Dëshironi të jeni më produktivë se kurrë? Trajtojeni jetën tuaj personale si një projekt pune

Në jetën tuaj personale, ju gjithashtu keni më pak të ngjarë t’i jepni përparësi efikasitetit të asaj që po bëni. Kjo shpesh manifestohet në shtyrje në kohë, mungesë iniciative dhe projekte të anashkaluara. Nëse kjo ju tingëllon e njohur, mund të jetë koha që të filloni të mendoni ndryshe për kohën tuaj personale – duke shfrytëzuar mjetet dhe sistemet e lidhura me mënyrën se si operojmë në një nivel të detajuar. Kjo lidhet me aftësinë e menaxhimit të mirë të projektit dhe është në fakt një aftësi që mund ta përdorni dhe përktheni në produktivitet edhe aspektin e kohës tuaj personale.

Më poshtë keni disa elementë që mund të mbani parasysh:

Përcaktoni objektivat dhe krijoni rezultate

Hapi i parë për të aplikuar një menaxhim më të mirë në jetën tuaj personale është të keni objektiva të përcaktuara qartë. Kjo përfshin zbërthimin e tyre në objektiva më të vogla dhe përcaktimin e kohës së nevojshme për të arritur secilën prej tyre. Për shembull le të marrim detyrën e pastrimit të garazhit. Në vend që të thoni, “Ky është një objektiv dhe unë do ta bëj të shtunën”, një mekanizëm më i mirë mund të jetë t’i thoni vetes se “Seksioni i parë i garazhit do të marrë 40 minuta dhe seksioni i dytë do të marrë 50 minuta.” Ju i keni zbërthyer detyrat dhe i keni caktuar një kohëzgjatje secilës, kështu që tani mund të monitoroni nëse iu desh më shumë ose më pak kohë nga sa pritej.

Dy gjërat më të rëndësishme në lidhje me përcaktimin e objektivave janë:

1- Duke përshkruar saktësisht se çfarë duhet bërë. Mungesa e informacionit lë hapësirë ​​për paqartësi, ndaj sigurohuni që qëllimet të kenë një fushëveprim të përcaktuar.
2- Duke theksuar matjen. Objektivi duhet të ketë datat, kohëzgjatjet dhe progresin e bashkangjitur.

Vendosja e objektivave dhe afateve në biznes është shpesh e thjeshtë: ju keni një ofertë dhe klienti ose klienti juaj e pret atë në një kohë të caktuar. Ndërsa jeta juaj personale është më e shpejtë dhe e hapur për plane të papritura. Ju mund të keni një listë të detyrave ose qëllimeve pa afate urgjente, kështu që është thelbësore të mbani veten përgjegjës. Për çdo objektiv, caktoni një datë deri në të cilën do ta përfundoni – dhe mbani shënim përparimin tuaj. Nëse vazhdoni të humbisni afate, rivlerësoni rrjedhën tuaj të punës. Shkrimi i datave të duhura dhe vendosja e tyre në shikim të hapësirës suaj të punës mund të jetë një motivues për ata që luftojnë të qëndrojnë në rrugën e duhur.

Gjeni një kornizë të menaxhimit të projektit që funksionon për ju

Pasi të keni një objektiv, mendoni si një menaxher projekti dhe vendosni për një kornizë të përshtatshme për nevojat tuaja. Këto janë mënyra për të organizuar dhe menaxhuar detyrat tuaja, të zhvilluara fillimisht në fillim të shekullit të 20-të dhe më vonë të përshtatura nga drejtues biznesi dhe shkencëtarë socialë nëpër industri.

Nuk ka një strategji të vetme për të gjithë; korniza të ndryshme të menaxhimit të projektit do të kujdesen për stile të ndryshme pune. Kjo varet edhe nga vetë qëllimet. A po përpiqeni t’i bëni të gjitha vetë? A jeni duke u mbështetur tek të tjerët? Shumë korniza të menaxhimit të projektit janë krijuar për ekipe, por ka edhe qasje të përsosura për sipërmarrjet solo.

