Krijimi i një Vendi Pune Dixhital në Sektorin Publik » Business Magazine Albania – Media Dixhitale dedikuar Sipërmarrjes
Përditësuar së fundmi: 28/11/2017

Krijimi i një Vendi Pune Dixhital në Sektorin Publik

Share
nga Kostaq Cipo
Nën 28, 2017
Programmer Analyst/Business Analyst experienced in various programming languages and platforms, system analysis and desi
lexo me teper >

Një e-Guidë për të Rritur Produktivitetin & Bashkëpunimin në Epokën Dixhitale


Çfarë do të diskutojmë…

  1. Ndërprerja Dixhitale
  2. Cunami i Argjendtë dhe një Valë Ndryshimi
  3. Sistemet e Vjetërsuara dhe Teknologjia e Re
  4. Qytetarët Kërkojnë më shumë Shërbime
  5. Prirja #1 Strategjike për Qeverinë: Vendi i Punës Dixhital
  6. Lidhini Punonjësit Tuaj në Mënyrë Dixhitale
  7. Mendojeni edhe Njëherë Portalin e Administratës /Dikasterit
  8. Aktivizoni Mendjemprehtësinë, Jo Vetëm Raportimin
  9. Rrisni dhe Avantazhoni Renë (e Sistemeve dhe Shërbimeve Qeveritare)
  10. Shtytësi i Vendit të Punës Dixhital: Automatizimi
  11. Të Rimendojmë Blerjen Tradicionale
  12. Ku Do Ta Filloni Rrugëtimin Tuaj?

“Government has to fit the rhythm of life of the people.”

Jean-François Copé

Minister – Budget and Administrative Reform, France

1. Ndërprerja Dixhitale

Koha. E çmuar. Dhe e shkurtër. Ne jetojmë në një botë që është shumë e ngarkuar dhe e zënë me punë, me shumë prioritete të ndryshme që na tërheqin në drejtime tejet të skajshme. Në punë, ose në shtëpi, njerëzit duhet të japin maksimumin e kohës së tyre.

Ritmi i ndryshimit është tronditës. Në të njëjtën kohë teknologjia e bën jetën tonë më të lehtë dhe sfiduese. Pajisjet tejkalojnë njerëzit dhe krijojnë më shumë të dhëna sesa ne mundemi të konsumojmë ose të kuptojmë.

Kjo ndërprerje është transformim. Po edhe mundësi në të njëjtën kohë.

Në ditë e sotme një profesionist bën pjesë në dy herë më shumë skuadra ose ekipe krahasuar me pesë vjet më parë.

90% e të dhënave botërore janë krijuar në dy vitet e fundit. Katër herë më shumë njerëz punojnë në distancë, krahasuar me dhjetë vjet më parë.

Në vitin 2020, 50% e forcës së punë do të përbëhet nga ata që quhen “mijëvjeçarasit” (millenials).

“Në fund të fundit, aftësia e sistemeve qeveritare dhe autoriteteve publike për t’u përshtatur do ta përcaktojnë mbijetesën e tyre.”

Klaus Schwab

2. Mirë se erdhët në Vendin e Punës Dixhital

Vendi i punës dixhital: Është vendi ku punonjësit kanë mjetet që atyre i duhet për punë, pavarësisht nga stili i tyre i punës, duke shfrytëzuar kështu botën dixhitale për të përmirësuar përvojat si dhe për ta bërë vendin e punës më efikas.

Vendet e punës dixhitale janë një imperativ i ri për sektorin publik. Të njëjtët faktorë që po nxisin transformimin dixhital në sektori privat, po prodhojnë gjithashtu ndërprerje të mëdha në sferën publike.

Një bashkim dhe ndërthurje e këtyre faktorëve sfidues kërcënon status quo-në e institucioneve tona publike dhe të qeverive. Fuqia punëtore po ndryshon. Një numër rekord i punonjësve do të dalin në pension, duke marrë me vete sasi të mëdha të njohurive mbi proceset dhe sistemet. Mijëvjeçarasit kanë pritshmëri shumë të ndryshme nga mjedisi i tyre i punës.

