishme dhe të përparojë.

HBR