Shumë ekipe duhet të takohen shpesh në mënyrë që të çojnë punët përpara. Por, kjo nuk do të thotë që duhet të kaloni gjithë ditën në takime. Nuk ka kohë të përsosur për një takim. Koha e duhur varet nga personat që takon. Prandaj mund të gjendeni në takime të planifikuara nga vetëm pesëmbëdhjetë minuta deri në disa orë.
Sipas studimeve, për njerëzit janë interesante si takimet e shkurtra edhe ato të gjata, kur koha e shpenzuar është produktive. Është e lehtë të planifikosh takimet për një orë ose 30 minuta, sepse kjo është ajo që përshtatet mirë në kalendar, por jo rrallë keni nevojë për më shumë kohë në takimet e rregullta të ekipit tuaj. Për të shqyrtuar këtë pikë, një ekip kërkimor nga Universiteti i Missourit, hetoi se çfarë ndodh kur një ekip qëndron ulur gjatë një takimi.
Ata zbuluan se kur një ekip u ngrit gjatë takimit, pati rezultate të njëjta në një kohë 34% më të shkurtër. Pamundësia e qëndrimit komod i mbajti ata të përqëndruar. Nëse dyshoni se takimet tuaja janë shumë të gjata, është koha që t’i bëni ato më të shkurtra dhe t’i jepni ekipit tuaj minuta të çmuara.
Këtu janë disa strategji për të bërë një takim më të shkurtër:
Ndaje informacionin e mbledhjes në punë paraprake
Nëse doni takime më të shkurtra, kurrë mos kaloni kohën e takimit duke lexuar me zë të lartë para grupit. Në vend të kësaj, dërgoni raporte paraprakisht për t’u lejuar të gjithëve t’i lexojnë ato vetë. Nëse kjo nuk është e mundur, caktoni një “orë me zile” dhe secili të lexojë raportet në heshtje më vete gjatë takimit, siç bëjnë në Amazon. Mos shpenzoni kohën e mbledhjes duke kërkuar informacione bazë. Nëse keni për qëllim të rishikoni një listë të projekteve, sigurohuni që lista të jetë e gatshme dhe të shpërndahet përpara se të filloni mbledhjen. Gjithashtu, mund të mblidhni ide dhe komente të ideve, duke përdorur softëare-in online para takimit.
Për çdo takim, ku duhet të merrni një vendim të madh si grup, sigurohuni që të analizoni opsionet paraprakisht. Pastaj, gjatë takimit, biseda mund të përqëndrohet në debatin e fakteve dhe jo në supozime.
Krijo një axhendë më të fokusuar
Takimet më të shkurtra përqendrohen në arritjen e një rezultati të vetëm të dëshiruar të punës. Kjo bën të mundur planifikimin e një takimi që shpejt e arrin atë përfundim. Shumë ekipe mbajnë një listë të përmbledhur të temave, për të cilat mund të flasin çdo javë.
Takimet pothuajse gjithmonë mbarojnë dhe rrallë trajtohen të gjitha temat e listuara. Nëse me të vërtetë nuk keni një objektiv të qartë dhe të vetëm për takimin, përdorni teknikën e krijimit të axhendës në mbledhje. Grupi mund të përcaktojë prioritetet për atë që diskutoni së bashku dhe kështu kufizoni kohën që i kushtohet secilës temë.
Lexo:Si t’i kërkoni shefit tuaj pushime shtesë pas një udhëtimi pune
Përdorni caktimin e një orari specific
Për rezultatet më të mira, zgjidhni kohët e pazakonta. Për shembull, mund të filloni në orën 9:12 dhe të përfundoni në orën 9:48. Ky orar i çuditshëm, tërheq vëmendjen në afatin kohor, duke i sfiduar të gjithë.
Që nga viti 2015 nxisim shpirtin sipërmarrës, inovacionin dhe rritjen personale duke ndikuar në zhvillimin e një mjedisi motivues dhe pozitiv tek lexuesit tanë. Mbështetja juaj na ndihmon ta vazhdojmë këtë mision.
Na Suporto
