5 Sekretet e firmave të kontabilitetit më të suksesshme

Në biznes, vendimet e pakta që merrni mund të bëjnë një ndryshim të madh në nivelin e suksesit të biznesit tuaj. Për firmat e kontabilitetit, ka disa vendime që mund të përcaktojnë nëse firma juaj do të jetë një nga “sukseset” ose një nga “dështimet”. Atëherë, cilat zakone bëjnë dallimin midis kompanive lider dhe atyre që nuk sillen si të tilla, në fushën e kontabilitetit ? Cilat janë sekretet për një firmë të suksesshme të kontabilitetit?

Planet dhe Qëllimet e Shkruara

Me siguri keni dëgjuar për rëndësinë e shkrimit të synimeve për jetën tuaj personale. Sipas një studimi të vitit 1979 të realizuar nga programi MBA i Harvardit, shkrimi i synimeve për të ardhmen tuaj do të ndikojë shumë në suksesin tuaj gjatë gjithë jetës. Në këtë studim, ata intervistuan një numër studentësh të diplomuar dhe pyetën: “A i keni caktuar qëllime të qarta, të shkruara për të ardhmen tuaj dhe planet tuaja për t’i përmbushur ato?“ Nga ata që janë anketuar, vetëm 3% kishin shkruar qëllimet dhe planet e tyre. 13% thanë që kishin qëllime por nuk i kishin shkruar ato. 84% e të anketuarve deklaruan se nuk kishin ndonjë synim specifik. Kur këta studentë u intervistuan përsëri dhjetë vjet më vonë, ndryshimet në nivelet e tyre të suksesit ishin befasuese.

Mesatarisht, 13% që kishin synime të pashkruar fituan dy herë më shumë sesa ata që nuk kishin synime. Dhe 3% që kishin shkruar qëllimet dhe synimet e tyre? Mesatarisht, ata po fitonin dhjetëfish-in krahasuar me 97% të klasës së tyre! Pra, çfarë do të thotë kjo për biznesin tuaj? Ta themi thjesht, shkrimi i objektivave që keni për biznesin tuaj do të jetë themeli për suksesin e ardhshëm; Sidoqoftë, për çudi, 46% e firmave nuk kanë një plan strategjik ose qëllim për biznesin e tyre.

Por meqenëse këto synime nuk janë vetëm për veten tuaj, ju nuk mund t’i shkruani ato vetëm dhe t’i lini ato; i gjithë ekipi juaj duhet të jetë në grup me qëllimet dhe të kuptojë strategjinë për t’i arritur ato. Si mund ta bësh këtë? Së pari dhe më e rëndësishmja, ju duhet të keni një vizion frymëzues për biznesin tuaj. Sipas një studimi, vetëm 40% e firmave të kontabilitetit besuan se vizioni i kompanisë së tyre ishte frymëzues, dhe vetëm 20% menduan se i gjithë ekipi i tyre i kuptonte qëllimet dhe strategjitë e firmës. Bërja pjesë e grupit të vendosjes së objektivave anëtarët e stafit tuaj dhe sigurimi se ata i kuptojnë qëllimet tuaja do të inkurajojë angazhimin e punonjësve. Studime të shumta kanë treguar përfitimet e rritjes së angazhimit të punonjësve, dhe ne do t’i diskutojmë këto përfitime specifike më vonë në këtë udhëzues. Sidoqoftë, mjafton të themi se angazhimi i punonjësve tuaj me një vizion frymëzues dhe një qëllim të qartë do të ndihmojë përvojën e biznesit tuaj rritjen eksponenciale dhe suksesin.

Gama e gjerë e shërbimeve

Firmat më të suksesshme të kontabilitetit nuk ofrojnë vetëm një shërbim të vetëm; ata kanë një listë të larmishëm të shërbimeve në dispozicion për klientët e tyre. Pse kjo i bën ata kaq shumë më të suksesshëm?