Sektori publik ka një pritshmëri të ndryshme dhe më të madhe bazuar nga përvoja e tij, për t’u përshtatur më mirë me sektorin privat. Ekzistojnë teknologji të reja dhe modele të reja operative për të zgjidhur problemet, por burimet për t’i zbatuar dhe mbështetur ato janë të kufizuara.

3. Sfidat kryesore të revolucionit dixhital në sektorin publik

  • Kapitali njerëzor dhe fuqia punëtore;
  • Procesi i planifikimit të buxhetit;
  • TI / Menaxhimi i Teknologjisë;
  • Bashkëpunimi;
  • Marrja e vendimeve bazuar mbi të dhëna dixhitale;
  • Blerja dhe Prokurimi në sektorin e TI.

4. Ndërrimi i Brezave dhe Vala e Ndryshimeve

Sektori publik dhe departamentet e tij të TI në veçanti, po përballen me një stuhi sfidash të fuqisë punëtore që kërcënon të mbysë përpjekjet drejt një qeverie dixhitale.

Daljet në pension

“Tsunami i argjendtë” siç quhet, është vala e pensionit që po afrohet shpejt, ndërkohë që “baby boomers”  arrijnë moshën kur kanë nevojë për përkujdesje sociale dhe mjekësore. 30-40% e punonjësve të sektorit shtetëror aktualisht kanë të drejtë të dalin në pension, duke përbërë kështu një kërcënim të menjëhershëm të humbjes së personelit kyç, njohurive dhe përvojës kritike nga departamentet qeveritare.

Një brez i ri i nëpunësve publikë

Ndryshe nga paraardhësit e tyre, që shpesh kanë qëndruar në të njëjtin departament përgjatë tërë karrierës së tyre, “Mijëvjeçarasit” presin të kenë një vend pune të vërtetë dixhital, fleksibilitet dhe ecje të shpejtë përpara në karrierën e tyre.

Vetëm 6% e “Mijëvejçarasve” të diplomuar thonë se duan të punojnë në sektorin publik.

“Lufta” për talentin

Hendeku i pagave në sektorin publik e bën rekrutimin dhe mbajtjen e punonjësve shumë të specializuar në fushën e TI një sfidë jashtëzakonisht të madhe.

Kompensimi i drejtpërdrejtë i punonjësve të sektorit publik është më i ulët se ai i homologëve të tyre në sektorin privat.

Tre strategjitë kryesore për përballimin e situatës

  • Modernizim;
  • Burime fleksibël;
  • Partneritetet publike-private.

5. Sistemet e Vjetra dhe Teknologjia e Re

Kufijtë e TI po veniten pasi teknologjia është bërë pjesë integrale e asaj se si ne ndërveprojmë me qytetarët tanë dhe se si punonjësit e administratës publike punojnë së bashku. Sistemet e trashëguara të vjetërsuara tashmë ose ne vjetërsim e sipër duhet të zëvendësohen për të përmbushur pritshmërinë për ndryshim si të qytetarëve ashtu dhe të një fuqie të re punonjëse.

Ekipet e TI-së përpiqen shumë për të qenë vazhdimisht koherentë me vëllimin shpërthyes dhe llojet e teknologjisë në dispozicion. Big Data dhe Analiza e të Dhënave, Internet-of-Things, Inteligjenca Artificiale, Realiteti Virtual, Softueri si Shërbim, Reja. Lista rritet çdo ditë.

6. Shtytësit Kryesorë në IT-në e Sektorit Publik Deri në Vitin 2020

  • Rritja e popullsisë urbane që e ve infrastrukturën dhe burimet e qytetit nën stres;
  • Rritja e konkurrencës në mënyrë të vazhdueshme për punonjës të aftë dhe të talentuar, dhe një mbështetje në rritje në burime më fleksibël të Teknologjisë së Informacionit;
  • Rritja eksponenciale në pajisjet e TI dhe rritja e përdorimit të mediave sociale nga qytetarët;
  • Zhvendosja në vendimmarrjen e prokurimeve nga sektori qendror i TI në departamente dhe agjenci.

