5 mënyra se si duhet të përdorni teknologjinë për të zhbllokuar rritjen dhe për të qëndruar në këmbë këtë vit

Nga Peter Coppinger

Për agjensitë në vitin 2023, nuk ka asnjë rrugë të shkurtër për të punuar shumë, por me sisteme dhe procese inteligjente. Të paktën keni shans të shpenzoni kohën në aktivitete që kanë mundësi të lëvizin gjilpërën dhe, si rezultat, t’ju shoqërojnë në fazën tjetër të rritjes.

Puno me zgjuarsi, jo shumë.

Realiteti i ashpër është se iu duhet t’I bëni të dyja nëse doni që agjensia juaj të mbijetojë në 2023.

Me ndryshimin e botës së punës, ekipi juaj ka filluar të ndiejë trysninë. Menaxhimi i disa projekteve në një kohë, ose klientë që kanë pritshmëri më të larta dhe afate më të shkurtra ,duke u përpjekur të ruajnë balancën mes produktivitetit dhe djegies, të gjitha këto gjatë bërjes realitet të ëndrrave më të egra të agjensisë.

Por, këtë vit, ajo që do të bëjë diferencën mes atyre që mbijetojnë dhe atyre që lulëzojnë është: Teknologjia.

Si dikush që donte të rriste agjensinë e vet dhe nuk dinte si mund ta bënte këtë me besim, e rëndësishme është të kesh mjetet e duhura të integruara të teknologjisë. Nëse vërtet dëshiron të shuash kaosin dhe të zhbllokosh rritjen duhet të.

1.Bëhuni super të organizuar me templatet e listave të kontrollit

Një nga gabimet më të mëdha është mosorganizimi, pasi janë shumë të zënë. Unë flas me qindra lider agjensish çdo vit dhe ata më të suksesshmit hiper-organizohen me lista kontrolli për çdo gjë. Listat e kontrollit janë vitale për organizimin e biznesit dhe fillim për rritjen. Ju duhet t’i përdorni ato për hyrjen në bord, trajnime për të gjetur klientë të rinj, faturim dhe për projektet tuaja të përditshme.

Duke përdorur platforma për menaxhimin e projektit, është një nga mënyrat me të lehta për të integruar listat e kontrollit në çdo fushë të biznesit tuaj për të mbrojtur ekipin tuaj nga humbja e afateve të rëndësishme ose të shohin hapa  vitalë të proceseve tuaja. Më pas, pasi të keni vendosur lista kontrolli të paramenduara dhe të përsëritshme për të gjitha projektet e ndryshme të klientëve që po ekzekutoni, mund t’i dublikoni lehtësisht për punët e ardhshme. Kjo gjë të ndihmon për të kursyer kohë dhe shumë dhimbje koke. E thënë thjesht, sistemimi me listat kontrolluese digjitale është hapi i parë për të shkallëzuar biznesin tuaj.

2. Merrni vendime më të mira, të mbështetura nga të dhënat me gjurmimin e kohës

Është fatkeqësia e ekzistencës së çdo punonjësi të agjensisë, por për të qëndruar jashtë  rrezikut, duhet të dini saktësisht se si po e shpenzon ekipi juaj çdo minutë pune dhe cilat projekte dhe klientë janë më fitimprurës.

Shumë ekipe të vogla ende përdorin fletëllogaritëse për të gjurmuar kohën, por pse? Ju dëshironi ta bëni sa më të lehtë që të jetë e mundur përllogarinë tuaj dhe ekipet krijuese të gjurmojnë orët e tyre. Kjo është arsya pse një mjet i dizenjuar për gjurmimin e kohës është ajo që ju nevojitet vërtet. Për ta mbajtur grupin tuaj të teknologjisë ekonomik dhe të efektshëm, vendosni një aplikacion për gjurmimin e kohës, që funksionon me platformat e softwer-it që po përdorni tashmë.

Gjurmimi i kohës mund t’ju ndihmojë gjithashtu të “burn out” dhe të përmirësoni mirëqenien e punonjësve. Dhe kur të kuptoni më mirë se ku po kalon kohën ekipi juaj, mund të merrni vendime më të mira për burimet për të gjithë, duke çuar në rezultate më të mira biznesi.

Lexo: Çmimi Ekonomik i Tkurrjes së Popullsisë Shqiptare

3. Jepini fund faturimit manual dhe ndjekjes së kostos

Kjo mund të duket e qartë, por kurrë nuk jam i befasuar kur mësoj që agjensitë më të vogla nuk i faturojnë dhe ndjekin shpenzimet siç duhet. Ata janë të etur për punën dhe duan të hidhen menjëherë. Ose, janë ende duke ndjekur manualisht vlerësimet e projektit dhe kostot aktuale.

Problemi është se një pjesë masive e rritjes suaj mbështetet në aftësinë tuaj për të ngarkuar, gjurmuar dhe faturuar çdo minutë të faturueshme që shpenzoni në punën e klientit. Një sistem i automatizuar për gjurmimin dhe faturimin e kostos do t’ju pengojë të tejkaloni buxhetin dhe do t’ju ndihmojë të shpërndani më mirë burimet dhe të vlerësoni buxhetet në të ardhmen.

Kërkoni software për faturimin dhe përcjelljen e kostos, për të krijuar fatura bazuar në fletët kohore të ekipit tuaj. Rregullime të vogla, por efektive si kjo (me ndihmën e teknologjisë) do të shkojnë shumë drejt përmirësimit të efikasitetit të agjensisë suaj, kështu që mund të përqëndroheni në rritje.

4. Anketoni klientët me software të zgjuar

Kur e krijuat në fillim agjensinë tuaj, qëllimi ishte shumë i thjeshtë: të bënit punë mjaftueshëm për të mbajtur dritat ndezur. Kur jeni në një fazë rritje të udhëtimit tuaj, fokusi juaj ndryshon. Nuk është e mjaftueshme thjeshtë të keni klientë: ju duhet të siguroheni që ata janë të kënaqur gjatë gjithë rrugës dhe për këtë gjë ju ndihmon teknologjia. Sa më të lumtur të jenë klientët tuaj, më të mëdha janë gjasat që ata ta rekomandojnë kompaninë tuaj tek miqtë e tyre. Mbështetuni në NPS (Net Promoter Score) të përballueshme për t’ju ndihmuar të krijoni sondazhe të shpejta dhe të thjeshta për t’u përdorur, për të matur kënaqësinë dhe besnikërinë e klientit dhe për të ofruar feedback veprues për t’ju ndihmuar të rrisni biznesin tuaj.

5. Përqëndroni komunikimin për një bashkëpunim më të mirë midis ekipeve dhe klientëve

Edhe nëse nuk e ndjeni shpejt tensonionin në komunikim, me siguri do të shfaqen kur agjencia juaj të arrijë 20 deri në 30 punonjës. Centralizimi i komunikimit dhe klientit tuaj të brendshëm në një platformë të menaxhimit të projektit është një nga mënyrat më të mira të kompanive që diferencohen në një treg konkurrues.

Shumica e mjeteve të menaxhimit të projektit i lejojnë klientët të aksesojnë projektet dhe listat e detyrave. Kjo u jep atyre shikueshmëri më të madhe në punën e ekipit tuaj dhe siguron më shumë përgjegjësi në lidhje me miratimet dhe produktet.

Entrepreneur