Ka një numër arsyesh për të:

Baza e Klientit më të gjerë

Nëse ofroni një paketë shërbimesh të larmishëm, do t’i drejtoheni një baze klientësh më të larmishme. Për shembull; le të themi se firma juaj ofron shërbime të kontabilitetit ekskluzivisht për bizneset e vogla. Tani, ju synoni vetëm pronarët e bizneseve të vogla për atë shërbim të vetëm. Klientët tuaj nuk mund t’ju referojnë tek miqtë që kanë nevojë për shërbime të deklarimeve tatimore, ose në bizneset më të mëdha që kanë nevojë për një sërë shërbimesh kontabël. Ju jeni fokusuar vetëm në një shërbim të vetëm të ofruar për një lloj biznesi të vetëm, dhe është e vështirë të pësoni një rritje të konsiderueshme kur keni vetëm një target kaq të vogël të klientëve.

Klientë të njëjtë, më shumë biznes

Tashmë keni një bazë klientësh, kështu që pse të mos maksimizoni biznesin që merrni nga këta klientë? Firmat që ofrojnë shërbime të shumëllojshme mund të ofrojnë shërbime të shumta për të njëjtin klient; kjo lejon biznesin tuaj të maksimizojë fitimet e tyre të mundshme, ndërsa ju bën një ofrues shërbimi të përshtatshëm për të gjitha nevojat e kontabilitetit të klientëve tuaj. Në vend që të ofroni vetëm shërbime tatimore për klientin tuaj, ju mund të bëni deklaratën e tyre personale të taksave,  të ofroni shërbime të kontabilitetit për biznesin dhe të ndihmoni me menaxhimin e përditshëm të biznesit. Papritur, fitimet tuaja nga një klient i vetëm janë rritur shumë herë.

Ekspertiza në një fushë të caktuar

Ju mund të mendoni se diversifikimi i shërbimeve tuaja çon në nivele më të ulëta të ekspertizës – ose, siç thotë thënia, “Jack i të gjitha tregtimeve, por zot i asnjë.” Sidoqoftë, në gjykatën e opinionit publik, kjo thjesht nuk është e vërtetë. Kur klientët të shohin që ju mund të trajtoni të gjitha aspektet e kontabilitetit, ata do t’ju shohin si ekspert në fushën tuaj. Kjo është arsyeja pse ato firma në majën e industrisë kanë një reputacion kaq të madh për atë që bëjnë, sepse mund t’i bëjnë të gjitha. Diversifikimi i portofolit tuaj të shërbimeve mund të ndihmojë biznesin tuaj që të rritet dhe të fitojë një reputacion për të qenë eksperti në industrinë tuaj.

Monitorimi i Kënaqësisë së Klientit

Një zakon tjetër që kanë të përbashkët firmat e suksesshme të kontabilitetit është se ata nuk trajtojnë verbërisht kënaqësinë e klientit – ata monitorojnë me kujdes kënaqësinë e klientëve të tyre çdo hap gjatë rrugës. Arsyeja për këtë është e thjeshtë: Mesatarisht, kushton pesë deri në gjashtë herë më shumë për të marrë një klient të ri sesa për të mbajtur një aktual. E thënë thjesht, është më me kosto efektive për të bërë përpjekjet tuaja për të mbajtur klientët tuaj të lumtur sesa të përqendroheni në përpjekjet për marketing tek klientët e rinj. Përveç të qenit më kosto-efektive, mbajtja e klientëve tuaj të lumtur mund t’ju sjellë biznes shtesë. Në një studim të kryer, sa më shumë që 14% e biznesit të një kompanie vinte nga klientët të cilët ishin referuar nga klientët aktualë. Konsumatorët e lumtur do të jenë gjithashtu klientë të përsëritur; njerëzit kanë 10% më pak të ngjarë të blejnë blerje nëse e kanë përdorur kompaninë tuaj më parë dhe ishin të kënaqur me përvojën.