Qytetarët Kanë Rritur Kërkesat për Shërbimet

Miratimi dhe pranimi i shpejtë i teknologjisë digjitale në botën e biznesit, po ndryshon qëndrimin e qytetarëve mbi mënyrën sesi ata duhet të bashkëveprojnë me qeverinë e tyre dhe po i shtyn agjencitë qeveritare për të ri-menduar rrënjësisht mënyrën sesi ata ofrojnë shërbime për përdoruesit e tyre të brendshëm dhe zgjedhësit/qytetarët.

Pritshmëria është që agjencitë të mund të ndërveprojnë më mirë me shoqërinë dhe të japin shërbime më të shpejta, me eksperienca të personalizuara, gjithmonë të disponueshme për qytetarët.

Ndërkohë që qytetarët kanë përparësi në mendjet e udhëheqësve publikë, ato rrallë janë në zemër të dizajnit të shërbimeve dhe të atyre që krijojnë këto shërbime. Sondazhet sugjerojnë se shumë organizata qeveritare dështojnë të angazhojnë dhe të përfshijnë qytetarët në hartimin e shërbimeve dhe mungojnë planet e shërbimeve që kanë në qendër përdoruesit.

“Për të arritur transformimin dixhital, përdoruesit duhet të jenë të përfshirë nga fillimi dhe përgjatë gjithë kohës së rrugëtimit dixhital. Ne duhet të përqafojmë idenë e përgjithshme të të kryerit të një zhvillimi dixhital të shkathët (Agile), shumë më tepër sesa bëjmë aktualisht”

7. Prirja #1 Strategjike për Qeverinë: Vendi i Punës Dixhital

Transformimi praktik në sektorin publik

Një vend pune dixhital do të fuqizojë punonjësit publikë për të qenë më të angazhuar, më efikas si dhe për të ofruar shërbime më të mira. Për të kryer transformimin drejt vendit të punës dixhital, do ju duhet një udhërrëfyes, i cili duhet të fillojë aty ku ka kuptim për organizatën tuaj dhe duke lëvizur me një ritëm të qëndrueshëm dhe praktik ecën drejt qëllimit tuaj përfundimtar. Faqet e mëposhtme ofrojnë hapat më të zakonshëm drejt një vendi të punës dixhitale në sektorin publik.

“Fuqia punëtore e qeverisë e së ardhmes do të jetë e populluar me punonjës të shkolluar dixhital, duke filluar nga punonjësit e vijës së parë e deri lart në krye te drejtuesit. Vendi i punës dixhital është i hapur, i shtrirë dhe demokratik. Ai është manifestimi organizativ i një qeverisje të hapur. Drejtuesit e TI duhet të marrin një rol udhëheqës në ndërtimin e një vendi pune më social, më të lëvizshëm, më të qasshëm dhe më të drejtuar nga të dhënat dhe informacioni. ”

Lidhni Punonjësit Tuaj në Mënyrë Dixhitale

Punonjësit e sektorit publik kanë të njëjtat nevoja dixhitale ashtu si punonjësit në sektorin privat për krijimin e tabelave, dokumenteve dhe prezantimeve. Por punonjësit e sektori publik kanë shumë kërkesa të rrepta shtesë të cilat shpesh mund të përmirësohen me zgjidhje të sigurta dhe të bazuara në zgjidhje me teknologjinë cloud.

Zgjidhjet “Software-si-Shërbim” mund të përmirësojnë shumë shpejt punonjësit publik dhe të çlirojnë buxhetet e nevojshme nga hardueri, shpenzimet administrative dhe shpenzimet e energjisë.

Mjetet si Microsoft Office 365 ofrojnë një zgjidhje softuerike për një zyrë të përdorshme të kombinuar me një shërbim të shkëlqyer për shkëmbimin e dokumenteve, komunikim celular dhe social si dhe aplikacione celulare për të siguruar që punonjësit të mund të kenë qasje dhe të bashkëpunojnë me dokumentet në çdo pajisje, kudo që të ndodhen. Këto mjete janë duke bërë të mundur që agjencitë qeveritare të transformojnë mënyrën se si ata punojnë.