Disa nga kornizat e menaxhimit të projektit që mund të konsideroni për të lehtësuar menaxhimin e jetës tuaj personale janë:

Korniza e Ujëvarës
Një nga kornizat më të përdorura të menaxhimit, waterfall, është një mënyrë lineare e organizimit të projekteve. Duke përcaktuar qartë objektivat dhe detyrat, korniza kërkon që ju të përfundoni çdo fazë përpara se të kaloni në tjetrën. Ka pesë faza: kërkesat (skicat e figurës së madhe), dizajni (përcaktimi i mënyrës), zbatimi (vënia në veprim), verifikimi (testimi i efikasitetit) dhe mirëmbajtja (vazhdimi i gjërave). Ndërsa lëvizni poshtë ujëvarës, ju ecni përpara me projektin tuaj. Kjo është një kornizë e shkëlqyeshme për projekte të drejtpërdrejta. Megjithatë, Waterfall nuk kujdeset për projekte më të ndërlikuara dhe të shumëanshme, pasi ka pak hapësirë ​​për t’u përshtatur për ndodhi të papritura.

Korniza e shkathtësisë
I përdorur shpesh në zhvillimin e softuerit, korniza e shkathtësisë është një qasje më adaptive sesa ujëvara. Parimet e tij kryesore janë se është përsëritëse dhe mund të ndryshojë në varësi të nevojave të palëve të interesuara – qoftë ndryshimi i metodave apo ndryshimi i strategjive krejtësisht. Ndërsa qasja e ujëvarës është lineare (duke lëvizur nga një hap në tjetrin), shkathtësia lejon më shumë fleksibilitet gjatë gjithë projektit: përfshirja e reagimeve dhe ndryshimi i metodave tuaja ndërsa punoni në një projekt. Është një qasje e mirë për projektet personale që përfshijnë shumë pjesë lëvizëse, të tilla si planifikimi i një martese.

Korniza Kanban
Kanban, i cili është disi një nën-kornizë i asaj të shkathtësisë, përdor shenja vizuale për të mbajtur projektet në rrugën e duhur. I zhvilluar në Japoni, kanban do të thotë “tabelë” dhe përfshin një tabelë aktuale (fizike ose dixhitale) në të cilën vendosni kartat për të gjurmuar përparimin. Është një qasje veçanërisht e dobishme për projektet me shumë detyra dhe faza zhvillimi – punë editoriale, për shembull, e cila mund të përfshijë hartimin e përmbajtjes, dërgimin e saj për redaktime dhe botim.

Lexo edhe: Sa orë në ditë duhet të punojmë për të pasur rezultate? 

Korniza e Ligët
Kjo përqasje lidhet me reduktimin e shpërqëndrimeve dhe fokusimin në një mënyrë ekzakte te synimi juaj duke punuar për të ndërtuar një rrugë të drejtpërdrejtë drejt qëllimit tuaj. Të menduarit? Duke eliminuar praktikat e tepërta dhe dekurajuese, ju mund t’i arrini qëllimet tuaja me më pak punë dhe më shumë efikasitet. Është thelbësore që këto praktika të identifikohen paraprakisht, dhe kjo është një kornizë më e përshtatshme për individët që e shohin veten duke vonuar, duke humbur kohë dhe duke ushtruar shumë energji në ato që duhet të jenë detyra të thjeshta dhe të kryera lehtësisht pa qenë e nevojshme të marrin shumë kohë

Jepini përparësi të gjitha detyrave tuaja

Ndër pjesët më sfiduese të menaxhimit të projektit është mposhtja e sindromës e di çfarë të bëj, por thjesht nuk ka kohë të mjaftueshme për t’i bërë të gjitha. Një frazë e tillë është një tregues i zakonshëm i një kalendari të mbingarkuar dhe mungesës së prioriteteve. Në shumicën e rasteve, rezultatet ose qëllimet tuaja mund të rregullohen sipas rëndësisë.

