Liderët e mirë nuk i bëjnë këto 17 gabime kur japin feedback

Të japësh feedback nuk është e lehtë, por as e pamundur.

Liderët duhet të bëjnë shumë gjëra njëkohësisht, që nga vendosja e qëllimeve, e folura në publik, vendosja e një vizioni e deri tek detajet për çdo organizim. Por është një çështje e cila anashkalohet nga liderët. Pikërisht dhënia e përshtypjeve dhe reagimeve, apo siç njihet gjerësisht feedback-u.  Ndryshimi mes atyre që janë të aftë në këtë cështje e atyre që nuk janë është shumë  vogël. Punonjësit mund të largohen nga puna të vlerësuar, të motivuar ose konfuzë e të demoralizuar.

Unë kam mësuar për feedback-un nëpër trajnime. Kam kuptuar se shumë njerëz mbivlerësojnë aftësitë e tyre dhe nënvlerësojnë reagimin e të tjerëve. Më poshtë do ndaj me ju 17 gabimet më të zakonshme që bëjnë liderët kur japin feedback. (pozitiv apo negativ)

1. Mungesa e specifikimit

Të flasësh në  përgjithësi për të tjerët, pa përdorur shembuj konkretë shpesh herë i bën ata të ndihen konfuzë.Të thuash vetëm “Punë e shkëlqyer” pa dhënë detaje, nuk mjafton.

Krahasoni reagimin e detajuar me atë të mangët, me grurin dhe bukën e bardhë.

Gruri i përmban të gjitha vlerat ushqimore, ndërsa buka është përpunuar dhe nuk na ofron shumë.

2.Ndikoheni nga të tjerët

Ajo që mendojnë të tjerët, nuk është ajo çka mendoni edhe ju. Çfarë ndjeni apo shikoni?

Përdorini mendimet e të tjerëve si fond, por reagimi duhet të vijë prej jush.

Ju jeni ai që përcillni mesazhin, nuk jeni vetëm kanali përmes të cilit kalon mesazhi.

3.Reagimi i rrallë

Pasi u krye anketa për Make it Matter, rezultoi se vetëm 21 % e punonjësve të një kompanie kishin marrë feedback-un për punën e tyre. Mos i thoni përshtypjet tuaja vetëm në fund të vitit. Bëjeni më shpesh.

4. Të mos veprosh në kohën e duhur

Siç e përmendëm edhe më lart, një feedback i vonuar (pozitiv apo kritik) e zbeh vlerën e tij. Një feedback pasi ka ndodhur ngjarja, nënkupton një feedback që i kushton rëndësi ngjarjes.

Por, nëse reagimi vonon, mund të shkaktojë pakënaqësi. Nëse gjërat lihen mbas dore ato harrohen.

5. Vendosini gjërat në kontekst

Kur jepni përshtypjet tuaja me karakter korrigjues lindin shumë keqkuptime. P.sh. ju thoni se nuk keni e keni kuptuar mirë prezantimin e njërit prej punonjësve tuaj. Mirëpo, punonjësi duhet ta dijë nëse ky lloj reagimi është sepse nuk  ka përmbushur pritshmëritë tuaja, apo është diçka e pazakontë për të cilën duhet të shqetësohet. Pra kur ju nuk përdorni kontekstin në komunikim, punonjësit mund të mendojnë më të keqen.

6. Mungesa e sinqeritetit

Nëse po lavdëroni punonjësit tuaj, bëjeni me të vërtetë. Përfshini emocione në atë çka përcillni. Edhe kur i kritikoni punonjësit, tregojuni se qëllimi juaj është t’I nxisni të përmirësohen. Fjalët që dalin nga zemra rrënjosen në mendje.

7.Mungesa e raportit përpjestimor

Mos e mbivlerësoni ose nënvlerësoni atë që po lavdëroni apo kritikoni. Mos harroni se ne si qenie njerëzore, jemi më të prirur të bëjmë gjëra të mira sesa të këqija. Duam që edhe të tjerët ta kuptojnë këtë. Përpiquni që të zbatoni raportin 5:1. Pra për çdo 5 gjëra të mira që do u thoni punonjësve, thuajini vetëm një kritikë.

8.Mungesa e përshtatjes

Secili prej nesh dëshiron të dëgjojë feedback-un për veten, në mënyra të ndryshme. Zbulojini këto mënyra duke pyetur vazhdimisht. Disa duan kritikat në fillim, më pas gjërat pozitive. Ka të tjerë që do preferonin të kundërtën.

9.Mungesa e guximit

Liderët nuk para japin përshtypje negative “të rënda” sepse është e vështirë. Por ju jua keni borxh të vërtetën punonjësve tuaj. Kritikat që jepni mund të jenë shumë frytdhënëse për punonjësit tuaj, sepse i shërbejnë për tu përmirësuar.

10. Reagoni ndaj fenomenit, jo ndaj individit

Trajtoni punonjësit njësoj si fëmijët tuaj. Pra mos i gjykoni ata si qenie njerëzore, por vlerësoni sjelljet dhe veprimet e tyre. Ju dëshironi që punonjësit tuaj të informohen, por jo të demoralizohen.

11. Të hamendësosh arsye

Ju nuk jeni psikologë. Mos hamendësoni arsyet që e kanë shtyrë dikë të shfaqë një sjellje të caktuar për të cilën ju po reagoni. Fokusohuni më tepër në impaktin tuaj dhë të punonjësit, duke u bazuar në fakte.

12.Mjedisi i gabuar

Ruajini kritikat për në ambjentet private. Mos hezitoni të lavdëroni punonjësit tuaj në publik (nëse atyre u pëlqen).

13. Shumë lajka

Komplimentet janë të këndshme, sepse të gjithë duan të ndjehen të vlerësuar. Ju mund tja bëni qejfin punonjësve pa u shtirur. Sa më shumë e zgjasni një cështje, aq më bezdisëse bëhet ajo. Shmangni mesazhet miks dhe dilni direkt në temë.

14. Kthimi mprasht në fund

Me dëshirën e mirë për ta mbyllur një diskutim pozitivisht, liderët thonë defektet e gjërave pozitive që sapo përmendën. Kjo shkakton paqartësi. Qëndroji atyre që thoni. Mbylleni diskutimin me gjëra motivuese dhe mbështetëse, pa i zbehur bukurinë feedback-ut pozitiv që përmendët më herët.

15. Mungesa e përgatitjes

Ju i detyroheni punonjësve tuaj, duhet tu jepni reagime, komente dhe përmbledhje të qarta. Kjo nuk arrihet nëse nuk jeni përgatitur më parë për takimin.

16.Biseda të njëanshme

Çdo punonjës dëshiron t’i përgjigjet feedback-ut tuaj. Ofrojani këtë mundësi dhe verifikoni sesa i qartë dhe i kuptueshëm keni qenë.

17. Mungesa e dokumentave

Ndonjëherë ju nevojiten shkrime të dokumentuara për të justifikuar një vendim që keni marrë. Nuk është shumë argëtuese të mbash shënime për gjërat që ke diskutuar, por është e dobishme.

Shmangni këto gabime, për t’i bërë reagimet tuaja të këndshme.

Melsena Danglli

INC