Imagjinoni Transformimin e Agjencisë Tuaj:

  • Kryerja e mbledhjeve virtuale të Këshillit Bashkiak të qytetit përmes teknologjive për të fituar konsensus në kohë rekord;
  • Lejimin e një analisti për të pasur qasje e për të përpunuar të dhënat e përpiluara nga disa departamente për të fituar njohuri të vërteta për të ndryshuar ofrimin e shërbimeve;
  • T’i ofrojmë punonjësve të terrenit mjetet e punës në distancë të cilat automatikisht sinkronizohen me teknologjinë në tavolinat e tyre të punës, duke eliminuar kështu punën e humbur kot dhe punën e dyfishtë.

8. Mendojeni Përsëri Portalin/Intranetin e Punonjësve

Shumë subjekte të sektorit publik nuk kanë zgjidhje për bashkëpunimin dixhital dhe komunikimin brenda ekipit të tyre, në organizatën e tyre ose ndërmjet organizatave.

Zgjidhjet tradicionale e ndarjes dhe bashkëpunimit të dokumenteve kërkojnë buxhet të madh dhe kohë të gjatë zhvillimi. Ato shpesh nuk përdoren gjerësisht pas implementimit të tyre, dhe vjetërsohen shpejt.

Teknologjia tashmë ka mundësuar një gjeneratë të re të portaleve të punonjësve që mund të zbatohen shpejt, kushtojnë vetëm një pjesë të kostos së atyre të mëparshme, duke i bërë ato të disponueshme për çdo lloj dhe tip organizate të sektorit publik.

Portalet fuqizojnë punonjësit, rrisin produktivitetin nëpërmjet qasjes të shpejtë dhe të lehtë në komunikim, dokumenteve dhe rrjedhën e punës, si dhe rritjen e bashkëpunimit ndërmjet ekipeve dhe departamenteve.

Portalet Moderne sigurojnë:

  • Ndarjen e dokumenteve dhe kërkimin e saktë të tyre;
  • Faqet e Ekipeve dhe të bashkëpunimit të ekipeve;
  • Qasje mobile (celular/tablet) kudo, në çdo kohë;
  • Bashkëpunim dhe komunikim social;
  • Qasje të sigurt bazuar në teknologjinë “cloud:;
  • Shërbime të menaxhuara me bazë abonimin.

9. Aktivizo Analizën, Jo Vetëm Raportimin

Revolucioni dixhital ka sjellë mundësinë për të mbledhur të dhëna pothuajse për gjithçka, duke krijuar një sasi tronditëse të mbingarkesës së informacionit dhe të të dhënave. Përkundër rritjes eksponenciale të të dhënave, po bëhet gjithnjë e më e vështirë për t’u plotësuar nevojat dhe kërkesat e qytetarëve, për t’i ofruar analiza të dhënash punonjësve dhe për të kryer ndryshime dhe përmirësime në veprimtari dhe procese pune bazuar në analizën e të dhënave.

Të dhënat shpesh shpërndahen nëpër platforma të ndryshme, të kyçura në sisteme nga të cilat është pothuajse e pamundur të marrësh raporte të zbatueshme, ose janë në pronësi të një tjetër agjencie ose departamenti tjetër i cili nuk i ndan ato me të tjerët.

Tashmë mund të shfrytëzoni fuqinë e të dhënave tuaja për të identifikuar prirjet dhe tendencat, për të ndërlidhur nevojat dhe shërbimet e synuara – dhe në fund të fundit t’ju lejohet që të transformoni përvojën e qytetarëve. Zgjidhjet e reja analitike të bazuara në teknologjinë “cloud” ju mundësojnë që të nxirrni të dhëna nga burime të shumta, publike dhe private, për t’u zhvilluar analiza dhe për të grumbulluar njohuri të vërteta.

Përdorimi i zgjidhjeve të bazuara në teknologjinë “cloud” eliminon hardware, software si dhe shpenzimet për përmirësimin e këtyre në kohë me versionet më të fundit, ndërkohë që ju mundëson përmirësime dhe aftësime të vazhdueshme.