Por si mund t’i mbani klientët tuaj të lumtur nëse nuk e dini kur janë të pakënaqur? Si pronar i një biznesi, është e rëndësishme që ju vazhdimisht të “kontrolloni temperaturën” e klientëve tuaj. Kryeni sondazhe të rregullta dhe kërkojuni atyre që t’ju japin komente në internet. Një klient që nuk është i kënaqur me shërbimet ose lë një shqyrtim negativ ka të ngjarë të ketë një këmbë nga dera. Duke kapur këtë pakënaqësi herët, ju mund të bëni përpjekje për të mbajtur klientin dhe për të mbajtur biznesin e tyre. Mosarritja e monitorimit të kënaqësisë së klientit është si derdhja e ujit në një kovë që ka një vrimë në fund. Pavarësisht sa futni në kovë, uji do të vazhdojë ta lërë atë. Mënyra më e mirë për të ndaluar atë vrimë metaforike në kovën tuaj është t’i mbani klientët tuaj të lumtur në mënyrë që ata të mos dëshirojnë të largohen dhe të marrin biznesin e tyre diku tjetër; monitorimi i kënaqësisë së tyre është mënyra më e mirë për ta bërë atë.

Inkurajimi i ekuilibrit të punës dhe jetës

Profesionistët e kontabilitetit kanë një reputacion për të qenë gjithmonë të lidhur me zinxhirë në tavolinat e tyre, veçanërisht gjatë sezoneve të ngarkuara. Në fakt, 83% e Ekonomistëve që janë anketuar thanë që ata punojnë në mënyrë rutinore më shumë se 40 orë në javë. Ndërsa ndonjëherë është e nevojshme që punonjësit të bëjnë orë shtesë – si do të kaloni në sezonin e taksave ndryshe? — Është e rëndësishme për ju të inkurajoni të gjithë punonjësit tuaj që të kenë një ekuilibër të mirë punë-jetë kur është e mundur. Kjo është mënyra që ndërmarrjet më të suksesshme të llogaritjes e bëjnë atë, dhe qartë është duke punuar për ta.

Në një studim të Fortune 500 midis bizneseve që ishin në krye të fushave të tyre përkatëse. Në këtë studim, 49% e kompanive të renditura në 3 vendet e para të industrive të tyre renditën bilancin e punës dhe jetës si një përparësi kryesore për kompaninë e tyre. Bërja e tillë çon në punonjës të lumtur, më të shëndetshëm, të cilët raportojnë nivele më të larta të angazhimit në punën e tyre. Të lumtur, punonjësit e angazhuar u japin biznesit të tyre përfitimet e mëposhtme:

• 27% fitime më të larta
• 50% shitje më të larta
• Besnikëria e klientit 50% më e lartë
• 38% e produktivitetit mbi mesataren

Ju mund të mendoni se mbajtja e punonjësve tuaj në punë më gjatë do të bëhet më shumë, por sa më gjatë të jenë ata në tryezat e tyre, aq më pak produktiv do të jenë punonjësit tuaj. Për më tepër, një ekuilibër i mirë i punës dhe jetës bën më shumë të ngjarë që punonjësit tuaj të qëndrojnë me kompaninë tuaj për një kohë të gjatë; 27% e të punësuarve që raportuan një ekuilibër të dobët të punës dhe jetës në punë deklaruan se planifikojnë të largohen nga kompanitë e tyre brenda dy viteve të ardhshme, ndërsa vetëm 17% e atyre që raportuan një bilanc të mirë pune-jete kishin të njëjtat plane. Gjithnjë e më shumë njerëz që hyjnë në fushën e karrierës sot kujdesen të kenë një ekuilibër të mirë midis jetës së tyre profesionale dhe personale, veçanërisht atyre punonjësve që janë shumë të kualifikuar për punët e tyre. Nëse doni të tërhiqni talentin më të mirë, mbajini ato rreth tyre dhe mbajini të lumtur dhe produktivë, atëherë duhet t’u siguroni atyre mundësinë për të balancuar jetën e tyre rreth punës, në vend se të kërkoni punë të jetë jeta e tyre.

