Çelësi për të qenë gjithmonë i përgatitur në takime

NGA DAVID FINKEL

Nëse jeni si unë, keni shumë takime gjatë javës. Mund të keni një takim me një anëtar të ekipit. Mund të bisedoni me furnizues potencialë ose aktualë. Ose mund të bëni disa takime me klientët tuaj. Takimet të shtohen shpejt, dhe është e lehtë të humbni gjurmët mbi temat që trajtohen në çdo takim. Me një orar takimesh të ngarkuar, ka një truk që unë përdor për të qenë gjithmonë i përgatitur.

Është e rëndësishme të përmendim asistentët dhe vlerën e tyre në të cilat japin për të menaxhuar dhe orarin tuaj në tërësi. Asistentja ime njeh preferencat dhe pëlqimet e mia me detaje. Nëse takimet e mija do ti lija vetë, kalendari im do të shndërrohej shpejt në një kaos të vërtetë dhe do të humbisja të gjithë përqendrimin tim. Një plan i mirë është shumë i rëndësishme për të kursyer kohë. Prandaj, unë përdor këtë truk.

Asistentja ime dhe unë kemi një sistem “fantazmë” plani. Për shembull, javën e kaluar, unë bëra një orë e gjysmë mbi se si të gjeni dhe të punësoni një asistent personal për një klient. Asistenti i tij më dërgoi ftesën me email dhe unë e pranova. Por në vend që të vendosja vetëm një ngjarje në kalendarin tim, vendoa dy në të njëjtin interval kohor. Asistentja ime dhe unë kemi një ngjarje kryesore dhe një ngjarje fantazmë.

Çfarë është ndryshimi? Ftesa e parë e kalendarit është një takimi nga organizatori që  e dërgoi. Këtë lloj mund ta shohin të gjithë. Takimi fantazmë është i njëjti, por është vetëm për sytë e mi.

Asistentja ime etiketon atë si “FANTAZMË” dhe është ngjyrosur për mua, në mënyrë që të dallohet qartë nga ftesa origjinale. Unë e di kur takimi është FANTAZMË mund të shoh në mënyrë të hollësishme, detaje të tjera që mund të më duhen gjatë takimit. Kjo mund të përfshijë biografitë e pjesëmarresve , detaje mbi një klient potencial, etj. Ky truk i caktuar më bën të jem i organizuar dhe të mos paraqitem i papërgatitur në një takim – të gjitha shënimet janë në një vend.

Prandaj, nëse keni një asistent personal (çka e rekomandoj fort) ose  menaxhoni kalendarin tuaj vetë, ky truk mund t’ju mbajë të updetuar në të gjitha të organizimit dhe takimeve të biznesit tuaj.

INC