Metodat reja të shkathëta (Agile) sigurojnë një mënyrë për të bashkuar të dhënat tuaja në njohuri të zbatueshme brenda një kohe të shkurtër, duke krijuar një kohë shumë më të shpejtë të marrjes së vlerës së investimit.

10. Automatizimi – Shtytësi i Vendit të Punës Dixhital

Automatizimi është një mega-prirje teknologjike që ka shpërthyer në të gjithë botën. Siç raportuan shumë burime në Janar 2017, e ardhmja e sektorit publik është në automatizim.

Analistët qeveritarë theksojnë se përparimet teknologjike në robotikë dhe automatizim po ndryshojnë rrënjësisht ekonominë dhe forcën tonë të punës.

Zbatuar në mënyrë strategjike, teknologjia e automatizimit ka potencial për të reduktuar në mënyrë të shpejtë kostot, të ndihmojë në përmbushjen e pritshmërisë të qytetarëve dhe të përmirësojë produktivitetin dhe efikasitetin.

Përveç kësaj, automatizimi gjithashtu mund të përmirësojë angazhimin e punonjësve pasi shërbyesit publikë do të shpenzojnë më pak kohë dhe energji të vlefshme duke kryer detyrat e përsëritura dhe proceset e vështira manuale.

Ndryshoni mënyrën e të menduarit dhe shikoni për mundësi për automatizim:

  • Krijoni Formularët e bazuar në internet me një rrjedhë logjike procesi për qytetarët, duke eliminuar letrën dhe duke zvogëluar gabimet;
  • Të punësuarit e rinj të kenë qasjen e duhur në të gjitha sistemet e TI;
  • Eliminoni rreziqet e sigurisë të qasjes së punonjësve në ndërtesa dhe sisteme pas largimit të punonjësit nga një organizatë ose agjenci qeveritare
  • Konfigurimi i rrjetit, patching dhe mirëmbajtja, si dhe aplikacionet e Helpdesk;
  • Fluksi i punës të lidhi departamente të shumëfishta.

11. Ri-mendoni Prokurimin Tradicional në TI

Ndryshimi drejt një vendi pune dixhital do të kërkojë një ndryshim në prokurimet e TI të sektorit publik. Disa mënyra unike të prokurimeve siç janë partneritetet publiko-private (PPP) dhe grupet blerëse të softuerit, janë vetëm me përdorim të kufizuar.

Modelet aktuale të kontraktimit zakonisht janë shumë kufizuese, duke mos lejuar zhvillimin e shpejtë apo modelet e blerjes me bazë abonimi, të nevojshme për të përmbushur ritmin e shpejtë të transformimit digjital.

Modelet e çmimeve të bazuara në abonim tani shtrihen përtej SaaS (Softuerit si Shërbim) në shumë aspekte të tjera të TI. Shërbimet e menaxhuara kanë qenë prej kohësh në dispozicion për të menaxhuar teknologjinë, por shërbimet e reja të abonimit kanë filluar të ofrohen, të quajtura “TI si një Shërbim”, siç janë DevOps, Shërbimet e Aplikimit, Strategjia, Analiza ose Migrimi i Aplikacioneve.

Ky model i ri prokurimesh u mundëson organizatave të krijojnë një rrugë praktike transformimi dixhital në një normë mujore të parashikueshme dhe të përballueshme. Shërbimet e bazuara në abonim janë ideale në sektorin publik, pasi ato zakonisht mund të konfigurohen në bazë të ciklit të financimit të sektorit publik.

Ato gjithashtu lejojnë që zgjidhjet të shpenzohen më tepër sesa të kapitalizohen dhe e bëjnë më të lehtë blerjen e tyre direkt nga departamenti ose agjencia kërkuese.

Së fundi, shërbimet e abonimit i mbajnë shitësit më në përgjegjësi dhe më të përgjegjshëm për shërbimet që shesin, pasi ata duhet të fitojnë biznesin e agjencisë çdo muaj.