Një metodë organizimi që mund të aplikoni është shkalla “P1 në P5”:

P1 (Kritike): Çdo gjë që duhet të adresohet menjëherë
P2 (Prioritet i lartë): E rëndësishme, por jo e ndjeshme ndaj kohës
P3 (Neutral): Nuk ka afat të menjëhershëm, por ende duhet të adresohet
P4 (Prioritet i ulët): Duhet të plotësohet kur të ketë kohë
P5 (E panjohur): Nuk ka afat të parashikuar ose të përshkruar

Truku është në vlerësimin e detyrave tuaja dhe kategorizimin e duhur të tyre në shkallë. Disa mund të jenë të dukshme – për shembull, rregullimi i një tubi të plasur është qartazi një detyrë P1. Por kur qëllimet nuk kanë një afat të caktuar ose një datë të caktuar, ju duhet të mendoni për atë detyrë në lidhje me të tjerat. Filloni duke kategorizuar detyrat e drejtuara nga afatet, më pas shkruani detyrat tuaja të tjera në vazhdim. Ju mund ta bëni këtë si një ushtrim të nivelit të lartë dhe të ulët: duke i dhënë përparësi detyrave për tremujorin, muajin, javën apo edhe vetëm një ditë të vetme.

Prioriteti i detyrave tuaja mund të varet gjithashtu nga korniza e menaxhimit të projektit që keni zgjedhur.

Kuroni orarin tuaj
Krijimi i një plani kohor gjithëpërfshirës mund të jetë i lodhshëm, pjesërisht për shkak të ndryshimit të prioriteteve që lidhen me arritjet, sfidave të papritura dhe faktit që gjërat nuk shkojnë gjithmonë sipas planit. Në një botë ideale, do të ndërtonit një orar, do t’i përmbaheshit atij dhe do të përfundoni detyrat tuaja në kohë. Megjithatë, realiteti është më i ndërlikuar.

Një mënyrë për të qëndruar në rrugën e duhur mes të gjitha pengesave dhe pengesave është të investoni në një mjet planifikimi për të automatizuar dhe ndihmuar në rikalibrimin kur lindin këto variabla. Kjo nuk do të thotë se nuk do të keni nevojë të ndërhyni manualisht me raste; thjesht do t’ju ndihmojë të kapni dhe menaxhoni më shumë detaje me kalimin e kohës. Disa mjete për t’u marrë parasysh përfshijnë Wrike, Asana, Trello dhe Smartsheet.

Cili është mjeti më i mirë i menaxhimit të projektit për ju?
Përveç menaxhimit dhe kurimit të orareve, mjetet e menaxhimit të projektit mund t’ju mbajnë në rrugën e duhur, të masin përparimin dhe të organizojnë detyrat. Përfitimet e përdorimit të këtyre mjeteve përfshijnë:

Përditësim lehtësisht pa probleme të orareve dhe prioriteteve
Vlerësime sasiore për të gjurmuar se sa detyra ishin planifikuar dhe sa detyra u përmbushën
Identifikimi i rreziqeve të mundshme për të krijuar plane emergjence
Lidhja me oraret ekzistuese në kalendarët e Google ose Outlook

Disa platforma që mund t’ju ndihmojnë me planifikimin dhe menaxhimin e orareve tuaja janë: Notion, Monday.com dhe Zoho Projects.

Çdo menaxher projekti i zoti e bën të rëndësishme dokumentimin e progresit, si dhe mësimet e nxjerra, dhe e njëjta gjë duhet të zbatohet për mënyrën se si e organizoni jetën tuaj personale. Ju mund të jeni duke menduar se qëllimet tuaja  personale janë të ndara nga puna, dhe duhet t’i trajtoni ato ndryshe. Por fakti mbetet se kur zbatoni sisteme më të mira, keni më shumë qëndrueshmëri, disiplinë dhe fokus në detyrat tuaja – qofshin ato personale apo profesionale.

Enterpreneur