Bëni më shumë me më pak

Të gjithë janë të njohur me thënien “koha është para”, por sa shpesh e zbatoni atë koncept në biznesin tuaj? Në një industri konkurruese, është e rëndësishme që ju dhe të gjithë punonjësit tuaj të mësoni se si të punoni më të zgjuar, jo më shumë, në mënyrë që të mund të bëheni më shumë me kohën dhe fuqinë punëtore që keni. Nëse doni që biznesi juaj të jetë shumë produktiv, merrni parasysh zbatimin e disa prej zakoneve të mëposhtme të përdorura nga firmat më të larta të kontabilitetit:

1. Jep udhëzime të qarta në lidhje me përparësitë; kjo i ndihmon punonjësit që së pari të përqendrohen në detyrat më të rëndësishme.
2. Shpërndani ngarkesat dhe detyrat në mënyrë të vazhdueshme dhe të barabartë.
3. Siguroni mbështetje dhe trainim të vazhdueshëm; kjo fuqizon punonjësit dhe siguron që ata kanë aftësitë e nevojshme për t’i bërë gjërat.
4. Jepuni punonjësve burimet e nevojshme për t’i bërë gjërat me efikasitet dhe në një nivel të lartë cilësie.
5. Jepni punonjësve autonomi dhe autoritet për të marrë vendime se si të bëjnë punët e tyre; kjo parandalon vonesat në procesin e rrjedhës së punës dhe fuqizon punonjësit të marrin pronësinë e detyrave të tyre përkatëse.

Mbledhjet e shkurtra gjatë gjithë javës mund t’ju ndihmojë të matni ngarkesat e punës dhe t’i rishpërndani ato sipas nevojës, në mënyrë që të siguroheni që gjërat po përfundojnë; gjithashtu i detyron punonjësit të japin përgjegjësi për gjërat që kanë realizuar, sepse ata duhet të raportojnë në mënyrë periodike për detyrat e tyre. Ju gjithashtu duhet të përcaktoni afate të qarta, të vendosura për projektet. Sipas një studimi të kryer në mesin e studentëve të kolegjit, ata studentë që kishin afate të qarta performuan më mirë dhe më me konsekuencë sesa ata pa afate. Ju gjithashtu duhet të siguroheni që afatet nuk janë shumë të buta; i njëjti studim tregoi se studentët që kishin shumë kohë për të kryer një detyrë kryheshin pothuajse po aq dobët sa ata që nuk kishin afate fare.

Inkurajoni punonjësit tuaj të bëjnë pushime gjatë gjithë ditës gjithashtu. I njëjti koncept pas një ekuilibri të mirë të punës dhe jetës vlen për ekuilibrin ndërsa punonjësit janë në punë. Sipas disa studimeve, njerëzit më produktivë punojnë në cikle; në mënyrë ideale, punonjësit duhet të punojnë për 90 minuta, pastaj të kenë një pushim 15-minutësh. Kjo sinkronizohet me ritmet e energjisë natyrore të trupit, duke u dhënë atyre më shumë energji për t’i bërë gjërat dhe duke i lejuar ata të jenë më të përqendruar në punën e tyre.

Ju gjithashtu duhet të përdorni mjete të përshtatshme për të shkurtuar në kohën që ju duhet për të përfunduar detyrat. Kjo mund të përfshijë artikuj si sistemet e menaxhimit të dokumenteve pa letër dhe programin e skanimit. Këto lloje të mjeteve do të zvogëlojnë ndjeshëm sasinë e kohës që punonjësit tuaj shpenzojnë në detyra që konsumojnë kohë si regjistrimi dhe futja e të dhënave, duke u dhënë atyre më shumë kohë për të shpenzuar në detyra të pagueshme dhe prodhimin e furnizimeve për klientët tuaj.

Përfundimi

Gjetja e formulës për sukses mund të jetë një proces prove dhe gabimi, dhe shumë pak biznese vërtet e kuptojnë. Kërkohen punonjësit e duhur, zakonet e duhura, mjetet e duhura, dhe ndonjëherë, pak fat për t’u ngjitur në majën e industrisë së kontabilitetit. Sidoqoftë, shpresojmë se mund të mësoni nga ato kompani që duket se kanë zhbllokuar sekretet e drejtimit të një firme të suksesshme të kontabilitetit, në mënyrë që të mund t’i zbatoni këto sekrete në biznesin tuaj, dhe ta ktheni firmën tuaj në historinë e ardhshme të suksesit.